Как правильно выстроить процесс делегирования так, чтобы ваш бизнес планомерно развивался?
В бизнесе существует несколько уровней управления:
- 1 уровень – линейные специалисты, выполняющие конкретные обязанности своими руками: продавцы, курьеры, дизайнеры, юристы, бухгалтеры и т.д.
- 2 уровень – линейные руководители, которые управляют специалистами 1-го уровня. Например, руководитель отдела продаж.
- 3 уровень – топ-менеджеры, которые управляют линейными руководителями 2-го уровня. Например, коммерческий директор.
- 4 уровень – это директора. Например, исполнительный директор.
Чем выше человек находится в данной иерархии, тем больше времени проходит от постановки задачи до получения обратной связи в виде результата.
Если человек работает продавцом, он принимает решение, например, подойти к клиенту и поинтересоваться нужна ли ему помощь, и цикл от принятия решения до действия очень короткий. Если линейный руководитель поставил какую-либо задачу своему подчиненному, тот принимает ее и спустя время докладывает о результате, что уже удлиняет время от принятого решения до возврата информации, как оно было реализовано.
Поэтому, чем выше уровень управления, тем более точными должны быть принятые решения. Поскольку если человек на 1 уровне совершил ошибку, он может быстро ее исправить, что практически не повлияет на результаты компании. Но чем с более высокого уровня была поставлена задача, тем больше времени будет потеряно в случае, если она оказалась некорректной.
Если коммерческий директор дает информацию руководителю отдела продаж, тот ее анализирует, принимает решение и ставит задачу продавцу, который также ее осмысливает, выполняет и дает обратную связь руководителю, а тот – возвращается с результатом к директору. Выходит длинная цепочка.
При этом могут быть искажения в передаче информации, как «сломанный телефон», поэтому чем выше уровень управления, тем важнее точно ставить задачи.
Любая цель в бизнесе проходит три этапа.
- Планирование – формирования списка шагов, которые необходимо сделать, чтобы достичь цели.
- Делегирование – распределение задач, согласно запланированным шагам, по ответственным лицам с четким сроком выполнения каждой задачи.
- Контроль – анализ результатов, были ли выполнены задачи и если нет, то по какой причине.
Как часто необходимо проводить постановку задач и контроль за их выполнением?
Линейному руководителю необходимо контролировать выполнение задач каждый день. Каждое утро проводить планерку, ставить новые задачи линейным сотрудникам и проводить срез по выполнению задач за прошлый день. Если ставить и проверять задачи, например, раз в неделю велика вероятность, что все они будут выполняться в последний день. Поэтому для более эффективной работы, лучше разделить задачи на каждый день.
Топ-менеджеру необходимо ставить задачи линейным руководителям раз в неделю, утверждать план работ на неделю и раз в неделю контролировать выполнение этого плана.
Директору необходимо контролировать и ставить задачи топ-менеджерам раз в месяц или раз в квартал.
Если контролировать выполнение задач линейными специалистами раз в месяц, это может привести к тому, что они будут работать менее эффективно. И также если каждый день контролировать работу топ-менеджеров, излишний контроль, напротив, снизит эффективность их работы.
Грамотно выстроенный процесс делегирования напрямую влияет на рост и эффективность бизнеса.
Какие психологические блоки мешают вам расти в доходе? Пройдите тест и узнаете.
Подписывайтесь на телеграм канал психолога миллионеров, каждую неделю получайте новые инструменты и инсайты для достижения успеха во всех сферах жизни