Автоматизация HR-процессов — это применение информационных технологий для решения рутинных задач рекрутингового отдела. Менеджеры публикуют вакансии, отбирают, собеседуют и нанимают персонал, обучают новичков и помогают им адаптироваться на рабочем месте, разрабатывают и внедряют системы мотивации, организуют тимбилдинги, следят за соблюдением трудового законодательства. И это далеко не полный список обязанностей эйчаров. Большинство процессов типовые — повторяясь изо дня в день они утомляют и ведут к выгоранию. Чтобы освободить сотрудников от рутины, их труд автоматизируют.
КОМУ И ЗАЧЕМ ЭТО НУЖНО?
Если компания небольшая, до 50 сотрудников, и в штате всего один-два HR-специалиста, нет активного набора персонала или работы с уже текущим, а также отсутствует нагрузка по процессам, то внедрение HRM-системы вряд-ли будет оправдано. Задуматься об автоматизации работы для HR стоит на будущее, когда бизнес масштабируется. Использовать специальные онлайн-сервисы, программное обеспечение и чат-боты оправдано, если штат компании состоит из 100 и более человек, есть отдельный департамент по управлению персоналом, менеджеры которого всегда загружены. Т.к. рутина включает однотипные операции, внимательность эйчаров притупляется. Они устают, перестают концентрироваться на важном, упускают детали. Дело не в том, что специалисты плохие — так устроена психика.
С помощью программ для HR-автоматизации можно значительно упростить следующие процессы:
- привлечение, отбор и найм персонала;
- адаптацию сотрудников — только нанятых или при переводе на новую должность;
- сбор аналитики по действующему персоналу — для отчетности и принятия управленческих решений;
- внутреннюю коммуникацию и сбор обратной связи;
- оценку KPI за период и постановку целей развития;
- управление навыками и компетенциями, карьерой и планом развития;
- управление кейсами в команде;
- контроль и учёт рабочего времени, отпусков и т.п.
Переходить к автоматизации HR-процессов компании нужно постепенно — процесс за процессом, задача за задачей, а не всё сразу. Иначе она не упростит работу эйчаров, а наоборот, усложнит ситуацию.
КАКИЕ ВЫГОДЫ ПОЛУЧАЕТ БИЗНЕС?
Чтобы автоматизировать работу рекрутингового отдела, понадобится купить программное обеспечение, привлечь или «вырастить» специалистов для его внедрения и обслуживания. Считайте, это не трата денег, а инвестиция.
При грамотном подборе и настройке HRM-система позволяет экономить финансы. Кроме того, она выполняет следующие функции:
- Повышает скорость решения повседневных задач. Благодаря системе автоматизации HR на коммуникацию с кандидатом рекрутеру понадобится не 3 часа, а 15-20 минут. Как следствие, специалист может участвовать в стратегических проектах, не отвлекаясь.
- Собирает аналитику для объективных решений по управлению персоналом. Когда информации нет, менеджерам приходится либо действовать интуитивно (в половине случаев это срабатывает не в пользу компании), либо тратить много времени на сбор и анализ данных. HRM-система это делает самостоятельно и презентует в виде понятных схем, графиков, диаграмм.
- Повышает лояльность сотрудников и уменьшает текучесть кадров. Сотрудники могут быстро получить обратную связь по насущным вопросам, посмотреть количество дней отпуска и другую важную информацию.
- Ускоряет подготовку новичков к самостоятельной работе (быстрая адаптация). Для этого в системе HR-аналитики и автоматизации создается процесс онбординга с напоминаниями и подсказками по текущим задачам, сотрудник не чувствует себя брошенным.
- Позволяет собирать команды и развивать новые знания и навыки у сотрудников, организовывать процесс обучения в режиме онлайн. Это особенно актуально для удаленных команд и представительств в разных городах, странах.
Среди популярных инструментов — системы выстраивания HR-воронок вроде «Поток», Talantix, Huntflow, кадрового электронного документооборота, корпоративные мессенджеры, системы контроля и учёта рабочего времени, типа TimeControl или «Стахановец».
ЧТО НУЖНО ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ HR-АНАЛИТИКИ И ДРУГИХ ПРОЦЕССОВ
К выбору инструментов и платформ нужно подходить серьезно — компания будет с ними работать как минимум несколько лет.
Начните с простого: выпишите в отдельном файле все процессы, возложенные на HR-отдел. Далее сгруппируйте их по категориям, например, «Рекрутинг», «Опрос», «Обучение» и т.д. Затем составьте список конкретных задач в управлении персоналом, которые было бы неплохо автоматизировать. Теперь расставьте приоритеты, чтобы не превращать оптимизацию в хаос. Попробуйте группировку по принципам:
- очень важно и срочно;
- важно, но не срочно;
- срочно, но не важно;
- не срочно, но желательно.
Прежде чем приступить к автоматизации HR-процессов обучения и прочего, оцените, как сейчас это работает в компании. Построены ли бизнес-процессы? Нет ли пробелов между отдельными составляющими? Реально ли это оптимизировать и сделать так, чтобы система работала без или практически без вмешательства? Если да, переходите к следующему пункту. Если нет, то возвращайтесь к началу, потому что без прописанных, понятных бизнес-процессов автоматизировать рекрутинг бесполезно.
Обязательно пропишите список требований к системе. Например, удобная структура и навигация, в которой можно разобраться сразу, интуитивно, без длительных инструкций. Изучите актуальные предложения систем на рынке. Проанализируйте их на соответствие вашему списку потребностей, если нужно — пообщайтесь с представителями продуктов, чтобы уточнить детали. Не лишним будет запросить демо-версию, если таковая имеется и поинтересоваться тестовым режимом. Помните, не всё сразу будет работать идеально. Так бывает, это нормально.
