По данным J’son & Partners Consulting, облачные сервисы конференц связи заняли седьмое место в структуре рынка унифицированных коммуникаций в 2023 году. Компании активно используют данные решения наравне с виртуальными АТС, корпоративными мессенджерами и почтовыми серверами.
Иван Павлов, руководитель проектов Телфин, рассказывает, какие сервисы использовать для организации конференц связи через интернет, какое понадобится оборудование и как его подключить и настроить для эффективных онлайн-коммуникаций с удаленными клиентами и партнерами.
Видеоконференции
Конференцсвязь часто используют для проведения удаленных совещаний с коллегами и онлайн-встреч с клиентами, а также для дистанционного обучения и организации различного рода мероприятий, например, онлайн-конференций или вебинаров. Видеоконференции особенно актуальны в тех случаях, когда для участников важен визуальный контакт друг с другом и модератором.
Сегодня на рынке представлено большое число сервисов видеоконференций (ВКС), которые отличаются в большинстве своем функциональными возможностями. Кроме этого у разных разработчиков свой лимит для продолжительности каждой отдельной сессии, есть ограничения на число участников и количество конференций за определенный период времени.
В зависимости от места и способа подключения к сервису видеоконференции может потребоваться различное оборудование: ПК или ноутбук, оснащенный веб камерой с микрофоном, а также акустической системой или наушниками. Также для связи можно использовать специальный видеотелефон, но его цена вас может неприятно удивить — от 30 000 рублей.
Ключевым преимуществом видеоконференций является их мобильность. Поэтому подключиться к онлайн-встрече или принять участие в вебинаре можно в поездке с помощью любого мобильного устройства. В любом случае, стоит контролировать качество связи. Оно зависит от многих факторов: скорость канала связи, мощность процессора устройства, который подключен к видеоконференции, возможностей камеры и т.д.
Функциональность сервиса во многом зависит от стоимости и его производителя. Так, например, в бесплатный сервис видеоконференций Телфин входят запись конференции, чат для общения, проведение опросов, аудио и видео трансляция участников. Одновременно в сессии могут участвовать до 30 человек, количество конференций не ограничено.
Процесс подключения ВКС достаточно простой, необходимо просто перейти по указанной ссылке, которую, как правило, рассылает модератор. Он приглашает и исключает участников, назначает ведущего, создает чаты, распределяет участников по группам и т.д.
Аудиоконференции
Данная технология также обеспечивает возможность синхронного общения между несколькими собеседниками, но без видеосопровождения. Компании используют аудиоконференции в том случае, если наглядные материалы не являются обязательными для проведения деловых совещаний, а у кого-то из сотрудников компании в момент проведения встречи нет интернета.
Проводить удаленные встречи можно из любой точки мира. Для связи можно использовать любой телефонный аппарат: мобильный или обычный стационарный. Подключиться к сессии можно также с любого номера: внутреннего и внешнего, городского и мобильного. Есть запись и расшифровка разговоров, подключиться к звонку можно самостоятельно по коду или через секретаря.
Данный сервис является базовым для многих виртуальных АТС. Число участников, сессий и их продолжительность не ограничены. Вы можете организовать как разовый звонок с коллегами в таком формате, так и настроить регулярные сессии с постоянными настройками или подключить виртуальные переговорные комнаты.
В случае использования виртуальных переговорных комнат вы можете прямо в приложении легко составить расписание со списком участников. В установленное время виртуальная АТС автоматически набирает телефонные номера и собирает участников в комнате переговоров. Важно отметить, что для всех конференц звонков требуется облачное хранилище.
Правила для конференцсвязи
- Заранее планируйте звонок и обязательно учитывайте часовые пояса всех участников онлайн-встречи.
- Вовремя подключайтесь к сессии. Вы должны успеть представиться и познакомиться с другими участниками встречи.
- Говорите по очереди, не перебивая друг друга. Вопросы можно писать в чат или задавать их в специально отведенное время.
- Не забывайте отключать микрофон, когда обмениваетесь комментариями с коллегами в офисе.
Читайте еще одну интересную статью про онлайн-встречи: Эффективные вебинары для вашего бизнеса. Подписывайте на канал Телфин, чтобы не пропустить новые полезные материалы.