Найти тему

Формирование и управление управляющей компанией на примере поселка «Хрустальный»

Управляющая компания в загородном поселке - это организация, которая занимается обслуживанием территории, зданий и сооружений поселка.

Отталкиваясь от нашего опыта мы вывели пул основных задач, которые реализовывает УК именно в наших поселках:

  • Уборка и содержание территории (уборка мусора, покос травы, уборка снега и т.д.);
  • Техническое обслуживание зданий и сооружений (ремонт и обслуживание инженерных систем, кровли, фасадов и т.д.);
  • Благоустройство территории, совместно с дендрологом (установка детских площадок, озеленение, ремонт дорог и т.д.);
  • Обеспечение безопасности жителей (контроль доступа на территорию, видеонаблюдение и т.д.);
  • Управление финансами поселка (сбор платежей, ведение бухгалтерского учета и т.д.).
  • Услуги по уборке квартир и домов;
  • Услуги по ремонту и отделке помещений;
  • Услуги по организации праздников и мероприятий.

УК в загородных поселках играет очень важную роль касаемо поддержания порядка и комфорта для жителей. Это тот аспект, который должен волновать каждого девелопера, чтобы людям было удобно жить в поселке. 

Но управляющая компания, безусловно, должна быть профессиональной, компетентной и ответственной. И выстраивает это именно девелопер. 

Для этого ему необходимо сделать несколько шагов. 

1️⃣Тщательный отбор специалистов и персонала, которые будут заниматься управлением поселка. Это должны быть профессионалы с опытом работы в сфере управления недвижимостью и обслуживанием жилых комплексов.

2️⃣Разработать четкие правила и стандарты обслуживания поселка, включая уход за территорией, регулярное обслуживание инфраструктуры, предоставление услуг жителям и контроль за порядком.

3️⃣Предусмотреть регулярную обратную связь с жителями поселка, чтобы выявлять и устранять возможные проблемы или недочеты в работе управляющей компании.

Работу УК необходимо строить с учетом потребностей и интересов жителей, а также с учетом высоких стандартов качества обслуживания👏🏻

В настоящий момент наша управляющая компания занята обслуживанием пяти поселков сети «Хрустальный» - это 19 очередей поселка Хрустальный, Villet, AURA, EcoVille и микрорайон «Хрустальный парк» на Байкальском тракте. За каждым поселком у нас закреплен мастер. Это начальник участка, в подчинении у которого находятся рабочие, - рассказывает Рада Витальевна (директор управляющей компании).

Каждый день, до девяти утра, мастер совершает объезд территории и составляет план на день исходя из перечня работ, которые закреплены в договоре с жителями и тех проблем, которые выявит мастер при объезде территории – где-то ребятишки сломали качели, например, где-то накопился мусор, где-то нужно постричь газон. После этого мастер расставляет рабочих по намеченным объектам, осуществляет контроль рабочего процесса и принимает результат выполненных работ. 

-2

В свое время мы создали управляющую компанию не потому что хотели заработать, а потому что мы не просто строим поселки – мы создаем комфортную среду для загородной жизни. Нам пришлось инвестировать большие деньги в приобретение техники, создание штата профессиональных сотрудников. Тут даже не рассматривался вопрос о прибыли и рентабельности, у нас просто была цель – чтобы построенные нами поселки расцветали, а не увядали. Чтобы наши жители были лишены забот об обслуживании своего дома, о благоустройстве поселка – летом улицы всегда чистые, газоны постриженные,

-3

зимой дороги и тротуары очищены от снега. 

-4

Если дома вышел из строя какой-то счетчик или что-то случилось с водопроводом – наши жители всегда знают кому позвонить. Это позволяет проживать за городом без каких-либо проблем. 

-5

Сейчас нам удалось превратить управляющую компанию в самостоятельный, хорошо работающий механизм.

И вот мы подошли к одному из главных вопросов, волнующий всех девелоперов на начальных этапах: «Сколько нужно времени, чтобы сформировать управляющую компанию?»

Управляющая компания формируется примерно за 5-6 месяцев до ввода здания в эксплуатацию. Ранее это нецелесообразно делать, так как иначе усилия могут быть напрасны: ситуация изменится, сотрудники уволятся, и вам придется заново набирать штат. Директор управляющей компании и главный инженер являются ключевыми фигурами, которые определяют политику управления, от которой будет зависеть и уровень продаж. Если допустить ошибку в выборе инженерного состава управляющей компании, ее директора или способа управления, это серьезно повлияет на продажи в последующих кварталах.

За 5-6 месяцев до ввода в эксплуатацию управляющая компания начинает управлять территорией и участвует в строительном процессе. В частности, она может отвечать за уборку строительного мусора или охрану объекта.

В момент передачи объекта в эксплуатацию, когда дом формально готов, но еще не передан жильцам, управляющая компания уже обслуживает территорию. В этот момент с клиентами заключаются договорные отношения по управлению данным кварталом.

5-6 месяцев отводится на поиск сотрудников, получение лицензии и подготовку необходимых документов, таких как должностные инструкции, технологические карты управления и договоры. 

И конечно, этот срок требует инвестиций в управляющую компанию. Ее создание требует серьезных вложений, включая приобретение минимальной техники, шанцевого инструмента и помещений для хранения или эксплуатации. 

-6

-7

-8

Эти инвестиции должны быть заложены в бюджет параллельно с самим строительством. В противном случае, как и в случае с бюджетом гарантийного ремонта, впоследствии придется искать дополнительные средства для покрытия расходов, связанных с эксплуатацией объекта спустя год после его сдачи, если на эти мероприятия не был выделен бюджет изначально.

  • Управление первой очередью строительства

Относительно наших поселков, мы планируем построить 5 очередей по 10 000 квадратных метров каждая. Продажи каждой очереди займут около двух с половиной - трех лет.

  • Эксплуатация территории до заселения.

А именно, использование рабочих-строителей для эксплуатации территории первой очереди в течение первого года после завершения строительства.

Как правило, это имеет место быть, при условии, что директор компании-застройщика также будет выполнять функции инженера и обеспечивать коммуникацию со строителями. После заселения двух третей населения можно будет нанять основной штат управляющей компании.

  • Оптимальное количество квартир для прибыльной управляющей компании

Управляющая компания для 10 000 квадратных метров изначально будет убыточной. Минимальное количество квартир для приближения к нулевой прибыли составляет около 300.

При среднем платеже в 2,5-3 тысячи рублей с 300 квартир управляющая компания будет иметь доход около миллиона рублей в месяц.

  • Проблемы на начальной стадии

Безусловно, начальных этапах работы управляющая компания может столкнуться с проблемами, и к этому нужно быть готовым. 

Какие встречаются чаще всего:

  • Неполные платежи жителей (30-40%);
  • Задержки с переходом на прямые договоры по коммунальным платежам;
  • Необходимость начисления задолженности по электроэнергии.

Как лично мы с этим справляемся, рассказываем на обучающем курсе

  • Денежный вопрос 

Еще один момент, о котором важно и нужно знать - это деньги. Какая донести ценность жителям и сделать работу прозрачной. 

Управляющая компания должна иметь норму прибыли не менее 15%. Это необходимо закладывать в финансовую модель и отстаивать перед жителями. 

Доказать жителям, что они должны платить управляющей компании, непросто. 

Мы не понаслышке знаем, какой это труд и сколько усилий необходимо приложить для налаживания контакта с жителями.

Мы вывели для себя один способ, который помог наладить процессы коммуникации, и хотим им поделиться с вами, а также рассказать о всех его преимуществах.

  • Сообщество в тг-канале

Зачастую жильцы попросту не видят внутренних процессов работы УК, соответственно думают что они прохлаждаются и ничего не делают, соответственно они не понимают за что платят деньги. 

Сообщества/группы и прочее, позволяют УК и жильцу стать ближе. Показать как решаются те или иные проблемы, с какими трудностями они сталкиваются. Ведь не всегда все зависит полностью от УК, порой в силу посторонних обстоятельств или третьих лиц, у них просто связаны руки, и замедление в выполнении каких-то планов может быть связанно именно из-за этого, а не потому что они не хотят. 

Такие группы помогают держать жителя в курсе, что и где происходит, а также показывать некую отчетность в выполнении тех или иных задач. 

-9

-10

Благодаря этому, значительно растет лояльность жителя к УК, меняются взгляды, и что немаловажно, житель начинает иначе воспринимать управляющую компанию, видеть их действия, реакцию и прочее. 

Это очень качественный ход в коммуникации с жителями загородных посёлков, и формировании единения. 

Обязательно берите на заметку, чтобы не терять время на выяснения и вопросы, показывайте жителям работу изнутри, и выстраивайте сразу добрые и комфортные взаимоотношения с людьми 👌🏻

Если у вас остались вопросы по работе и формированию УК, То пишите их в комментариях, а самые интересные мы разберем в наших соц.сетях. 

Не забудьте на них подписаться, чтобы не пропустить 👇🏻

🔗 ИНСТАГРАМ  

🔗Ютуб  

🔗ТЕЛЕГРАММ

🔗 ВК