Какие процессы по работе с документами есть практически в каждой компании?
- Согласование договора;
- Подтверждение отпуска;
- Согласование заявок на расходование денежных средств;
- Согласование командировок;
- Регистрация входящей корреспонденции;
- Оформление документации по приёму сотрудника;
- Регистрация служебных записок и так далее.
Как правило, такие процессы шаблонизированы. Однако без автоматизации они занимают много времени и могут легко запутаться: нужно лично найти определенного сотрудника в удобное ему время, использовать несколько каналов связи, вносить корректировки, хранить историю документа.
Чтобы упростить процесс и сделать его упорядоченным нужен инструмент, например, система Битрикс24.
Бизнес-процесс согласования договора
Посмотрим процесс согласования на схеме ниже.
Автор запускает процесс согласования договора. Сначала идет согласование первого уровня юристом, а после – директором. В конце согласованный договор вносится в реестр.
В Битрикс24 подобные схемы можно реализовать с помощью бизнес-процессов: по каждому блоку мы вносим перечень действий в системе. Часть процесса по нашей схеме представлена на рисунке ниже.
Посмотрим, как это выглядит на практике.
Согласование договора в Битрикс24
Отправим документ на согласование. Для этого нужно зайти в соответствующий раздел процессов и запустить согласование договора.
В открывшемся окне нужно указать:
- Название договора,
- Контрагента,
- Плановую дату договора,
- Текст договора.
После запуска у договора появится статус "Ожидание согласования договора юристом".
Уже при запуске процесса согласования договор попадает в реестр, где фиксируются:
- Название договора,
- Дата,
- Контрагент,
- Файл договора,
- Текущий статус.
Тем временем договор поставки поступил на согласование юристу. Задача отражается в новостях и в разделе "Автоматизация".
Посмотрим документ по гиперссылке. Он открывается в Битрикс24, скачивать файл дополнительно не нужно.
Предположим, юрист захотел внести в договор правки – он нажимает на кнопку "Редактировать" на верхней панели. Документ откроется в редакторе в Битрикс24: аналогично Word, здесь можно менять текст, шрифт, выделять цветом и так далее. Сохраняем новый вариант.
Допустим, что правки небольшие – партнер их точно согласует при подписании. Согласовываем вариант и передаем договор на следующую стадию.
Стадия в реестре при этом поменяется на "Ожидание согласования директором". Обратите внимание: пока идет процесс согласования, номера у договора нет.
Дальше задачу на согласование договора получает директор. В ней отражается комментарий от юриста.
По гиперссылке директор может открыть последний вариант договора, посмотреть замечания и внести свои правки.
Вся история изменений сохраняется, ее можно открыть из документа. В нашем примере мы видим трех сотрудников, уже поработавших с документом: автора, юриста и директора.
Директор согласовывает договор. Процесс на этом завершился.
В реестре статус меняется на "Согласован", и у договора появляется номер. Также поменялось название – добавились номер и дата договора.
Дополнительные инструменты
Кроме того, при работе с документами можно использовать разные маршруты согласования:
- Согласовать должны все сотрудники,
- Согласовать должен любой из группы. Например, в компании три юриста и можно отправить договор сразу всем – кто свободнее, тот и возьмет на себя задачу;
- Можно устроить голосование сотрудников и утвердить большинством. Однако такой способ больше подходит для согласование каких-то неформальных документов.
Также система учитывает замещения согласующих на периоды отпусков или отсутствий.
Битрикс24 может определить руководителя автора документа и сначала направлять документ ему. Соответственно, от менеджера по закупкам документ придет сначала руководителю отдела закупок, а от менеджера по продажам – руководителю отдела продаж.
Дополнительно можно настроить уведомления для контроля, например, на электронную почту.
Отклонение документа при согласовании
При отклонении документа на любой стадии можно настроить вариант, что делать дальше: остановить процесс или же автоматически начать заново. При этом, обязательно нужно оставить комментарий, иначе система не даст отклонить документ. Комментарий придет автору документа, чтобы он мог отредактировать документ и заново запустить процесс согласования.
Заключение
Чем же помогает система Битрикс24:
- Шаблонизирует этапы обработки документов – есть четкая структура кто и что делает, в каком порядке;
- Позволяет совместно работать над документами в онлайн-режиме;
- Хранит версии документов и историю изменений;
- Экономит время, поскольку не нужно ходить и искать сотрудников по компании – задачи приходят автоматически;
- Записывает все документы в реестр и присваивает номер.
В качестве примера мы рассмотрели достаточно простой процесс, но любой сложный можно также перенести в систему. Главное, чтобы в процессе были:
- Логика,
- Этапы,
- Ответственные,
- Условия. Например, до какой-то суммы согласование идет по одному маршруту, после – по-другому,
- Компетентный специалист, который все настроит.
Если у вас есть подобные задачи, то оставляйте заявку – мы с удовольствием вам поможем.
