Виртуальная АТС: зачем она нужна бизнесу?

На 2024 год более 5 млн. юридических лиц по всему миру подключают облачную АТС, чтобы бы модернизировать экономику своего бизнеса.

Разбираемся, сколько стоит технология Zvonobot и сколько она приносит прибыли.

В 1896 году Михаил Фрейденберг получил английский патент на систему АТС для станции до 10 000 номеров.

Что такое виртуальная АТС?

АТС - это телефонная система, соединенная через интернет, а не традиционные телефонные линии. Основные функции системы размещены на серверах провайдера и доступны через онлайн пространство.

Первая АТС была запущена в коммерческое использование в 1892 году в Ла-Порте (штат Индиана).

В 2024 году ни один современный бизнес не обходится без услуги виртуальной АТС. Такой IT продукт настраивается всего за 1 день и работает 10-летиями, чтобы работа офиса не выбивалась из привычного ритма, а клиенты могли быстрее получать ответ на свой запрос.

До начала 2000-ых гг. компании закупали устаревшие АТС - проводные телефоны с громоздкой инфраструктурой в офисе. Установка такой АТС оценивалась в 100 000 рублей. Не все компании могли позволить АТС и дело даже не в экономической причине. Для стабильной работы АТС требовались бы штатный сисадмин или человек на подряде с отдельным бюджетом на зарплату от 120 000 рублей.

Но в 2010-е гг. на смену железных АТС пришли виртуальные. По данным J’son & Partners Consulting, в 2014 году рынок услуг виртуальных АТС в России насчитывал 72 000 компании, в числе которых сервис Zvonobot, сохраняющий ведущие позиции среди конкурентов.

Начать работать с современной АТС можно с минимальным набором оборудования. Вам понадобятся мобильный телефон, ноутбук, наушники, а также подключение к интернету.

Стоимость IT - телефонии от 500 рублей в месяц. B тариф могут входить:

• Бесплатный звонок любому сотруднику;
• Многоканальный номер;
• Работу из любой точки мира и еще более 100 функций.

При этом, телефония АТС не требует постоянного обслуживания, ведь компания, предоставляющая услугу, сама контролирует работоспособность технологии 24/7.

Как работает виртуальная АТС?

Рассмотрим пошагово работу телефонии АТС от Zvonobot.

1. Клиент находит номер компании в интернете, набирает цифры и совершает звонок. Система занимается обработкой звонка и рассчитывает, с каким сотрудником соединить абонента.
2. В это время клиент прослушивает приветствие от голосового робота или попадает на голосовое меню с возможностью ввода информации на клавиатуре телефона.
3. Далее идет переадресация вызова на определенный канал, в зависимости от настроек сервера. Вызов может идти на телефон, компьютер, планшет, стационарный номер офиса.
4. Система включает запись разговора и сохраняет информацию по вызовам. Статистика позволяет проанализировать, какие звонки эффективные, какие стоит обсудить на совещании с менеджерами.
5. Также виртуальная АТС отлично работает в связке с CRM системой. Вы получаете полную историю общения с клиентом.

Настроить голосовое меню - очень просто! Можно посмотреть короткую видеоинструкцию или обратиться к личному менеджеру. Его контакты указаны в личном кабинете пользователя.

Достоинства и недостатки ВАТС

Дмитрий Блинов аккаунт-менеджер Zvonobot

Эксперт рассказал, какие преимущества услуги АТС отмечают его постоянные клиенты и что требуется предпринять для избежания технических сбоев.

Достоинства:

• Голосовой робот с приятной речью может проинформировать клиента. Например, расскажет о статусе заказа;
• Позволяет бесплатно звонить по внутренним номерам в любой точке мира;
• Переадресация номера, чтобы ни один сотрудник не пропустил звонок от важного клиента;
• Сегментация контактов с речевой аналитикой, чтобы сотрудник мог определить, с какого канал пришел лид.

Недостатки:

1) Услуга облачной АТС требует стабильного интернет-соединения.

Лучше использовать только надежного провайдера, а также резервное интернет-соединение для бесперебойной работы сервиса.

2) Использование облачных технологий может вызвать опасения по поводу политики конфиденциальности и персональных данных.

Zvonobot проводит аудит и применяет методы шифрования, чтобы сохранить данные клиента в безопасности.

3) Внедрение АТС и интеграция требуют времени на обучение сотрудников.

Zvonobot предоставляет понятные юзергайды и поддержку для ваших сотрудников, чтобы процесс перехода был максимально простым.

Как виртуальная АТС помогает экономить бизнесу?

Обработка речи абонента, интеграция с CRM системой, выгодный тариф и бесплатное обслуживание виртуальной телефонии - полезные, но, пожалуй, не уникальные функции виртуального решения.

Zvonobot внедрил качественную IP телефонию и коллтрекинг, чтобы бизнес мог увеличивать продажу продукта любой позиции.

IP телефония - это система с возможностью использования многоканального виртуального телефонного номера, который присваивается юридическому лицу компании. Виртуальный номер позволяет избавиться от стационарных телефонов, сэкономив на привычной связи до 70%.

Коллтрекинг - это виртуальный способ отслеживания каналов лидогенерации, с которых приходят клиенты, совершившие звонок. Сотрудник сможет определить сегмент клиента еще до поднятия трубки.

Функция коллтрекинга анализирует, какие площадки наиболее и менее эффективные. Таким образом, вы будете меньше тратить бюджет на рекламные каналы

Виртуальный номер можно использовать для любого бизнес сегмента, даже предпринимателям с молодым проектом. Например, стартапы могут начать работу с минимальными вложениями в инфраструктуру и быстро масштабировать операции.

Переход на тариф виртуальной АТС позволил стартапу значительно сократить расходы на телефонную связь, сэкономив 252 000 рублей в год. Кроме этого, бизнес получил доступ к современным функциям.

КЕЙС СТАРТАПА: производство и продажа зарядных станций для электромобиля холодным клиентам.

Исходные данные до подключения услуги виртуального номера:

• Стартап с 10 сотрудниками;
• Ежемесячные расходы на традиционную телефонную систему: аренда оборудования и обслуживание — 30 000 рублей;
• Ежемесячные расходы на телефонные звонки — 20 000 рублей;
• Переход на виртуальную АТС с ежемесячной платой — 15 000 рублей;
• Ожидаемое снижение расходов на телефонные звонки при использовании виртуальной АТС — 30%.

Расходы на тариф традиционной телефонной системы:

- Аренда оборудования и обслуживание номера:

30 000 рублей в месяц

- Звонки:

20 000 рублей в месяц

- Общие ежемесячные расходы:

30 000 + 20 000 = 50 000 рублей

Расходы на тариф виртуальной АТС:

- Ежемесячная плата за виртуальную АТС и многоканальный номер:

15 000 рублей

- Расходы на телефонные звонки (уменьшенные на 30%):

20 000 * 0.7 = 14 000 рублей

- Общие ежемесячные расходы:

15 000 + 14 000 = 29 000 рублей

Ежемесячная экономия с подключением тарифа:

- Разница между традиционной системой и виртуальной АТС:

50 000 - 29 000 = 21 000 рублей

Годовая экономия после подключения:

- Ежемесячная экономия умноженная на 12 месяцев:

21 000 * 12 = 252 000 рублей

С виртуальной телефонией можно легко добавлять новые линии и сотрудников по мере роста бизнеса без необходимости дополнительных капиталовложений.

С виртуальной телефонией можно легко добавлять новые линии и сотрудников по мере роста бизнеса без необходимости дополнительных капиталовложений.

Что такое виртуальный номер?

Виртуальный номер – это телефонный номер, связь которого не привязана к физической телефонной линии или местоположению. Номер функционирует через интернет и настраивает переадресацию звонков на любое устройство: мобильный телефон, стационарный телефон или компьютер.

Зачем виртуальный номер для АТС?

1. С виртуальным номером сотрудники принимают и совершают звонок независимо от местоположения, что особенно важно для удаленной работы в ИТ компании и распределенных команд.
2. Виртуальный номер - качество бренда компании. Юридическое лицо выбирает номер с кодом любого города или страны. Это создает впечатление локального присутствия в различных регионах. Подойдет для компании, работающей на международном уровне.
3. Виртуальный номер сопровождаются дополнительными функциями: голосовая почта, переадресация и запись звонка, автоответчик. Также вы можете настроить автоответчик, чтобы приветствовать абонента и предлагать ему варианты меню для быстрого направления к нужному отделу или сотруднику.

Виртуальная и облачная АТС — одно и то же?

Виртуальная и облачная АТС часто используются как синонимы, поскольку системы работают через интернет и предоставляют функции традиционной АТС без необходимости в физическом оборудовании на месте.

Основное различие в терминологии - облачная АТС управляется в облаке провайдером, а виртуальная АТС не требует физического оборудования у пользователя.

Какую виртуальную АТС выбрать?

При рассмотрении услуги виртуальной АТС в интернет пространстве важно учитывать потребности бизнеса.

Компания Zvonobot проводит бриф опрос клиента и декомпозируется основную цель бизнеса на этапы адаптации АТС под инфраструктуру компании.

Функции телефонии Zvonobot включают:

• автоответчики;
• голосового робота и голосовую почту;
• запись звонков и поддержку мобильных приложений;
• круглосуточную техническую поддержку.

Как подключить ВАТС?

На сайте Zvonobot можно посмотреть подробные описания услуги и возможностей системы, тарифные планы и преимущества использования облачной АТС для бизнеса.

После ознакомления с информацией клиенту нужно зарегистрироваться на нашем сайте и создать учетную запись.

После регистрации клиенту следует выбрать подходящий тариф, исходя из потребностей бизнеса. На этом этапе можно обратиться за консультацией к менеджерам, которые помогут подобрать оптимальный вариант.

Менеджер соберет данные, настроит систему, познакомит с админкой, создаст внутренние номера для сотрудников, отладит переадресацию звонков, а также настроит интеграцию с CRM.

Настройка виртуальной АТС

1. Специалисты анализируют потребности компании, определяют количество линий, функции (автоответчик, запись звонков, переадресация) и интеграции с другими системами (CRM, ERP).
2. Менеджеры регистрируют учетные данные компании в системе облачной АТС и предоставляют доступ к администраторской панели.
3. В администраторской панели настраивается внутренний виртуальный номер для сотрудников, а также компонуются вызовы и распределяются звонки.
4. Техспециалисты определяют правила переадресации звонка для различных сценариев. Например, в нерабочие часы, при занятой линии, при отсутствии ответа и пр.
5. Далее подключаются необходимые API или плагины для бесшовной работы номера. После завершения настройки телефонии тестируется связь и проверяется работа настроенных функций.

Коротко о главном:

• Установка облачной АТС выгодна для бизнеса любого масштаба, так как связь обеспечивает значительную экономию, гибкость, современные функции и высокую надежность. Этот позволяет предпринимателю сосредоточиться на основном бизнесе, улучшая при этом офисную коммуникацию и обслуживание клиентов.
• Виртуальный номер — это телефонный номер, который не привязан к физической телефонии или месту связи. Номер связан с АТС для обработки и переадресации звонков через автоматическую телефонную систему.