В статье рассказали‚ что нужно‚ чтобы подписать любой документ электронной подписью.
Какими бывают электронные подписи
Электронная подпись бывает:
- простой;
- усиленной неквалифицированной;
- усиленной квалифицированной.
Цифровыми аналогами собственноручной подписи являются только последние две.
Усиленная неквалифицированная подпись используется, когда стороны заключили соглашение о чём-то.
А усиленная квалифицированная подпись позволяет подписать документ без предварительной договорённости с другой стороной.
Усиленную квалифицированную подпись можно применять при взаимодействии с партнёрами, сотрудниками, госорганами, контрагентами и для участия в электронных торгах.
Электронная подпись: кому и в каких случаях нужна
Читать по теме
Как выглядит электронная подпись
Электронная подпись представляет собой не графическое изображение, а набор данных. Это не картинка, не оцифрованное изображение собственноручной подписи. Это данные, которые прикрепляются к другим данным в зашифрованном виде.
Электронную подпись нельзя увидеть, но можно проверить, что документ ей подписан. Проверить наличие подписи можно в специальных программах или на Госуслугах.
Как подписать электронной подписью
Весь процесс постановки электронной подписи делается в два этапа:
- Получение открытого, закрытого ключей подписи и сертификата.
- Установка нужных программ.
Некоторые сервисы помогают поставить подпись прямо в браузере. Для этого нужно загрузить документ на подпись в специальную форму на сайте и подключить подпись через программу.
Важно!
Подписывать нужно только полностью готовый документ. Если менять в нём что-то после подписания, то электронная подпись не пройдёт проверку.
Инструкция: как получить электронную подпись
Читать по теме
Подготовка компьютера для электронной подписи
Чтобы подписать электронной подписью, понадобится или специальный сервис, или отдельная программа, или особый модуль — плагин. Свои особенности есть у каждого из трёх вариантов.
1. Веб-сервис
Веб-сервис — самый быстрый способ подписать электронной подписью. Он не требует устанавливать на компьютер специальные программы или что-то менять в его настройках. Можно выбрать из нескольких веб-сервисов, например Контур.Крипто, чтобы подписать документ. Для работы нужна регистрация.
Как подписать:
- Загрузить документ.
- Выбрать нужный сертификат.
- Создать файл подписи.
- Нажать «Подписать».
- Сервис сам создаст папку, в которой будет находиться документ.
- Отправить ссылку на документ получателю.
Документ и его электронную подпись можно скачать на компьютер, когда потребуется. Отправить ссылку получателю документа можно прямо в сервисе. Пакет документов можно отправить и по электронной почте, сперва скачав его на компьютер.
Для подтверждения банковских переводов используют, например, PayControl — это приложение устанавливается на телефон и нацелено, прежде всего, на безопасность транзакций и защиту от мошенников. После его установки электронная подпись привязывается к номеру телефона и к самому устройству, а при попытке платежа система «видит», что транзакцию «подписывает» нужный человек.
2. Программы
Программы, которые требуют установки, позволяют подписать документ в любом формате, включая файлы изображений. Они удобны, когда нужны особые настройки или когда использовать такую программу требует контролирующий орган. Такие программы, как ViPNet CSP, КриптоАРМ, устанавливаются на компьютер.
Как подписать:
- Зайти в программу.
- Выбрать число файлов для подписи, их может быть несколько, включая сразу целую папку с документами.
- Выбрать формат подписи.
- Выбрать сертификат, которым нужно подписать документ.
3. Плагин
Плагин — это специальный модуль, который подключается к основной программе и расширяет её функции. Плагин для Office позволяет подписать документы Word и Excel прямо в документах. Их не нужно никуда загружать, функция подписи будет встроена в популярные программы. Использовать можно, например, плагин КриптоПро Office Signature для Word и Excel, КриптоПро PDF для файлов в .pdf, КриптоПро ЭЦП Browser plug-in для электронных документов, текстовых сообщений, загруженных с компьютера файлов.
Как подписать:
- Открыть документ для подписи.
- Зайти в Главное меню файла, нажать «Сервис», нажать «Параметры», затем — «Безопасность» и «Цифровые подписи».
- Выбрать сертификат электронной подписи.
- Нажать «Подписать».
Итог
Цифровизация значительно упрощает работу с документами. Предприниматели, которые регулярно ставят подписи, часто делают это в цифровом виде, используя в работе квалифицированную или усиленную квалифицированную электронную подпись.
При написании этой статьи мы не сотрудничали с упомянутыми в ней компаниями.
Читайте также:
Подпишитесь на наш канал, если статья была полезной