1 часть.
Это модифицированный файл, который уже рассмотрен в статье "Как вести учет расчетов по аренде при помощи Excel (не более 10 арендаторов)". Единственное отличие этого файла в том, что на основании данных по начислению арендной платы, можно автоматически формировать счета на оплату и акты выполненных работ для арендаторов.
Для того, чтобы вся информация по файлу была в одной статье рассмотрим весь файл полностью.
И снова обращаю внимание – это не полноценный метод ведения учета. Полноценно учет ведется в специализированных бухгалтерских программах (таких как 1С).
Но если вы не бухгалтер и не владеете специализированными бухгалтерскими программами, то с помощью рассматриваемого файла сможете вести учет расчетов с вашими арендаторами и поддерживать порядок в финансовых отношениях с ними.
Данные таблицы похожи на аналогичные рассмотренные в статье «Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel». Основное отличие в том, что в упомянутом файле по строительству используется исключительно кассовый метод учета. То есть все финансово-хозяйственные операции учитываются по факту списания или получения денежных средств. Подробнее этот метод учета рассмотрен в статье «Как составлять отчет по затратам по состоянию “сегодня на вчера”».
В данном файле используется смешанный способ учета. Все расходы учитываются по кассовому методу, а доходы учитываются по методу начисления. То есть доход от аренды считается не тогда, когда Вам принесли деньги, а в момент когда вы ставите (начисляете) арендатору долг и выставляете ему счет.
Лист «Движение средств»
Рассмотрим все по порядку. Для учета денежных средств в Excel создаем таблицу как показано ниже. В нашем файле этот лист называется «Движение средств».
Пройдемся по столбцам:
Столбец А – дата;
Столбцы В,С,D – приход, расход и остаток по расчетному счету. Отражается полное движение по расчетному счету. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по расчетному счету;
Столбцы E,F,G – приход, расход и остаток по кассе. Отражается полное движение по кассе. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по кассе;
Столбец Н – объект аренды к которому относится данная финансовая операция. В данной колонке указываются арендаторы (объекты). Объекты должны называться точно так же, как и на карточке арендатора. Два исключения: «постоянные затраты» и «транзит». О них поговорим позже. В колонке предусмотрен выбор из списка арендаторов (объектов). Список объектов формируется в справочнике.
Столбец I — вид затрат/платежа. Здесь указывается либо вид дохода «аренда», либо вид затрат (канцтовары, заработная плата и т.д.). Наименование затраты должно полностью совпадать с наименованием затраты в отчете о прибылях и убытках (ОПУ). Если какая-то затрата не будет точно соответствовать списку затрат указанных в ОПУ, то соответственно сумма этой затраты не попадет в ОПУ и финансовый результат будет искажен.
Столбец J — здесь указываются контрагенты, которым деньги платят или от которых получают платежи. В карточках арендаторов и ОПУ данный признак не участвует, но для сверки расчетов можно отфильтровать платежи по любому контрагенту и увидеть все совершенные платежи. Возможно в вашем случае наименование объекта (арендатора) будет совпадать с наименованием контрагента, тогда в столбце H и столбце J вы пишете одно и тоже значение.
Столбец K — примечание. Здесь указывается любая информация, которую считаете необходимым написать по каждой финансовой операции. Например, если это хозяйственные расходы (то есть в столбце I указано «Хозяйственные расходы»), то в данной колонке стоит написать что именно, по какой цене и в каком количестве вы купили. Чем больше информации вы напишете, тем легче вам будет понять через некоторое время – что это был за платеж.
Столбец L — месяц. В столбце автоматически отображается месяц на основании даты указанной в столбце А.
В самой верхней строке листа (строке 1) указаны: в столбце А – текущая дата, а все остальные формулы позволяют рассчитывать итоги по результатам фильтрования. Попробуйте отфильтровать таблицу по любому признаку и увидите, что формулы верхней строки пересчитывают только значения в отфильтрованных строках.
Когда вы вносите данные в вышеуказанную таблицу, то данные из неё распределяются по карточкам арендаторов (объектов), которые вы указываете в столбце H, а также в отчет о прибылях и убытках (ОПУ) по видам затрат, которые вы указываете в столбце I.
Приглашаю вас на свой сайт, где вы сможете не только прочитать эту статью целиком, но и найдете много полезной информации по управленческому учету без воды, а также различные электронные таблицы, для удобства вашей работы.