Управление людьми это сложный процесс в котором менеджер выступает дирижером, а люди всего лишь ресурсы в его руках. Но если бы руководить людьми было бы также легко как управлять марионетками, то не было бы миллионов курсов по развитию навыков управления.
Сам по себе процесс управления людьми включает в себя множество функций, навыков и умений, один из них это делегирование.
При делегировании ты как бы передаешь свою задачу другому сотруднику. Но вместе с задачей ты передаешь и ответственность за ее выполнение, а вот дополнительную ответственность конечно никто брать не хочет. Как же давать задания и делегировать так чтобы всем было в кайф?
1. Донеси до своих сотрудников ценность ответственности которую ты передаешь. Возможно люди просто не понимают какие преимущества они получают когда им делегируют задачи. Во-первых это дополнительный опыт и развитие определенных навыков, во-вторых автономность работы, а также увеличение доверия со стороны руководства.
2. Делегируй только тому кто сможет выполнить эту задачу, кому это интересно и тому кого выполнение данной задачи развивает.
3. Следи чтобы делегирование в отделе было равномерным, чтобы все сотрудники получали равное количество текучки. Зачастую мы садимся на шею сотруднику который прекрасно справляется с какой-то задачей и загружаем его по полной, просто потому что он рад быстро и качественно выполнить данную задачу. Но у такого подхода есть последствия - сотрудник рано или поздно выгорит, при его увольнении данную задачу не сможет выполнить ни один член команды. Таким звездам можно делегировать наставничество, таким образом мы и навык развиваем равномерно у всех и нашу звездочку дополнительно мотивируем двигаться вперед.
4. При постановке задачи используй тот же принцип что и при постановке цели - SMART.
Задача должна быть конкретной. На каждую задачу должен быть один ответственный. После постановки задачи убедись устно что тебя поняли, задавая вопрос "Как ты будешь выполнять данное задание?" ты точно поймешь в правильном ли направлении мыслит сотрудник. Данный вопрос сокращает время выполнения в разы и важно донести до сотрудника ценность данного процесса.
Поставь четкий дедлайн и обозначь точку контроля. Например, необходимо закончить задание до 17:00 и отправить все файлы по почте до 17:00. Я наберу тебя в 15:00 уточнить как идут дела. Только себе напоминание не забудь поставить чтобы вернуться в точку контроля.
Назначь измерители выполненного задания, чем они будут детальные тем лучше будет полученный результат. Например, если речь идет о делегировании на удаленке я всегда пишу задание текстом и так как будто делаю запрос для ChatGPT. Только тогда результат будет на 100% удовлетворительным. Если задание более творческое и необходимо проявить себя заранее проговори об этом исполнителю попроси его вложить свои знания и креатив и подойти к процессу более творчески.
Убедись в достижимости данной задачи для сотрудника, достаточно ли у него знаний и ресурсов. Задай уточняющий вопрос "Нужна ли какая-то помощь?". Назначь более опытного сотрудника отвечать на вопросы, но заранее обсуди такую возможность с ним, для того чтобы выполняющий сотрудник знал к кому обратиться в процессе, не дергал тебя по пустякам, а также для развития командной работы и укрепления коммуникации между членами команды.
Обозначь значимость выполнения данной задачи, желательно с этого начать и этим же закончить. Например, для достижения наших плановых показателей в этом месяце нужно чтобы ты провел тренинг для ... ... я уверен в том что это поможет увеличить наши плановые показатели и у тебя все получится! Такой подход позволяет максимально сфокусировать сотрудника на важности задачи и замотивировать его на вклад в общее дело.
5. В конце обязательно контрольный срез - поняли ли вы друг друга. Не стесняйся задавать контрольные и уточняющие вопросы так словно ты разговариваешь с ребенком. Если делать это постоянно и со всеми сотрудниками, они в конце концов привыкнут к тому, что это всего лишь твой стиль общения, а не недоверие к ним. Зато ты точно будешь уверен что все будет сделано по договоренностям. Относись к этому так - если не задашь вопрос в начале чтобы не обидеть, то при плачевном результате точно обидишь и обидишься сам. Потери могут быть велики, поэтому проще один раз всем объяснить что это твой подход и ты так ставишь задачи и каждый раз задавать вопрос "Как ты будешь это делать?"
6. Для того чтобы отработать данный навык и не упускать самые главные принципы постановки задач тренируйся.
7. Не забывай, что делегируя развиваешься и ты сам. Многие из руководителей испытывают массу страхов или установок перед делегированием:
- я сделаю лучше
- я сделаю быстрее
- меня не послушают
- не доделают и бросят
- не хочу брать ответственность за плохо сделанную задачу
- не хочу переделывать за кем-то
- лень обучать и объяснять
- не хочется давать обратную связь в конце
Эти страхи по сути абсолютно деструктивны и факт принятия их позволит отказаться от большинства из них. Выясни какие установки присущи тебе и проработай. Например, я не хочу давать ос после делегирования, и из-за вот этого маленького действия я не делегирую вовсе и делаю все сама или делегирую, но ошибки исправляю за сотрудником не говоря ему не слова. По итогу я измучена, сотрудник убежден что он молодец и не понимает своих точек роста. А причина по сути в том, что я просто не умею давать обратную связь. Соответственно, чтобы поднять навык делегирования на новый уровень мне нужно развивать ос!
Самый главный признак хорошего руководителя это деятельность - учись, пробуй, делай и у тебя все получится. Только с практикой приходит опыт!