Уже давно ведутся разговоры о том, чтобы ввести электронные договоры. Недавно появилась информация, что со следующего года налоговые службы будут использовать такие документы.
Действующее законодательство не препятствует использованию электронных договоров. Однако пока не существует правовой базы и технологических основ для их использования и обмена. Иногда для участия в тендерах, использования сайтов микрофинансовых организаций или портала Госуслуг можно частично заключать цифровой договор.
- Создание основы для электронных договоров
Причиной задержки внедрения цифрового документооборота называют отсутствие единых требований к документам. Сейчас нет ресурсов для хранения, создания и использования электронных документов. Многие компании, которые уже используют электронные документы, также создают их бумажные копии.
После внедрения электронных договоров документ, оформленный в формате PDF, подписанный электронной подписью и переданный через систему электронного документооборота, будет иметь такую же юридическую силу, как и бумажный вариант.
Налоговики надеются, что после установления единого формата ситуация может измениться. Тогда предприятиям не нужно будет согласовывать и подписывать бумажные варианты документов. Это облегчит работу налоговой службы и избавит организации от необходимости предоставлять бумажные договоры при проверке их деятельности.
К чему приведет введение цифрового документооборота
До установленного срока осталось немного времени, однако если удастся реализовать эти пожелания, нововведение значительно ускорит согласование договорных обязательств между контрагентами.
Внедрение цифрового документооборота открывает новые перспективы:
1. Согласование редакции договора будет происходить быстрее.
2. Подписание договоров станет возможным без личного присутствия сторон. Это позволит расширить рынки сбыта и найти новых партнёров даже в удалённых регионах и странах.
3. Снизятся накладные расходы. Использование бумаги и оборудования для распечатки документов будет минимальным.
4. Освободится место в офисе. Предприятиям больше не потребуется архив для хранения договоров.
5. Риск потери документов будет сведён к минимуму. Использование сервера оператора электронного документооборота с высокой степенью защиты, шифрованием данных и регулярным созданием резервных копий поможет избежать утраты документации.
Почему организации не используют возможности ЭДО
В прошлом году Правительственная комиссия утвердила «Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности». В этом документе были названы факторы, которые, по мнению комиссии, мешают бизнесу внедрять электронный документооборот. Эти факторы были подтверждены опросом среди представителей бизнеса.
Вот основные причины, по которым бизнес не спешит переходить на электронный документооборот:
1. Не хватает полной информации о выгодах от внедрения электронного документооборота.
2. Нет сертифицированных решений, которые могли бы удовлетворить потребности клиентов, включая представителей среднего и малого бизнеса.
3. Невозможно обмениваться информацией между существующими решениями и новыми возможностями.
4. Подключение к ЭДО требует привлечения и найма специалистов, а оплата их услуг может быть дорогой.
5. Существуют сложности с интеграцией, и многие контрагенты не хотят участвовать в использовании ЭДО.
6. Отсутствует взаимодействие между отдельными операторами ЭДО.
7. Не выработаны единые форматы оформления документов и правила работы с документацией в электронном формате.
Даже учитывая только эти причины, можно понять, с какими трудностями столкнётся бизнес при переходе на электронный документооборот. Кроме того, многие предприниматели не доверяют электронным документам и их сохранности. Они больше верят бумажным документам с синей печатью и подписями уполномоченных лиц.
Использование электронных договоров
Хотя внедрение электронных трудовых договоров для сотрудников, работающих удалённо, может быть сложным процессом, их использование уже разрешено. Для заключения такого договора сотрудник должен согласиться на электронный формат и получить электронную подпись.
На портале Госуслуг есть возможность заключать договоры с операторами связи и некоторые виды договоров купли-продажи имущества в электронном виде. Однако эта функция существует в виде проекта и будет доступна с 20 по 21 июля 2021 года. Для подтверждения личности при заключении таких договоров используется усиленная электронная подпись, доступная пользователям портала Госуслуг.
В бизнесе для заключения договоров можно использовать только электронный документооборот (ЭДО). Для подписания договора у сторон должна быть электронная подпись, полученная в аккредитованном центре, и подключение к оператору ЭДО. Использование сертифицированной электронной подписи гарантирует подлинность подписавшего лица.
После подписания договора информация хранится на защищенных серверах оператора. При необходимости каждая сторона может распечатать договор на бумаге и использовать его в нужных случаях.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!
