У всех проектов есть начало и конец. Они проходят одни и те же этапы управления: инициирование, планирование и выполнение. Проекты - это временные усилия, рожденные для создания ценности, и когда эта ценность достигнута, проект прекращает свое существование. Этот цикл рождения, зрелости и завершения проекта известен как жизненный цикл проекта, или жизненный цикл управления проектом. И задача Projects Manager уметь вести проект через эти этапы.
В этой статье разберем каждую фазу жизненного цикла и то, как вы можете применить ее к своим проектам сегодня и в будущем.
Что такое жизненный цикл проекта?
Жизненный цикл проекта - это фазы проекта, которые необходимы для эффективной реализации этого проекта. Он определяет порядок процессов и фаз, через которые проходит проект по мере его завершения, и описывает высокоуровневый рабочий процесс проекта.
PMI (Project Management Institute) определил эти пять групп процессов управления проектами, или фаз управления проектами, которые вместе образуют жизненный цикл проекта.
- Планирование проекта
- Выполнение проекта
- Мониторинг и контроль проекта
- Закрытие проекта
1. Этап инициирования проекта
Инициирование первого этапа жизненного цикла проекта заключается в заполнении Брифа и PIDa проекта. Бриф заполняет клиент, PID находится в зоне ответственности PM.
Вы систематизируете всю доступную информацию, чтобы определить масштаб проекта, стоимость и ресурсы. Цель этапа инициирования - составить краткое описание проекта и понять, что проект должен сделать и достичь, чтобы быть успешным.
Обычно для этого требуется идентифицировать заинтересованные стороны проекта и убедиться, что все они разделяют одинаковое представление о том, что такое проект и конкретное бизнес-обоснование - проблема, которую проект пытается решить.
Именно на этом этапе инициирования проекта вы также решаете, возможно ли реализовать экономическое обоснование. Как Менеджеру проекта, вам необходимо будет провести адекватное исследование, чтобы определить цели проекта, а затем предложить решение для их достижения.
Ключевые шаги при инициировании проекта
- Определите масштаб проекта и конечные результаты: Какой продукт или услугу необходимо предоставить?
- Проведите технико-экономическое обоснование: какова основная проблема и возможные пути ее решения?
- Сопоставьте высокий уровень затрат и создайте экономическое обоснование: каковы затраты и преимущества решения?
- Определите слабые стороны проекта и возможные проблемы и предоставьте решения, которые могут нивелировать это: Какие решения мы можем внедрить еще до начала проекта?
- Определите заинтересованные стороны: Кто такие люди, на которых влияет этот проект, как он влияет на них и каковы их потребности?
2. Этап планирования проекта
После получения разрешения на переход к этапу инициирования вы можете приступить к планированию проекта, обычно используя инструмент диаграммы Ганта.
Планирование - это когда вы определяете всю работу, которую необходимо выполнить, и создаете дорожную карту проекта, которой вы следуете на оставшейся части проекта. Это когда вы определяете, как вы собираетесь выполнять проект, и отвечаете на эти вопросы:
- Как мы собираемся это сделать?
- Когда мы собираемся это сделать?
- Как мы узнаем, когда закончим?
Ключевые шаги для планирования проекта
- Создайте план управления проектом: Определите этапы, задачи, ограничения и график проекта, а также создайте график проекта с структурой распределения работ (WBS) и диаграммой Ганта.
- Создайте финансовый план: Составьте бюджет проекта и смету расходов, а также план покрытия ваших максимальных затрат с распределением ресурсов между подразделениями.
- Создайте план ресурсов: Создайте отличную команду, наберите и запланируйте ресурсы и материалы, необходимые для реализации проекта.
- Создайте план качества: установите свои цели и показатели в области качества.
- Создайте план управления рисками: Определите возможные риски, предположения, проблемы и зависимости; назначьте владельца; и разработайте план смягчения последствий для того, как вы их избежите / преодолеете.
- Создайте план приемки: определите критерии того, что представляет собой "сделано".
- Создайте коммуникационный план: составьте список заинтересованных сторон и спланируйте частоту общения в коммуникационном инструменте вашего проекта.
- Создайте план закупок: найдите любых необходимых сторонних поставщиков и согласуйте условия.
3. Этап выполнения проекта
Ресурсы распределены и проинструктированы, основные правила установлены, и команда выполняет запланированную работу.
Это та часть жизненного цикла проекта, когда вы, наконец, приступаете к выполнению своего потрясающего плана проекта. Вы подключаете свои ресурсы, вводите их в курс дела, устанавливаете основные правила и знакомите их друг с другом. После этого все приступают к выполнению работ, указанных в плане. Проще простого (теоретически).
Как руководитель проекта, вы переходите от обсуждения проекта и создания документации к получению "зеленого света" для перехода к этапу выполнения. Теперь вы руководите командой и руководите ее реализацией. Вы будете тратить свое время на брифинги, совещания и обзоры и поддерживать проект в рабочем состоянии по мере прохождения жизненного цикла проекта.
Ключевые шаги для реализации проекта
- Лидерство в команде: Сформулируйте видение успеха и дайте команде возможность реализовать его
- Создание задач: Четко определите, что необходимо сделать, и критерии для каждой задачи проекта
- Брифинг по задачам: Убедитесь, что команда четко понимает, что им нужно сделать, и когда им нужно это сделать, путем
- Управление клиентами: Работа с клиентом для обеспечения приемлемости результатов
- Коммуникации: убедитесь, что вы информируете и информируете нужных людей в нужное время по нужному каналу
4. Этап мониторинга и контроля проекта
Собирайте и анализируйте данные для управления проектами, чтобы отслеживать задачи и бюджет в соответствии с первоначальным планом.
Этот этап управления проектом включает в себя отчетность о производительности, а также мониторинг и контроль проекта.
Это означает обеспечение того, чтобы проект шел по плану, а если это не так, контролировать его путем разработки решений, позволяющих вернуть его в нужное русло. Как менеджер проекта, вы будете так или иначе отслеживать и контролировать проект на протяжении всех этапов жизненного цикла проекта.
Во-первых, это означает обеспечение сбора данных для эффективного отслеживания прогресса в соответствии с первоначальным планом.
Во-вторых, это означает сбор данных и сравнение общего прогресса проекта, этапов и выполнения задач, бюджетных расходов и времени, выделенного в первоначальном плане. Сравнивая фактические данные с планом, вы можете определить, достигаете ли вы целей по срокам, стоимости, качеству и показателям успеха или ключевым показателям эффективности (KPI).
И когда вы понимаете, что все идет не совсем по плану, необходимо продумать варианты поворота проекта таким образом, чтобы он по-прежнему обеспечивал то, чем доволен клиент, при соблюдении бюджета, сроков и ограничений по качеству.
Рекомендация: обычно это означает сокращение объема проекта!
Ключевые шаги для мониторинга и контроля проекта
- Управление затратами и временем: Просмотрите расписания и расходы для учета, контроля и отслеживания в соответствии с бюджетом проекта, временными рамками и задачами
- Управление качеством: анализ результатов проекта и обеспечение их соответствия установленным критериям приемлемости
- Управление рисками: мониторинг, контроль, управление и смягчение потенциальных рисков и проблем
- Управление приемкой: Проведите приемочное тестирование пользователей и создайте систему проверки, гарантирующую, что все конечные результаты соответствуют потребностям клиента
- Управление изменениями: Когда проект не идет по плану, управление процессом приемлемых изменений совместно с клиентом, чтобы убедиться, что они довольны необходимыми изменениями
5. Этап закрытия проекта
Во время закрытия проведите обзор, чтобы обсудить сильные и слабые стороны проекта и способы улучшения в будущем.
На завершающей фазе жизненного цикла проекта ваш проект, по сути, завершен, и ваша работа в качестве менеджера проекта подходит к концу. Но проект еще не завершен.
На этом этапе закрытия проекта, пока все не забыли, полезно провести совещание по обзору проекта или вскрытие, чтобы обсудить сильные и слабые стороны проекта и команды, что пошло не так или прошло не так хорошо, и как улучшить в будущем.
Это может быть одним из самых полезных этапов управления проектом, поскольку это прекрасная возможность признать ценных членов команды и отпраздновать успехи.
Ключевые шаги для закрытия проекта
- Анализ эффективности проекта: Это общий обзор того, насколько хорошо осуществлялось управление проектом и были ли точны первоначальные оценки затрат и выгод. Были ли непредвиденные риски? Какие проблемы возникали и насколько хорошо они решались? Был ли изменен план проекта и каким образом?
- Командный анализ: Все ли выполняли то, что им было поручено? Были ли они достаточно увлечены и мотивированы? Оставались ли они скрупулезными и подотчетными? Было ли общение внутри проектной команды здоровым и конструктивным?
- Закрытие проекта: Задокументируйте задачи, необходимые для официального завершения проекта.
- Обзор после реализации: Запишите формальный анализ успехов и неудач, полученные в результате уроки и предложения на будущее. В конце каждого успешного проекта вы узнаете, что всегда остается пространство для совершенствования.