Умение управлять временем является частью успеха. Поэтому будет нелишним владеть техниками эффективного тайм-менеджмента. Их применение на практике поможет быть более продуктивным, достигать поставленных целей, рационально использовать каждый день и избежать выгорания.
Базовым принципом тайм-менеджмента является определение приоритетов, деление дел на важные и незначительные, срочные и второстепенные. Поэтому при внедрении инструментов необходимо в начале четко определить цели. Правильно сформулировать цели поможет методика SMART.
Итогом станет список задач, которые нужно разбить на подзадачи с конкретными сроками реализации и определить их приоритетность. В этом поможет классический инструмент тайм-менеджмента матрица Эйзенхауэра.
Методика предполагает разделение задач на четыре категории по важности и срочности.
Определить приоритетность помогают три вопроса:
- Задача срочная или нет
- Задача важная или нет
- Я единственный, кто может это сделать
В зависимости от ответа каждая из задач занимает свое место в таблице дел: срочно - не срочно, важно - не важно, сделать прямо сейчас - запланировать на потом, делать самому - делегировать.
Если общение в соцсетях – это бизнес-задача, то его можно поручить сммщику либо настроить чат-бот для ответа (перекинуть к задачам, которые можно делегировать).
Не нужно пытаться делать все и сразу, а главное самостоятельно. Важно уметь делегировать.
Делегировать нужно следующие задачи:
- Мелкие
- Не требующие высокой квалификации
- Выполнение которых можно стандартизировать
- Задачи, в которых сам не разбираешься
Делегировать задачи можно не только сотрудником, иногда на помощь в рутине приходит использование инструментов планирования, решения совместных задач, управления проектами, обработки заявок, отправки электронных писем клиентам.
При внедрении тайм-менеджмента дисциплинирует использование инструментов планирования: от обычных ежедневников до приложений в телефоне и специальных программ. Один из современных инструментов планирования – сервис «Календарь предпринимателя» на Цифровой платформе МСП.РФ. Он заранее напомнит о датах проверок, сроках уплаты налогов и сдачи отчетности, поможет запланировать встречи и бизнес-обучение.
Консультанты по тайм-менеджменты советуют для повышения эффективности ежедневно составлять список дел на следующий день. Дела, требующие большего вовлечения, концентрации, следует планировать на самое продуктивное время. Обычно это утро.
На подобных тонкостях выстраивается весь тайм-менеджмент, который в случае грамотного применения увеличивает продуктивность, снижает стресс, способствует личному росту и успеху, а также освобождает время, которое можно использовать на себя и близких.