Вообще понятие многозадачности человека нередко ставится под вопрос. И не мудрено, ведь мало кому удавалось действительно успешно делать более одного дела одновременно.
На одной из своих первых работ я участвовала в тренинге по тайм-менеджменту и когда ведущий попросил поднять руки того кто успешно владеет этим навыком, я гордо подняла руку. Ведь действительно всегда полагала что данный навык у меня очень сильно развит и красуется в моем резюме в числе первых личных качеств. А после ведущий оборвал наше горделивое ликование словами: "Поздравляю! Вы успешно владеете навыком, которого НЕТ". Наверное, тогда я впервые посмотрела на себя как будто сверху и осознала что прямо сейчас в моменте, когда я слушаю тренинг и параллельно, просматривая отчеты, пишу план на завтра, я не офигительно успешная и эффективная, а даже наоборот. В попытках делать три дела одновременно я не приуспела ни в одном. Ясность этой истины поглотила меня.
Многозадачность - это не просто миф, это разрушительная привычка, которая приводит наш мозг в состояние вечного двигателя, а нас в растущий комок нервов от количества взваленных на нас задач. В личной жизни прослушивание музыки на прогулке или во время уборки действительно не несет ничего вредного. Но мозг даже здесь пытается сконцентрироваться то на одном, то на другом деле. Постоянно меняя фокус внимания. На работе этот процесс становится еще более вредным для нашей нервной системы. Более того в попытках выполнить как можно больше задач мы естественно совершаем больше ошибок.
Ощущения, которые мы испытываем внутри, когда осознаем себя эффективным сотрудником очень приятные. Это скорее всего выбросы дофамина связанные с личной гордостью за успешно проделанную работу. Сохранить это ощущение можно, и высокоэффективным можно оставаться выполняя несколько дел, необходимо лишь использовать следующие приемы
Расстановка приоритетов
Используй различные техники для правильной расстановки приоритетов
- Матрица Эйзенхауэра
- To do list
- Правило Парето
- Метод ABC
- Метод 1-3-5
- Квадрат Декарта
Планирование
После расстановки приоритетов между задачами запланируй время для их выполнения. Здесь конечно же нет ничего лучше, чем старый добрый бумажный ежедневник, но вполне сойдет любая его электронная версия. Главное подобрать для себя, ту которая будет вдохновлять.
Pomodoro tracker
Существуют разные способы концентрации внимания, но конкретно этот трекер позволяет четко сфокусироваться на одной конкретной задаче. У данного трекера довольно удобный функционал и он отлично подойдет для тех кто работает непосредственно за компьютером - https://pomodoro-tracker.com
Делегируйте
Все просто, если необходимо выполнить одновременно две разные задачи необходимо делегировать одну из них. О том, как правильно это делать - здесь.
Оставь время для почты, телефона и прочей "корреспонденции"
Если ты во время выполнения одной задачи будешь постоянно отвлекаться на входящие сообщения это будет все тот же multitasking, просто под соусом коммуникации. Не нужно тут же отвечать на все сообщения и письма. Заранее определи сколько раз в день ты будешь их проверять, это зависит от специфики твоей работы. Поверь самые важные и срочные задачи не передают почтой или сообщением. Точно также можно определить "часы приема" для своих сотрудников. Например, поставь четкое ограничение времени в день когда ты будешь отвечать на вопросы своих подчиненных. Опять же в зависимости от специфики работы отдела и самостоятельности персонала данная цифра будет варьироваться. Поверь после месяца такой практики ты почувствуешь себя гораздо более спокойнее и увереннее. Как бонус сотрудники начнут более четко формулировать свои вопросы, станут более самостоятельными и также начнут планировать свое время более качественно.
Развивая в себе эти навыки ты сможешь значительно увеличить свою эффективность, будешь вдохновлять свою команду на новые свершения и начнешь реально успевать делать больше.