Цель статьи — показать, как использование ТГ-ботов способно помочь в автоматизации бизнес-процессов компании. Статья предназначена для руководителей и топ-менеджеров компаний, ИТ-менеджеров и всех, кто заинтересован в повышении эффективности и оптимизации рабочих процессов с помощью современных технологий.
Телеграм-боты — это программные приложения, которые взаимодействуют с пользователями через мессенджер Телеграм. Они могут выполнять различные задачи, такие как предоставление информации, автоматизация процессов, управление данными и многое другое. В условиях быстро меняющегося бизнес-ландшафта ТГ-боты становятся важным инструментом для повышения эффективности и гибкости компаний.
В моем департаменте существует большой бэклог задач по автоматизации текущих процессов. Многие из этих задач «живут» в бэклоге уже давно, имеют не самый высокий приоритет и вряд ли были бы решены в ближайшее время. Одна из них — удобное и оперативное получение отчетов и ключевых показателей топ-менеджментом компании. Задача была решена ранее, но не самым удобным способом. Изначально часть отчетов отправлялась на электронную почту по расписанию, что создавало значительные задержки. Причем топ-менеджеры часто сталкивались с ситуацией, когда им требовались данные вне запланированных рассылок. Дополнительно многие запросы на получение специфической аналитики предполагали ручную подготовку специалистами, а это увеличивало временные затраты и снижало оперативность принятия решений. Подобные недостатки старой системы привели к поиску новых вариантов для автоматизации получения отчетов и данных. Воспользовавшись опытом коллег, я решил рассмотреть ТГ-ботов как инструмент для быстрого и эффективного решения таких задач. Телеграм оказался идеальным выбором для автоматизации бизнес-процессов по нескольким причинам. Во-первых, Телеграм доступен на любых мобильных устройствах и уже установлен у всех потенциальных конечных пользователей. Это особенно важно для акционеров компании, которые не сидят в офисе за компьютером и почти не пользуются учетной системой компании: они постоянно в разъездах, а мобильный или ноутбук всегда с собой. Во-вторых, ТГ-боты достаточно легко разрабатывать и внедрять. Существует множество библиотек и фреймворков, упрощающих процесс создания ботов, и в результате компании могут быстро начать использовать их для решения своих задач. В-третьих, разработка и поддержка обходится дешевле, чем создание полноценных мобильных или веб-приложений, что делает их привлекательными для компаний с ограниченным бюджетом. Наконец, ТГ-боты могут выполнять множество задач — от предоставления информации до сложной интеграции с другими системами, и они легко настраиваются под специфические потребности бизнеса.
Что нужно учесть
Цель любой автоматизации — максимально эффективно решать задачи и улучшать рабочие процессы. При создании и внедрении ботов, мы выделили основные принципы, которые позволяют это делать.
Удобный и интуитивно понятный интерфейс. Мы уделили большое внимание UX/UI при разработке функционала и интерфейса для наших ботов, поскольку далеко не все конечные пользователи являются продвинутыми пользователями. Первоначально мы столкнулись с проблемой, что пользователи избегают применения инструмента, если интерфейс неудобен или непонятен. Поэтому мы активно собирали обратную связь и вносили изменения для улучшения юзабилити. Теперь пользователи охотно работают с ботами, а сарафанное радио привлекает все больше сотрудников к этому процессу.
Персонализация и настройки позволяют каждому сотруднику настроить бота под свои индивидуальные потребности. Например, руководители имеют возможность задавать параметры отчетов, такие как период, по которому необходимо получить данные, выбор конкретных клиентов или продуктов для анализа. Таким образом можно быстро получать именно информацию, необходимую для принятия решений.
Интеграция с учетными системами в реальном времени позволяет пользователям получать актуальную информацию и оперативно реагировать на изменения. Например, руководители могут мгновенно запрашивать данные по ключевым показателям и получать их в формате текстового сообщения или файла (скажем, Excel), что особенно удобно для работы с большим объемом данных. Пользователи должны иметь возможность реагировать на любые события учетной системы, требующие их участия, не заходя в саму систему. Это значительно ускоряет процесс утверждения и делает его прозрачным, так как все действия фиксируются и легко отслеживаются....
