Недавно в Москве прошла конференция «Практика 1С:ЭДО». Представители власти, разработчики и пользователи обсудили тенденции законодательного регулирования электронного документооборота с контрагентами и госорганами (ЭДО), а также решения 1С и модели их использования.
Два решения
Представители бизнеса часто путают термины СЭД (система электронного документооборота) и ЭДО (электронный документооборот). На слух действительно может показаться, что речь об одном и том же. Но это не так, напомнил в своем выступлении на конференции разработчик 1С:Документооборота Максим Коробов.
Исторически СЭД и ЭДО – два разных инструмента для работы с документами. Но развивались они, чтобы эффективно взаимодействовать совместно.
СЭД, такие как 1С:Документооборот, изначально создавались, чтобы автоматизировать «бюрократию» внутри компании: раньше для согласования документов сотрудники перемещались между кабинетами, а теперь документы движутся по маршруту сами.
В свою очередь, изначальной задачей операторов ЭДО было упростить компаниям внешний обмен налоговыми документами, такими как счета-фактуры.
Позже сервисы ЭДО стали удобным способом обеспечить юридическую значимость электронных документов, подписанных юрлицами. Но многие из этих документов требовали тщательного согласования. А поскольку управление маршрутами согласования – сильная сторона именно СЭД, началось сближение СЭД и ЭДО, внутреннего и внешнего документооборота.
Например, в 2019 году в версию 1С:Документооборот 2.1.13 был встроен сервис 1С-ЭДО, позволяющий обмениваться документами с внешними контрагентами. А недавно разработчики пересмотрели архитектурное решение, что позволило упростить добавление в систему новых функций ЭДО. Благодаря этому в последней версии 1С:Документооборота 3.0.15 удалось реализовать новую концепцию обмена документами с контрагентами и добавить 15 новых возможностей настройки ЭДО, отправки документов по ЭДО, обработки входящих ЭДО и т.д.
Сегодня, по словам ведущего эксперта по документообороту фирмы 1С Ларисы Ивановой, уже нельзя рассматривать внешний документооборот в отрыве от внутреннего: это части комплексного подхода к управлению документами.
Две модели
На практике сложились две основных модели совместного использования системы 1С:Документооборот и сервиса 1С-ЭДО. Какую из них выбрать, в основном, зависит от того, каких документов в компании больше: формализованных или неформализованных.
Первая модель: 1С:Документооборот как система сложного согласования документов.
Пример. Документы, в основном, поступают из 1С-ЭДО напрямую в учетную систему (например, 1С:ERP). Но некоторые из них вязнут в бюрократических процедурах и требуют сложных процессов обработки. Такие документы передаются по бесшовной интеграции в 1С:Документооборот, где и проходят процедуру согласования, принимаются либо отклоняются.
Когда использовать. На эту модель имеет смысл обратить внимание, если компания обменивается с контрагентами, в основном, формализованными документами: УПД, актами, счетами-фактурами. Также эту модель уместно использовать, если значительная доля входящих документов не требует дополнительного согласования (например, регулярные коммунальные платежи).
Вторая модель: 1С:Документооборот как центр ЭДО.
Пример. Все документы из сервиса 1С-ЭДО поступают в 1С:Документооборот и основная их часть проходит согласование в системе. При необходимости 1С:Документооборот передает часть документов на отражение в учете, например, в 1С:Бухгалтерию.
Когда использовать. Эта модель подходит компаниям с большим объемом неформализованных документов, не находящих отражения в учете (официальные письма и др.), а также требующих дополнительного визирования, согласования, сложной обработки. Кроме того, если компания использует несколько информационных систем одновременно (1С:Бухгалтерию, 1С:Зарплату и управление персоналом, 1С:ERP и т.д.), 1С:Документооборот станет удобным распределительным хабом для потоков документов ЭДО, а также единым файловым хранилищем.
