Сейчас помогаю запускать систему управления стандартами сети оптики, в которой уже 40 точек. Цель на этот год - перейти на вторую стадию развития системы менеджмента. Сегодня составили профиль менеджера по стандартам, и на этой неделе запускаем найм.
Столкнулись с тем, что у руководителей отделов неверные ожидания от прихода в команду менеджера по стандартам.
Ожидание – менеджер сам напишет все стандарты производства и управления.
Реальность – менеджер может временно взять на себя все стандарты производства. Но стандарты управления нужно описать менеджерам отделов.
Основная роль менеджера по стандартам - помогать писать стандарты и связывать их в единую систему. Он может предоставить шаблоны и инструкции по созданию стандартов, обучить, доработать, согласовать и внедрить стандарт. Но 80% работы должны сделать отделы, которые отвечают за процессы работы с командой, продуктом, оборудованием, поставщиками, клиентами, прибыльностью.
Как донести командам, почему эффективней писать стандарты самостоятельно?
1. Выше скорость стандартизации
Менеджера по стандартам банально не хватит на описание всех бизнес-процессов. Если компания хочет быстрее систематизировать бизнес-модель и масштабироваться, включиться должны все отделы.
2. Выше качество стандарта
Менеджер по стандартам может изучить и описать процессы. Но он не обладает той экспертизой, которой обладает, например, HR-менеджер. Поэтому может упустить важные детали. Эффективней, если эксперт от каждого отдела вдумчиво опишет алгоритм, а менеджер по стандартам поможет упростить и доработать.
3. Больше мотивации для совершенствования бизнес-процессов
Сложно принять ответственность за результат (стандарт), если ты в него не вкладывался. Всегда можно сказать, что это менеджер по стандартам что-то не так понял и описал, а я не заметил ошибки при согласовании. Когда описываешь процессы сам, чувствуешь больше ответственности, желания сделать качественно и улучшать процессы в дальнейшем.
4. Меньше риск устаревания стандарта
Стандарт - это не отлитое в граните писание на века. Бизнес постоянно совершенствует технологии и процессы, и стандарты в базе знаний должны успевать за этим. Один человек не сможет за всем уследить. Поэтому у каждого процесса, у каждого стандарта должны быть свои владельцы, которые его поддерживают. Тогда риск устаревания знаний будет минимальным.
От такого подхода менеджеры отделов только выйграют:
🔸Компания растёт быстрее за счёт системы - у менеджеров больше возможностей для роста карьеры и дохода.
🔸При написании стандарта менеджеры лучше погружаются в свои процессы, видят проблемы и решения, учатся передавать знания, становятся более системными и профессиональными.
🔸Меньше времени уходит на разбор однотипных проблем и вопросов из магазинов, так как ответы будут заложены в стандартах.
Но как менеджерам успевать делать свою работу, и при этом писать стандарты?
В этом поможет система планирования. У менеджеров в плане на квартал должна быть заложена цель, связанная с написанием/обновлением стандартов. Цель может быть сформулирована в двух форматах:
1. Повысить метрику
В идеале, если разработку стандарта можно привязать к бизнес-метрике. Например, снизить среднюю скорость доставки с 37 до 33 минут.
Под эту цель планируем разработку стандартов скорости, стандартов 5S, стандарты расстановки людей на смене. Тогда ни у кого не будет вопросов, зачем тратить время на стандартизацию.
2. Создать стандарт/раздел стандартов
Бывает, что стандарт очевидно нужен, но не получается привязать к конкрентной метрике. Тогда целью может быть создание и публикация стандарта/раздела стандартов. Например, "Создать стандарты продавца-консультанта".
А какие у вас проблемы со стандартизацией в компании?
Напишите в комментарии, разберём ваш кейс )
