Привет, друзья!
В одном из постов мы говорили с вами о целях и как важно знать о них не только высшему руководству, но и рядовому сотруднику, чтобы цели и результаты соответствовали общей стратегии развития, а не просто из разряда «виденье автора». Сегодня я хочу обсудить с вами как же в организации обеспечить осведомленность и информирование персонала о целях, миссии, стремлениях и планах/методах реализации этих целей.
В свое время при выборе вариантов реализации той или иной задачи мне часто не хватало информации именно о стратегических и тактических целях организации.
Название публикации- это спойлер 😁.
Они как будто тайна за семью печатями. В этот момент я будто в темноте и наощупь пыталась найти выход. И ведь я не одна такая. Помните про ту неведомую зверушку, из предыдущей публикации, которая получается, если не знаешь к какому результату должны прийти?
Вернемся к вопросу информирования и осведомленности персонала. Как все же легким движением руки добиться осведомленности в вопросах стратегических целей? Ответ очевиден инструмент давно изобретен, во многих требованиях является обязательным, даже придумывать ничего не надо- Политика по направлению деятельности. Поговорим сегодня о Политике в области качества. Политика - это что-то и о чем-то. Часто в глазах окружающих просто бесполезная бумажка. Но на самом деле....
Политика в области качества – документ СМК, устанавливающий направления развития и цели организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.
К сожалению, этот инструмент используется, но не совсем правильно, я бы даже сказала совсем неправильно. А знаете в чем основная ошибка? Не буду создавать интригу, скажу сразу- документ пишут люди, которые зачастую просто не осведомлены, не информированы о стратегических целях организации, даже тактические цели не всегда им известны. Поэтому документ превращается в сочинение на свободную тему. Это ведь обязательный документ в СМК, значит должен быть, но высшее руководство не придает ему значения и очень даже зря. Поэтому документ формально существует, может даже персонал ознакомлен, но поскольку он не соответствует стратегическим целям организации, то фактически ценности не несёт, хотя нет, это я лукавлю. Помните мультфильм «Трое из Простоквашино», там родители Дяди Федора картину на стене обсуждали?
— Какая, например, польза от этой картины на стене?
— От этой картины на стене очень большая польза — она дырку на обоях загораживает!
так и с Политикой в области качества, разработанной руководителями не знающими стратегических целей и миссии, Политика просто дырку на обоях в аудите загораживает .
Это хорошо, если не вредит, пуская по ложному пути работников, которые реально ознакомились с ней и следуют.
Важный момент: мало издать политику и ознакомить с ней персонал. Любой документ должен быть рабочим, чтобы его просто не «положили на полочку» и больше никогда не вспоминали о нем. А значит надо к нему периодически обращаться и отсылать работников при постановке целей и задач, например. Так мы будем уверены, что цели и задачи соответствуют стратегическому развитию и лишний раз напомним об этом работникам. Повторение- мать учения. 😉
Получается, что для информирования и обеспечения осведомленности о целях, методах или стремления лучше всего использовать существующий инструмент- Политику по направлению деятельности. Политика занимает очень важное место в любой системе. Жаль только, что в большинстве случаев этим инструментом как раз не пользуются. И я так считаю не потому, что их нет в организации, как раз наоборот. Для СМК - это обязательный документ! Но проблема в том, что пишут эту, да и вообще большинство политик, люди, которые вообще могут и не знать о стратегических целях и задачах. Либо специалисты, либо руководители, но не высшее руководство. Поэтому такие разработчики Политики просто выдумывают цели, миссию и пр. сами, чтобы звучало красиво и правдоподобно. А высшее руководство и руководители предприятия не сильно вникая в детали и вчитываясь подписывают. Формально все есть, фактически, политика не соответствует стратегическим целям компании, но звучит при этом неплохо. Ведь при необходимости его нужно и показать проверяющим😂. Оценивать нужно «по поступкам», говорить мы все умеем красиво и часто даже правильно. Но если поступки противоречат словам, то сразу становится все понятно. Так и формируется высшим руководством «нулевая» ценность политики в области качества. Собственными руками они обесценивают важные инструменты, а потом удивляются: «почему же ничего не работает?», «да и вообще фигня эта ваша СМК».
Со стороны работника все просто: как понять, что идешь не туда, если не знаешь куда надо ?
Могу чисто теоретически представить ситуацию, когда Политику пишут специалисты, но тогда они должны быть 💯 % в курсе всего стратегического планирования и первым делом знать цели (хотя на практике разработчики Политики не в курсе куда надо прийти).
И информирование о стратегических целях организации - это не разовая акция, так должно быть на постоянной основе, поскольку в случае изменений «курса» организации, надо внести изменения в Политику и проинформировать работников, а еще и не забыть внести изменения во все связанные документы.
Получается, что от полноты и своевременности информирования работников зависит очень многое, т.е зная стратегические и тактические цели есть возможность правильно выбрать путь реализации поставленных задач, методы решения или установить верные границы. А это значит, что в процесс будет меньше финансовых потерь и скорость достижения результата будет быстрее.
И теперь глядя на то, как «формальный» документ превращается в очень важный инструмент в руках опытного пользователя можно многое изменить.
Но пока использование Политики у нас на уровне неандертальцев в основном.
Хорошо, если Политику утверждают, еще лучше, если знакомят с ней персонал, значит организация на правил ном пути, но затем ……… благополучно забывают. Вспоминают о Политике только при подготовке к очередному аудиту, в лучшем случае, если есть процедура верификации документов, то могут вспомнить о ней при приближении даты верификации.
Политика может быть отдельным документом, а может быть частью Руководства по качеству.
Считаю, что отдельным документом утверждать лучше по нескольким причинам:
- в электронной базе проще найти по названию, чем искать в каком документе и на какой странице находится.
- вносить изменения удобнее. Меньше список согласующих должностных лиц.
- иногда при изменении Руководства по качеству необходимо информировать различные контролирующие органы, а значит, что каждый раз придется еще и не забыть направить им новую версию документа и соблюсти процедуру информирования, даже если изменили только Политику, что добавляет хлопот и совершенно не упрощает жизнь. А мы же за простоту и легкость, а не работу ради работы, правильно?
Любой документ такого типа, и Политика по направлению деятельности не исключение, должен цеплять, ставить акценты, выделять главные мысли. Хорошо, если документ оформлен структурно, без лишней воды, т.е. минимум текста, максимум полезной информации, Только то, что нужно знать. Иначе рассуждения о смыслах бытия размоют всю нужную и полезную информацию. Поэтому очень рекомендую создавать шаблоны документов, которыми потом будут пользоваться разработчики и расписывать "правила хорошего тона" при написании различного типа документов. Желательно еще и обучать работников тонкостям при создании таких документов. К шаблону мы вернемся в разговоре про стандартизацию чуть позже. А пока покажу на примере 2 политик (листайте вправо).
Политика 1. Первая политика уже визуально непривлекательная, не цепляющая, даже читать дальше не хочется. Скучный текст всегда тяжелее читать, воспринимать и принимать, лучше, чтобы сразу с первого взгляда было понятно зачем этот документ, чтобы не пришлось вчитываться в каждую строчку и пытаться осознать для чего она тут и зачем мне все это нужно. Дойдя только до 3 абзаца мы видим зачем мы здесь, т.е. нашу цель. Заметим, что речь в цели только о потребителях, т.е. клиентах. Дальше идут вроде бы как задачи, но некоторые очень расплывчаты и абстрактны. В какой-то момент в задачах появляются поставщики: "взаимовыгодное сотрудничество с потребителями, поставщиками". Цели не связаны с поставщиками, а задачи вдруг появились? и причем тут взаимовыгодное взаимодействие, если мы о качестве сейчас больше, чем о выгоде? Поставщики должны соответствовать нашим требованиям в первую очередь, а не просто быть выгодными для нас.
Читаем дальше. Задача : "комплектование штата...из чиста специалистов, имеющих высокую квалификацию и опыт работы". Тут больше вопрос к самой формулировке. Получается, что даже дворник нужен с высокой квалификацией и опытом работы, причем не важно в какой области опыт и квалификация, лишь бы была высокая😎. Или на должность конструктора можем взять мастера спорта по боксу (у него высокая квалификация и большой опыт, правда не в той области, которая нас интересует). Правильнее было бы исключить неоднозначность формулировки, например: комплектование штата/прием на работу специалистов в соответствии с установленными квалификационными требованиями к должности. Тогда понятно, что к каждой должности есть свои квалификационные требования и исходя из этого ведется подбор и дальнейший прием. В общем не только к внешнему виду, но и к содержанию документа куча вопросов.
Политика 2. Глядя на документ визуально понятно какие разделы нас ждут и о чем это все. Есть структура и разделы. Но все же в некоторых моментах слишком много текста, красивых высокопарных слов и лозунгов, даже с учетом того, что тут объединены 2 темы сразу: качество и экология. При этом цели вообще не указаны. Это видимо страшно конфиденциальная информация или квест для работника по поиску целей в других документах. Даже ссылки нет где искать эти цели, но зато расписаны какие-то гарантии. Давайте вспомним о том, что мы говорили про цели и задачи? Все они должны быть измеримыми! Хотелось бы увидеть как измеряют в этой организации лидерство и приверженность целям? Это безусловно можно все измерить, но я пока не встречала организацию, где вообще задаются этими вопросами🕵️♀️, не говоря уже о существовании прозрачных процессов измерения.
Подведем небольшой итог: даже при всех вышеописанных нюансах, Политика 2 визуально намного интереснее Политики 1, а значит больше вероятности, что что-то из написанного задержится в памяти у работника.
Рекомендации по оформлению Политики в области качества:
Сначала все же кратко рассказать о миссии организации.
Затем о целях в области качества. Формулировки целей должны быть такими, чтобы было понятно, что эти параметры все измеримы, причем не на глаз, а имеют численное значение. А вот как именно измеряются установленные показатели: детали/сроки измерения, расчетные формулы тут конечно не нужны, но желательно это все тоже зафиксировать в каком-то документе. Цели должны быть не абстрактными, они должны соответствовать стратегии развития и миссии организации. По мере изменения среды и выходных данных, цели тоже могут видоизменяться и их должны корректировать и актуализировать.
Вы обратили внимание, что в Политике 2 нет самих целей, там только про создание «основы для установления целей»?
Т.е. судя по ИСО 9001 они и не обязательны в этом документе
5.2 Политика (ИСО 9001:2015)
5.2.1 Разработка политики в области качества. Высшее руководство должно разработать, внедрить и поддерживать политику в области качества, которая должна:
a) соответствовать намерениям организации и ее контексту и поддерживать ее стратегическое направление,
b) создавать основу для установления целей в области качества,
c) включать обязательство соответствовать применимым требованиям,
d) включать обязательство постоянно улучшать систему менеджмента качества.
Но я бы все - таки указала все цели в области качества в Политике. Именно Политику должны довести до сведения персонала, а значит персонал будет осведомлен и проинформирован о том, куда мы движемся. Безусловно, можно цели указать в другом документе, но есть ли гарантии, что с этим документам ознакомлены все? Да и ссылка на цели должна быть простой и явной, а не просто отсылать куда-то в поисках "сокровищ". Для электронных документов - гиперссылка отличный вариант.
Затем какие задачи надо решить для достижения вышеуказанных целей. Еще раз акцентирую внимание, что задачи тоже должны иметь конкретные численные показатели и сроки ( но не в этом документе).
И конечно нужно не забыть про обязательства соответствовать всем тем направлениям движения, которые были установлены руководителем организации, обеспечить всеми необходимыми ресурсами для достижения целей и реализации поставленных задач. Иначе все бессмысленно.
Простой, небольшой по объему, но очень ценный документ в неопытных руках совершенно бесполезен 😭.
А как у вас в организации?
#документация СМК
