О заказчике
Компания «СПЛЮШКИН» — российский производитель детской мебели. На сегодняшний день компания выпускает более 1000 кроваток ежемесячно и доставляет их во все регионы России. Все рабочие процессы компании реализованы в Битрикс24.
Ранее мы уже публиковали несколько кейсов, которые были реализованы по заказу данной компании:
Задача
Автоматизация процесса формирования и создания заявки на доставку в личном кабинете ТК «ПЭК»
Компания ежемесячно отправляет сотни заказов транспортной компанией ПЭК. Процесс формирования заявок на доставку включает в себя множество однотипных действий и процессов, которые при этом отнимают десятки часов рабочего времени менеджеров отдела продаж.
Чтобы создать заявку, сотруднику необходимо вручную рассчитать суммарные габариты груза, заполнить данные получателя, а также другую информацию, которая уже указана в сделках на портале Битрикс24. При этом из-за большого потока заказов менеджеры часто допускают различные мелкие опечатки и ошибки в данных, что влечёт за собой убытки и задержку доставки груза до конечного заказчика.
Дополнительно, после того как заявка сформирована, менеджеру необходимо продублировать информацию о стоимости и сроках доставки в карточке Сделки на портале Битрикс24.
Требовалось решение, позволяющее автоматизировать процесс формирования заявок, а также фиксации данных о стоимости и сроках доставки в Битрикс24.
Решение
Индивидуальное приложение для двусторонней интеграции Битрикс24 и ТК «ПЭК»
Компания IT-Solution разработала приложение, которое обеспечивает двустороннюю интеграцию Битрикс24 с транспортной компанией «ПЭК» и автоматизирует процесс создания заявок на доставку. Работа приложения состоит из двух этапов.
1 Этап. Создание заявки в ТК «ПЭК» из Битрикс24
Для запуска процесса формирования заявки менеджеру не нужно заходить в личный кабинет компании на сайте «ПЭК». Достаточно открыть соответствующий пункт меню прямо в карточке Сделки на портале Битрикс24.
Большинство данных заполняется автоматически на основе информации в Cделке, включая:
- Габариты каждой позиции в грузе
- Общие габариты и вес груза
- Объявленную стоимость
- Сумму наложенного платежа
- Внутренний номер заказа
- Контактные данные получателя
Важно отметить, что система автоматически заполняет не только общий вес и габариты груза, но и каждой позиции в отдельности. Таким образом удаётся получить наиболее точную и выгодную стоимость доставки. При этом менеджерам не приходится тратить время на ручной расчёт и заполнение данных.
Форма заявки содержит несколько полей, которые необходимо заполнить вручную:
• Адрес и дата отправки
• Адрес терминала отгрузки или получателя
Также в форме присутствует чек-бокс, позволяющий указать в заявке, что услуги по доставке оплачивает получатель груза.
После того, как менеджер заполнит оставшиеся поля, ему останется только нажать кнопку «Создать заказ». Затем данные будут переданы в личный кабинет клиента на портале «ПЭК», где формируется заявка на грузоперевозку. Чтобы облегчить работу менеджеров, в форме добавлена кнопка, позволяющая быстро перейти к заявке на сайте транспортной компании, чтобы не искать её в общем списке.
2 Этап. Автозаполнение данных о заказе на доставку в карточке Сделки
После создания заявки на сайте ТК «ПЭК» данные о доставке автоматически выгружаются в карточку сделки на портале Битрикс24:
- Номер заказа
- Этикетки
- Ориентировочная стоимость
Благодаря этому сотрудникам не нужно заходить на портал транспортной компании и переносить информацию о доставке вручную.
Результат
Главный итог нашей работы — автоматизация трудоёмких процессов, связанных с заполнением заявок на перевозку. Сотрудникам компании больше не нужно тратить рабочее время на расчет размеров грузов и перенос данных из Битрикс24 в личный кабинет ТК «ПЭК». Это даёт возможность менеджерам сосредоточиться на продажах, а не тратить время на рутинные задачи.
Наше решение позволило клиенту:
- Освободить сотрудников от рутинных задач по оформлению заявок на доставку заказов
- Сконцентрировать внимание менеджеров на продажах
- Исключить риски появления ошибок в заявках на доставку вследствие человеческого фактора
Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!