Зачем утруждать себя созданием еще одного документа? Есть клиент, есть примерный план, погнали! Можно же просто начать распределять задачи между командой, приступить к работе и опередить график.
В последнем проекте я словила себя на том, что проект сбился с пути, я выгорела и потеряла понимание, чего хочет от меня клиент. Хотя все вроде шло по плану и были даны четкие ТЗ и обозначены временные рамки. Почему мы создали результат, который выходит за рамки обговоренных задач и сорвали все дедлайны?
Правда в том, что если что-то не задокументировано, скорее всего, люди не знают об этом.
Что такое документ об инициировании проекта (PID)?
Документ о начале проекта определяет масштаб проекта, этапы и критерии успеха проекта. Он также устанавливает контекст проекта и определяет роли и обязанности членов команды. Менеджер проекта обычно создает PID на этапе начала проекта жизненного цикла проекта, чтобы задать тон, контекст, ожидания и ограничения для усилий.
1 шаг: Определите контекст проекта
Как видите, на этом шаге ничего сложного нет. Общая информация о проекте собирается при первом контакте с клиентом.
2. Определите параметры проекта
Вот тут интереснее. Привела вам пример с ответами от клиента и мы уже видим, что в этап планирования необходимо будет включить время на согласование каждого этапа с клиентом. И скорее всего, временная шкала в голове клиента не совпадает с реальными временными затратами на реализацию задач. Но подробнее раскроем это в следующих шагах.
3. Определите специфику требуемых результатов
Вы и ваша команда должны точно понимать, что нужно сделать, чтобы этот проект был успешным. Посмотрите на пример специфики требований в одном из моих проектов.
Критично важным для реализации проекта оказалось обозначить, что оказывается нужно нанимать дополнительных подрядчиков (таргетолога и диза). Потому что Project Manager обладает техническими навыками, конечно, но он не швец и жнец, и на дуде игрец. Реализовывать проект в одиночку, без помощников и подрядчиков - это прямая дорога к выгоранию и закапыванию в технических деталях вместо управления проектом.
4. Определите структуру разбивки проекта и план выделения ресурсов
Важно, чтобы команда четко представляла, как выполнять конечные результаты проекта. Это включает в себя разделение проекта на более мелкие задачи и определение того, кто что делает. Вот пример разбивки проекта:
Конечно, план проекта и график PM будет делать отдельно, но примерно сделать разбивку стоит уже сейчас. Потому что, как мы видим в моем проекте, даже при всем желании не получается уложиться в 14 дней. Конечно, мы можем сократить время на согласование и делать это с клиентом быстро. Также чтобы клиент понимал, когда ему нужно выделить время на согласование, чтобы забить себе это в расписание еще до начала проекта. Иначе мы попадем в ситуацию, когда нам по графику нужно согласование клиента, а клиент загружен своим расписанием и у него просто нет времени целую неделю на вас. А ответственность за дедлайны на PM.
5. Определите, кто есть кто
Важным аспектом документа об инициировании проекта является структура проектной команды (как внутренней, так и внешней). Кто работает в команде? Кто может утверждать документы до их передачи клиенту? С кем на стороне клиента необходимо проконсультироваться перед подписанием? Установление этих каналов связи поможет избежать недоразумений в дальнейшем.
Диаграмма RACI - отличный инструмент для документирования этих зависимостей. Диаграмма RACI описывает, кто есть / должен быть:
6. Определите риски, допущения, проблемы и зависимости
И последнее, но не менее важное: обязательно включите в PID обзор известных рисков и ограничений. Проекты могут быть сложными по разным причинам, и полезно все тщательно продумать, предвидеть риски и проблемы проекта и разработать стратегии смягчения последствий.
Вот что получилось у нас в проекте после заполнения предыдущих шагов:
Главная проблема, которая стала очевидна после заполнения PIDа, что клиент не готов платить за дополнительных специалистов, надеялся, что Project Manager сделает все сам. И если так, то это приведет к срыву дедлайнов и выгоранию PM. Как собственно и произошло в процессе. Но если бы был PID в начале проекта, эти проблемные места можно было уладить и согласовать до начала сотрудничества. Вот вам и еще один никому не нужный документ. Ха-ха
И последнее, что важно после составления PID, это согласовать его с клиентом. Не забудьте поделиться им также со своей командой.
