У каждого предмета есть свой срок эксплуатации и документы не исключение.
Получается, что у каждого документа есть свой жизненный цикл от идеи создания документа до его отмены.
А за это время может произойти огромное количество изменений, которые надо описывать в документе, т.е. актуализировать и переутверждать новую версию. Документ проходит несколько этапов, до отмены может сделать несколько таких кругов:
Разработка проекта
Начнём с разработки. Это только на первый взгляд кажется, что нет ничего проще разработать документ. Как же взрослые люди, да и высококвалифицированные. Но как показывает практика, то трудности все-таки есть. Я для себя сформулировала «правила хорошего тона» при разработке любых документов.
Первый вопрос, который нужно себе задать : какая цель разработки конкретного документа? Какой результат хотим увидеть, после утверждения? И уже от этого плясать.
Документы могут быть разные: правила, положения, инструкции, регламенты и всегда есть некоторые нюансы, о которых мы поговорим чуть позже в следующих публикациях, а не в рамках этой публикации.
Теперь о внесении изменений: помните, в предыдущей статье мы с вами говорили о версии или номере издания документа? Сейчас нам эти данные очень пригодятся. Даже если мы меняем документ целиком, но название и цель документа не меняются, то считаем, что мы просто вносим изменение, утверждаем взамен предыдущей версии новую, название и номер документа (система управления, уровень документа и порядковый номер) остаются прежние, номер версии/издания увеличиваются каждый раз на 1.
Согласование
После разработки стандарта его нужно согласовать. Очень рекомендую согласовывать документ с участниками процесса. Это позволит выявить несоответствия или трудности на этапе разработки, сразу их отработать с учетом выявленных нюансов и описать их, чтобы исключить задержку и чтобы результаты соответствовали ожиданиям внутренних клиентов.
Внутренний клиент - подразделение или работник, которому передаются результаты работы, деятельности, например, информация)
И очень рекомендую согласовывать со специалистом по стандартизации или СМКашником. Это позволит обнаружить разрывы в процессах, нестыковки, трудности описания еще до того, как документ будет утвержден и введен в действие, а не в процессе внутреннего аудита, который вообще не известно когда будет. Это хорошо, если будет вообще.
А даже если будет, то в процессе аудита никто менять не будет, максимум - это корректирующие мероприятия с планами внесения изменений, а это тоже затянется на неизвестное время, причем отследить насколько были приняты к сведению все комментарии и замечания можно будет только при уже следующем аудите, если вообще вспомнится, какие замечания к документу были ранее.
Цель ведь не утвердить документ, чтобы он просто был. Не устану повторять, что документ должен быть рабочим, им должны пользоваться, а не утвердить и забыть, потому что то, что там описано не представляет ценности или не соответствует действительности.
Для некоторых стандартов может понадобиться согласование других лиц или структур : юристов, финансистов и пр. - это уже на усмотрение разработчика документа. В его интересах разработать документ, чтобы в последствии не возникло никаких трудностей, например, с законом. Бывают случаи, когда согласующие согласовывают с замечаниями, дальше уже на усмотрение разработчика - он оценивает риски и принимает их или все же вносит изменения в документ.
На практике часто встречается, что внутренние стандарты смотрят внутренние аудиторы только во время аудита. Как думаете, есть ли для этого время? По хорошему аудитор должен подготовиться и заранее ознакомиться с документами аудируемых, но это не дает гарантии, что в случае замечаний документ будет быстро пересмотрен и все изменения будут учтены. Т.е. документ как был нерабочим, так и остаётся.
Настоятельно рекомендую согласовывать с СМКашником документы, а не ждать аудит. Он может задать массу уточняющих вопросов или порекомендовать изменить стиль, формат или исходя из опыта и практики расскажет как лучше сделать. Не пренебрегайте этой возможностью. Да и для СМКашников это хорошо, они в курсе любых изменений в процессах. Что позволит им быстро реагировать на все происходящие в организации изменения, а это в свою очередь снижает риски для процессов. Предупредить нежелательные события проще, чем разгребать то, что происходит после уже случившегося случая.
Вообще мы такой народ, который любит создавать себе трудности, а потом искать пути и выходы. В конце концов выдать себе воображаемую медальку за преодоление трудностей. Создание бурной деятельности - это иллюзия полезности. Хотя работодатели часто считают, что если задерживаешься на работе, «работает человек, трудиться во благо», но почему-то не учитывают, что сам работник эти трудности и создал 😀.
И еще один очень важный момент. В процедуре по разработке стандартов или с описанием жизненного цикла для каждого этапа должны быть установлены сроки. Т.е. согласующие должны согласовать или не согласовать (и выдать свои замечания) проект документа в течение N дней с момента получения проекта. Если в утверждённой процедуре нет сроков для каждого этапа, то согласующие могут «держать» у себя проект неопределенное время. Это не будет нарушением требований организации, поскольку эти требования нигде не прописаны. Но если сроки для каждого этапа установлены, то можно спросить ссылаясь на конкретный пункт конкретного документа. Это конечно не гарантия того, что все будет выполняться вовремя, но хотя бы какой-то рычаг давления. При отсутствии лидерства в организации никакие установленные сроки не помогут. Но зато будет к чему стремиться😀
Учет мнения профсоюзов
Это раздел касается тех у кого вообще есть профсоюзные организации. При согласовании документов HR может быть еще один дополнительный этап для некоторых документов (не буду тут вдаваться в детали, поскольку в контексте этой публикации нам важен сам факт и предусмотреть в жизненном цикле это условие и все вытекающие: дополнительное время согласования, особенности оформления и пр.): учет мнения профсоюзов согласно ст. 372 ТК РФ. Не позднее 5 дней после получения проекта документа выборный орган первичной профсоюзной организации должен направить мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Отметка о том, что документ утвержден с учетом мнения профсоюзов ставится на или в документе. Рекомендую указывать реквизиты входящего письма с мнением к проекту на документе, а если вся документация в ЭДО (электронный документооборот), то рекомендую настроить связи в системе для облегчения поиска.
В авиакомпании порой мы свои проекты документов, которые каким-то образом затрагивали условия трудовой деятельности работников отправляли сразу в 3 профсоюзные организации (присваивали номер исходящего письма и ждали ответ). Не всегда ответ приходил в течение 5 дней, но мы напоминали о себе и предпочитали все же дождаться ответ не смотря на нарушение сроков ответа. Так что для таких документов есть свои нюансы по срокам утверждения.
Утверждение
Мне кажется, что нет смысла уже говорить про бумажный документооборот. Сейчас все переходят на электронный. И я не про тот вариант: когда документы печатают, собирают подписи, потом сканируют и размещают скан в электронной системе.😁
Я про тот вариант, когда согласование и утверждение происходит в системе электронного документооборота (СЭД). Утверждение документа электронной подписью не требует присутствия руководителя организации на рабочем месте. Он может это сделать в любое время и в любом месте, надо только обеспечить доступ к СЭД и наличие ЭП да и конечно утвердить всю процедуру.
Приказ о введении в действие
Хорошо, если для такого рода приказа есть уже готовый разработанный шаблон со всеми рекомендуемыми пунктами, чтобы не забыть :
- Отменить предыдущую версию стандарта с….
- Ввести в действие новую версию с …..
- Обеспечить рассылку приказа и утвержденного документа в соответствии с листом рассылки,т.е ответственным и заинтересованным лицам.
- Обеспечить ознакомление персонала ( кого именно, если касается не всех, и обязательно указать как: под подпись или с использованием простой электронной подписи, если такая есть в организации) в срок до….
- Назначить ответственного за контроль исполнения приказа.
Ознакомление
Как вы уже поняли, то утверждением жизненный цикл стандарта не заканчивается. Обязательный этап - это ознакомление персонала. Есть кадровые документы, с которыми знакомить персонал обязательно в соответствии с ч.3.ст. 68 ТК РФ. В первую очередь те, которые принимаются с учетом мнения профсоюзов.
Ч3.ст.68 ТК РФ:
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Обратили внимание, что нужно знакомить «под роспись»? Видимо все должны рисовать картины под документами 😁. Мы об этой ошибке и о некоторых других говорили с вами ранее.
Очень рекомендую подходить к прочтению всех документов серьезно, а не просто ставить свою подпись. Там можно найти очень интересную и неожиданную для себя информацию.
При внесении изменений в эти документы работодатель обязан ознакомить персонал с новой версией/изданием заранее.
Хорошо, если в организации ведется, поддерживается и контролируется актуальность списка документов, обязательных для ознакомления при приеме на работу. Иначе версии документов могут иногда «теряться», особенно в крупных организациях, и получается неразбериха с ознакомлением.
В любом случае, если если вы хотите, чтобы с документом были ознакомлены работники, не важно все или какая-то определенная категория, то в приказе этому должен быть посвящен отдельный пункт. Не играет роли нужно ли это делать в соответствии с законодательством или это только ваши внутренние требования, но которые работники должны знать.
Верификация
Со временем происходят изменения в процессах, подходах, а изначально может и целях, поэтому необходимо периодически пересматривать документы, т.е. верифицировать. Правильным будет установить периодичность верификации. Зачем это нужно? Тут тоже все просто: если документ остается актуальным, то его не требуется переиздавать. В процессе верификации вы просто подтверждаете актуальность. Поставив отметку в журнале или в базе данных. Периодичность верификации организация выбирает сама: раз в год или раз в 2 года, или даже три? Некоторые документы могут не терять свою актуальность годами и чтобы не плодить ненужных версий, нужно просто завести электронный журнал и там ставить отметку "актуально" или менять статус например " пересмотр" или любые другие вариации. В случае пересмотра необходимо установить срок по истечении которого должна появиться актуализированная версия стандарта, т.е. его новое издание. И контролировать
Результатом верификации может быть:
- отмена документа
- новое издание (внесение изменений)
Отмена
Если произошли такие изменения в подходах или законодательстве, что документ больше не нужен, то нужно не забыть издать приказ об отмене документа, указав причину в общих словах, не вдаваясь в детали. После чего документ уходит в архив и тут не важно это бумажный архив или электронный. Для всех документов организации есть требования по срокам хранения, в некоторых случаях хранение бессрочно.