Кадровый электронный документооборот или КЭДО представляет собой организованную электронную структуру внутри компании, которая связана со всеми кадровыми документами. Их создание, подписание и использование происходит только в электронном виде без дублирования на бумаге. Исключение составляют только несколько документов, требования для создания которых оговорены в законодательстве. Далее мы рассмотрим некоторые аспекты внедрения КЭДО на предприятии и как все организовать с точки зрения законодательства.
Правила перехода на КЭДО
Введение электронного кадрового документооборота выбирают многие предприятия из-за преимуществ цифровизации процессов. Например, значительно повышается скорость обмена документацией. С КЭДО не нужно ждать подписи под дверью руководителя – достаточно создать и отправить документ на подписание в личном кабинете работника. Также снижается количество ошибок при оформлении кадровых документов, т.к. программа содержит перечень основных шаблонов.
Одним из пунктов ЭД в сфере кадров является обязательное уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот всех существующих работников. Для новых сотрудников в этом нет необходимости. Далее процесс внедрения будет строиться на таких шагах:
- Выбор оператора. Для работы с кадровыми документами в электронном виде необходимо выбрать зарегистрированного оператора, через которого и будет происходить обмен ЭД.
- Составление локально-правовых актов. В ЛПА нужно указать процедуры взаимодействия работников с ЭД, документы, которые будут формироваться в электронном виде, перечень сотрудников в системе КЭДО. Информацию в акт нужно добавлять индивидуально для каждой организации.
- Выбор вида ЭЦП. Существует несколько видов цифровых подписей, поэтому руководство компании должно заранее выбрать наиболее подходящую.
Электронный кадровый документооборот: программы
Руководитель предприятия при переходе на КЭДО может использовать разные программы, работающие в РБ. ЭДиН:КЭДО для 1С - это отличный выбор, если на предприятии уже стоит программа 1С. В этом случае нет необходимости в установке новых программ и обучения сотрудников в их использовании. Модуль поддерживает все необходимые кадровые документы, поэтому руководителю нужно только выбрать нужные для работы.
Электронный кадровый документооборот: законодательство РБ
Белорусское законодательство относительно КЭДО постоянно совершенствуется. В январе 2024 года начала действовать новая редакция Трудового Кодекса РБ, где были регламентированы некоторые особенности ведения КЭДО. Например, его внедрение возможно только в случае наличия для такой деятельности программно-технических средств. Это значит, что должна существовать возможность идентификации работника в электронном виде, в том числе с помощью ЭЦП.
Также при внедрении электронной документации в кадрах необходимо создание специального локально-правового акта, который станет руководством по работе с КЭДО.
В связи с изменением законодательства многих интересует, обязателен ли кадровый электронный документооборот в 2024 году?
В данный момент полный переход на КЭДО в РБ не обязателен. Этот вопрос остается на усмотрение каждого отдельного предприятия. Однако даже при полном переходе есть некоторые документы, которые требуется вести в бумажном виде.
К ним относят:
- Договор о полной материальной ответственности.
- Трудовой договор.
Также в компании могут существовать ряд локально-правовых актов, которые в обязательном порядке нужно сохранять в традиционном виде.
Важно!
Если для вас актуален вопрос перехода на КЭДО, тогда выбирайте надежных профессионалов сервиса ЭДиН. Мы поможем выбрать правильную стратегию модернизации вашего предприятия в короткий срок.
