Под термином "совещания" имеем ввиду: планерки, летучки, митинги, собрания, оперативки, конференции, советы, заседания.
Теперь, когда понятно о чем будет речь, для удобства повествования, заменю вышеперечисленное нейтральным словом "встреча".
Так вот, структурированные встречи — это один из ключевых инструментов эффективного управления и лидерства. Хорошо организованное совещание помогает не только экономить время, но и повышает продуктивность команды.
Давайте разберемся, как правильно организовать структурированную встречу, чтобы добиться максимальной эффективности.
I. Подготовка повестки дня
Перед совещанием необходимо тщательно подготовить повестку дня.
Это включает в себя:
- определение ключевых вопросов, которые должны быть обсуждены,
- участников встречи, которым необходимо присутствовать и
- ожидаемых результатов по каждому пункту повестки дня.
Для этого:
1. Определите цель или цели встречи.
Четко формулируйте, что должно быть достигнуто по окончании встречи.
Например, целью может быть решение конкретной проблемы, планирование проекта или обсуждение стратегии развития.
2. Составьте список вопросов.
Включите в повестку все ключевые темы для обсуждения, расставьте их по приоритетности.
3. Определите время на обсуждение каждого вопроса.
Разделите время встречи между всеми вопросами пропорционально их важности и сложности.
II. Распределение ролей
Определите, кто будет вести встречу, кто отвечает за протоколирование встречи и кто будет докладывать по каждому вопросу.
Для справки:
- модератор встречи – это человек, ответственный за соблюдение повестки дня и временных рамок.
- секретарь встречи - записывает основные решения, задачи и ответственных лиц.
- Докладчики - люди, ответственные за подготовку и представление информации по конкретным вопросам.
III. Проведение встречи
Следуйте установленной повестке дня, контролируйте время и убедитесь, что каждый участник вносит вклад в обсуждение.
- Открытие встречи.
Кратко перечислите цели встречи и повестку дня.
- Обсуждение по пунктам.
Переходите от одного пункта повестки к другому, обеспечивая, чтобы обсуждение не уходило в сторону.
- Закрытие встречи.
Подведите итоги, уточните основные решения и распределите задачи и сроки.
IX. Последующие действия
По завершении встречи:
1. распределите протокол среди всех участников.
Что такое «распределение протокола»?
Это отправка протокола всем участникам встречи и всем заинтересованным сторонам, которые должны быть в курсе принятых решений.
2. Проводите мониторинг выполнения задач.
Следите за выполнением задач, определенных на встрече и, при необходимости, корректируйте действия.
Структурированные встречи помогают руководителю поддерживать фокус внимания команды, улучшать коммуникацию и повышать общую продуктивность.
Подписаться на канал