Выдача электронных чеков обязательна по закону 54-ФЗ. В статье расскажем, как получить согласие и данные покупателя для отправки электронного чека.
Что такое электронные чеки
Электронный чек — фискализированный документ, который отправляется клиенту и ФНС.
Отправлять его можно не только при онлайн-покупках, но и на месте осуществления оплаты. Например, если у бизнеса есть стационарная касса и к ней подключен специальный сервис по формированию чеков. При онлайн-оплате электронный чек автоматически отправляется через облачную кассу. Оба решения соответствуют 54-ФЗ.
Клиенту чек приходит:
- по электронной почте;
- в SMS;
- в мессенджеры.
Отличие электронного чека от бумажного
Согласно Письму Министерства финансов Российской Федерации № 03-01-15/66784 от 12 октября 2017 года бумажные и электронные чеки обладают одинаковой юридической силой. Предъявление электронного чека также дает право клиенту на обмен товара или возврат покупки в магазине.
Отличия электронных чеков от печатных:
- Экономия времени. Электронные чеки автоматически отправляются клиентам 24/7. Бумажные чеки может выдать только кассир.
- Удобство хранения. Они хранятся в цифровом формате и могут быть восстановлены в любое время. Для бумажных чеков требуется физическое хранение, они могут быть утеряны или повреждены.
- Возможности саморекламы. Онлайн-чеки можно использовать для брендирования. На чеки добавляют логотипы, ссылки и промокоды.
Что должен содержать электронный чек
Обязательные реквизиты перечислены в статье 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ. Без них чек считается незаконным. По формату отправки различают:
- SMS-версия чека.
Из-за ограниченного объема символов в SMS указывается основная информация. Она включает наименование документа, дату и время покупки, общую сумму, регистрационный номер ККТ, фискальный признак, а также ссылку на полную версию чека на сайте ОФД.
- Электронная почта.
В письме содержатся следующие реквизиты: номер телефона или адрес электронной почты покупателя и магазина, номер версии ФФД, код формы фискального документа, система налогообложения и другие обязательные данные.
Как получить согласие от покупателя для отправки электронного чека
Как правило, при онлайн-покупке ИП заранее запрашивает адрес электронной почты для отправки чека у клиента.
Также согласие можно получить во время оформления предварительного заказа или бронирования товара. Покупатель оставляет свой номер телефона или электронную почту. Получить согласие и контактные данные можно при присоединении к программе лояльности или оформлении карты покупателя.
В рознице, если клиент уже получил бумажную версию чека, продавец не имеет права предоставить электронную копию. Однако покупатель может получить электронную версию чека, отсканировав QR-код с бумажного документа в приложении ФНС.
Данные клиента для бизнеса открывают возможность продолжения коммуникации в будущем. Продавец может использовать их для отправки SMS-рассылок или предложений о специальных акциях и скидках.
Когда и как передавать электронный чек клиенту
Когда необходимо отправить покупателю электронный чек? Согласно 54-ФЗ онлайн-чек должен быть отправлен клиенту не позднее следующих рабочих суток после совершения покупки. Например, если покупка была совершена в пятницу, чек должен быть отправлен не позднее понедельника.
Если оплата произведена при получении товара, то не позднее момента выдачи.
В интернет-магазинах, где оплата происходит при получении заказа, электронный чек выдает курьер вместе с товаром.
Штрафы за невыдачу электронного чека
Штрафы за несоблюдение требований по чекам предусмотрены законодательством и зависят от типа ошибок:
- Штраф за непробитый чек:
- Для ИП — 2 000 ₽.
- Для юридических лиц — 10 000 ₽.
Можно избежать штрафа, если ошибка произошла впервые, при этом обнаружена и исправлена самостоятельно с уведомлением налоговой службы.
- Штраф за ошибки в чеке:
- Для ИП — от 1 500 до 3 000 ₽.
- Для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 ₽.
- Штраф за невыдачу чека клиенту:
- Для ИП — 2 000 ₽.
- Для малых предприятий — 5 000 ₽.
- Для компаний и организаций — 10 000 ₽.
Избежать штрафов можно, если:
- Внимательно следить за соблюдением требований 54-ФЗ. При обнаружении ошибок в чеках необходимо немедленно их исправлять до того, как налоговая служба вынесет официальное решение о штрафе.
- Пробивать чек-коррекции. Правила составления чеков коррекции определены в Методических рекомендациях ФНС от 6 августа 2018 года № ЕД-4-20/15240. При этом нет необходимости уведомлять налоговую о нарушении в течение трех дней, что способствует предотвращению возможных штрафов.
Как перейти на электронные чеки
Для перехода на электронные чеки необходимо выполнить несколько шагов:
- Приобрести облачную кассу с фискальным накопителем.
- Интегрировать ее с интернет-эквайрингом для приема онлайн-платежей.
- Оформить договор с ОФД и платежным агрегатором для обработки чеков и автоматической отправки данных в ФНС.
- Обновить учетную и кассовую программу.
Как отправить электронный чек покупателю? Чек отправляется автоматически. Облачная касса обрабатывает данные платежа, направляет электронный чек в ОФД, откуда он отправляется покупателю.
