В статье о важности планирования вопрос делегирования при реализации плана затронут не был.
Слишком он объёмен, поэтому пришлось написать о делегировании отдельно.
В теории и практике управления делегирование — это перепоручение выполнения задач и достижения целей руководителем подчинённому. Вместе с таким распределением руководитель, как считается, перекладывает на подчинённого часть или всю ответственность за решение задачи. И даёт ему часть своих полномочий. За собой руководитель оставляет контроль над выполнением задачи.
На практике с ответственностью это не совсем так. А с полномочиями часто совсем не так.
Возложение обязанности по решению производственной задачи на подчинённого не снимает этот объём обязанностей с руководителя.
Представьте, что вам нужно поесть. Для этого ваш мозг командует правой руке взять ложку, зачерпнуть пищу и отправить в рот. Есть у руки задача и обязанность её выполнить? Есть! Снялась ли с мозга ответственность за кормление всего организма? Нет!
Представьте, что правая рука по какой-то причине не выполняет команду мозга. Что он сделает? Скорее всего перепоручит эту задачу левой руке. Далее представим, что и левая тоже почему-либо не выполняет указание кормить организм. Мозг оставит вас голодным? Как бы не так! Он отправит команду туловищу наклониться к еде и есть без рук. Или попытается отдать команду кормить организм ноге (говорят, у гибких людей это получается).
И только когда исчерпаны все возможности, ну или чуть раньше, мозг "словами через рот" попросит покормить организм кого-то другого. Вот это и есть полное делегирование — поручение выполнить задачу не кому-то своему, а стороннему специалисту. Полное снятие с себя ответственности. Как правило взамен на какую-то оплату и применение санкций за невыполнение.
Полное делегирование лучше всего видно на примере разделения труда.
Вспомним, что тысячелетиями человек обеспечивал себя всем необходимым сам. И всё делегирование заключалось в поручениях старших членов семьи младшим, а также в разделении занятий на мужские и женские.
С развитием производства — производящего, а затем и товарного хозяйства — начал развиваться обмен продуктами труда, переросший в торговлю. Вот тут и возникло настоящее делегирование: хлебопашец хотел получить за зерно доброго коня, а не полудохлую клячу, а скотовод за барана — полновесные зёрна, а не плесневелую мякину. И оба они надеялись получить от кузнеца — земледелец плуг, а пастух нож, которые не погнутся от первого нажима. Каждый из них ставил перед другим задачу и возлагал ответственность на другого за достижение цели: "иметь качественный результат труда в собственном пользовании ".
Делегирование — это не просто передача задач другим сотрудникам, это искусство правильного распределения ответственности для эффективного достижения целей. Руководителю важно уметь делегировать задачи правильно, чтобы не только снять с себя лишнюю нагрузку, но и обеспечить рост команды и достижение поставленных задач.
Рассмотрим пять ключевых принципов правильного делегирования.
1. Выбор подходящего сотрудника
При выборе сотрудника для делегирования задачи учитывайте его навыки, опыт и уровень ответственности. Убедитесь, что сотрудник готов и способен выполнить поставленную задачу. Помните, что делегирование — это не только передача задачи, но и доверие к сотруднику.
Пример: вы хотите увеличить продажи бренда на маркетплейсах. Из поставленной цели четко ясно, что задача должна быть поставлена отделу продаж, а именно руководителю или конкретному менеджеру по продажам, который ведет данную площадку.
2. Определите цели и результаты
Перед тем как делегировать задачу, необходимо четко определить цель и желаемый результат. Объясните сотруднику, какую цель нужно достичь и какой ожидается от него результат. Чем яснее будут поставлены цели и ожидания, тем выше вероятность успешного выполнения задачи.
Правильно сформулированная цель должна быть:
· Конкретной (цель понятна и конкретна)
· Измеримой (есть цифровые показатели для отслеживания достижения цели)
· Достижимой (исполнитель должен понимать последовательность действий)
· Реалистичной (может ли исполнитель достичь цели? Хватит ли ему компетенций?)
· Определенной во времени (к какому моменту необходимо достичь цели?)
Пример: увеличить продажи бренда А на маркетплейсе XYZ на 30% к концу 2024 года. Данная цель обозначена во времени и предполагает четкие количественные показатели для замера ее достижения впоследствии.
3. Дайте необходимые полномочия
Предоставьте сотруднику необходимые ресурсы и полномочия для выполнения задачи. Важно, чтобы он понимал свою роль и ответственность в рамках делегированной задачи, знал, какие ресурсы у него есть для выполнения и кого дополнительно необходимо привлечь для достижения поставленной цели.
Пример: вы, как руководитель, можете обозначить уполномоченному сотруднику необходимые ресурсы для достижения задачи (например, бюджет), а также обеспечить его помощью со стороны команды маркетинга для подготовки плана поддержки бренда.
4. Обеспечьте поддержку и контроль
После делегирования задачи оставайтесь на связи с сотрудником, предоставляйте необходимую поддержку и помощь при необходимости. Важно также осуществлять контроль за процессом выполнения задачи, следить за сроками и качеством работы. Контроль не должен быть микроменеджментом, но должен обеспечивать необходимую степень прозрачности для вас как для руководителя.
Пример: назначьте ответственному сотруднику встречи 1 раз в 2 недели для актуализации статуса по задаче. Обозначьте, что вы ждете на этих встречах — текущий статус по продажам, какие шаги были предприняты, какие этапы еще планируются к реализации.
5. Обратная связь и анализ
После завершения задачи важно дать обратную связь сотруднику. Поделитесь своими впечатлениями от работы, выделите сильные стороны и обсудите возможные улучшения. Анализируйте выполненную работу, чтобы извлечь уроки и опыт для будущего. Положительная обратная связь мотивирует сотрудника и помогает ему расти профессионально.
Пример: соберите с сотрудника финальный статус по задаче — цифровые показатели, что было сделано — и проанализируйте. Обратную связь следует давать методом «гамбургера» — начните с положительных сторон, далее укажите моменты, которые можно улучшить, и закончите общей позитивной оценкой.
Правильное делегирование задач — это не только эффективное управление временем, но и инструмент развития команды и достижения общих целей. Руководителю важно уметь распределять ответственность, делегировать задачи и поддерживать свою команду на пути к успеху. Следуя принципам правильного делегирования, можно достигать поставленных задач более эффективно.
В наше время разделение труда и делегирование вылилось не просто в обмен результатами труда, а в идею аутсорсинга — выполнение работы "заёмными", "купленными " силами.
Аутсорсинг и делегирование бизнес-процессов организаций набирают пик популярности. Руководители поняли, что делегирование полномочий позволяет значительно снизить расходы и сосредоточиться на важных процессах. Действительно, делегирование — отличный помощник, который помогает собственнику бизнеса достичь поставленных целей и при этом разгрузить голову от рутинной, отнимающей большое количество времени, работы.
Всегда ли нужен аутсорсинг?
Процесс передачи дел нужен бизнесу тогда, когда компания больше зарабатывает на основной деятельности, а неключевые процессы отнимают слишком много времени, отвлекают от основной деятельности и снижают показатели эффективности. Есть еще вариант найма сотрудника, но для закрытия отдельных задач обычно процесс поиска и адаптации специалиста занимает гораздо больше времени и не всегда целесообразно.
Сейчас передать на аутсорсинг можно практически любые задачи, в том числе:
· информационные технологии (разработка и внедрение новых программ и приложений, техподдержка и другое);
· обслуживание клиентов;
· подбор персонала и его адаптация;
· оформление и перевод документов;
· помощь в оптимизации бизнес-процессов;
· разработка стратегии продвижения компании и ее реализация;
· бухгалтерский учет и начисление заработной платы и многое другое.
Какие задачи могут решить организации с помощью делегирования (аутсорсинга) в зависимости от их масштаба?
Малый бизнес — решение временных, рутинных задач.
Для решения временных, зачастую краткосрочных и небольших задач делегирование интересно и малому бизнесу. Например, найти определенный товар, заказать его и проконтролировать курьерскую доставку до ответственного лица или скажем, найти ответственного человека, который сможет принять участие в рекламной промоакции компании.
Средний и крупный бизнес — экономия времени и бюджета компании.
Компания перестает динамически развиваться, когда управленческому составу приходится большую часть времени уделять текущим задачам и нет времени сосредоточиться на стратегически важных вопросах. Благодаря делегированию полномочий руководителями, у бизнеса появляется возможность освободить время, и минимизировать расходы.
Как решиться на аутсорсинг задач и приступить к работе?
Большинство руководителей компаний пытаются решать все задачи и возникающие проблемы своими силами и возникает закономерный вопрос: “Зачем мне обращаться за услугами сторонней компании, если я могу все сделать сам и с помощью своих сотрудников?”.
Конечно, нельзя исключить вероятность того, что компания справится сама, но речь идет о целесообразности и эффективности решений.
Если организацию устраивает тот уровень развития, на котором они находятся сейчас — прекрасно. Можно поручать задачи от сотрудника к сотруднику, находя в них скрытые таланты, но зачастую это грозит провалом сроков и совершенно не тем результатом, который ожидает руководитель, делегируя задачу сотруднику без должных компетенций. Предприниматели всегда стремятся к росту и случаются такие ситуации, в которых без сторонней помощи обойтись не удастся, либо это будет весьма энергозатратно.
И при простом обмене результатами труда, и в случае аутсорсинга возникает необходимость возмещения занятых сил. (Даже отчасти при рабовладении и при феодализме). Поэтому, когда вы делегируете задачи сотруднику сверх его функционала, позаботьтесь об оплате. Когда передаёте дела на аутсорсинг, понимайте, сможете ли вы за это заплатить.
При подготовке статьи использованы материалы сайтов
и
https://delegator24.ru/blog/autsorsing-i-delegirovanie-polnomochiy .
Делать всё самому, делегировать сотрудникам (родне) или передавать работу на аутсорсинг – что лучше? Делитесь мнением в комментариях.
Больше материалов по тематике общественных наук на сайте https://ob-school.ru/