К предпринимателям, у которых есть работники, всегда может прийти трудовая инспекция с проверкой. А если кто-нибудь из них напишет жалобу, то внимания ведомств точно не избежать.
Для того, чтобы развивать бизнес, не переживая о возможных проверках и штрафах, все проблемы нужно предупреждать заранее. И в этом вам поможет наша статья.
Сегодня мы расскажем о пяти частых проблемах с кадровыми документами, с которыми сталкиваются работодатели в 2024 году. Листайте, читайте и работайте без ошибок.
Не забудьте подписаться на Чёрную Бухгалтерию в Дене, чтобы следить за другими полезными публикациями для бизнеса:
Неознакомление сотрудников с локальными нормативными актами
Одно из самых частых нарушений, выявляемых в ходе проверок трудовой инспекцией — когда работодатели не ознакамливают своих сотрудников под роспись с локальными нормативными актами.
За несоблюдение требований работодатель может быть привлечен к административной ответственности и наказан штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- От 1000 ₽ до 5000 ₽ — для должностных лиц и тех, кто осуществляет предпринимательскую деятельность без юридического лица;
- От 30 000 ₽ до 50 000 ₽ — для юридических лиц.
Отсутствие обязательных документов
Законодательство не дает четкого перечня обязательных кадровых документов, однако его можно составить, основываясь на информации трудовой инспекции. Сохраните, чтобы не потерять:
- Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
- График отпусков;
- Трудовые книжки и книги по их учету;
- Табель учета рабочего времени;
- Штатное расписание;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение по обработке персональных данных;
- Документ об утверждении формы расчетного листка;
- Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов;
- Положение об охране коммерческой тайны (если такая имеется);
- График сменности (если применяется сменная работа);
- Документы, относящиеся к воинскому учету граждан;
- Приказы (распоряжения);
- Журналы и книги учета в организации.
С 1 января 2024 года в России действуют изменения в трудовом законодательстве, которые затрагивают и кадровый учет. Вы можете узнать об этом больше из нашей статьи, посвященной этой теме:
Отсутствие учёта рабочего времени сотрудников
Табель учета рабочего времени — обязанный документ. Помимо того, что ему уделяет внимание трудовая инспекция, основываясь на табеле происходит начисление и выплата заработной платы.
При выявлении отсутствия табеля, работодателя могут привлечь к ответственности сразу за несколько нарушений. А именно за:
- Нарушение законодательных актов о труде;
- Грубое нарушение правил бухгалтерского учета;
- Непредставление документов, связанных с уплатой страховых взносов.
Если вы не хотите тратить время на подобные задачи, то всегда можете доверить их команде Чёрной Бухгалтерии. У нас есть универсальный тариф «Кадровый учет», в который входит учет рабочего времени по стандартному и сменному графику.
Неверное определение системы оплаты труда
Система оплаты труда — это правила учета работы и исчисления заработка работников.
При ее выборе важно помнить, что сотрудники, которые выполняют работу одной квалификации и в схожем объеме, должны получать равную оплату.
Система оплаты труда может быть:
- Повременной (зарплату рассчитывают за отработанное время по окладу или тарифной ставке);
- Сдельной (зарплата зависит от объема выполненной работы (сдельную стоимость за единицу продукции умножают на ее количество);
- Смешанная (повременно-сдельная) — при ней важно учитывать особенности оплаты труда по каждой из двух систем.
Отсутствие системы хранения документов
У каждой оранизации должна быть налажена система хранения документов, а также назначен ответственный за это сотрудник. При этом в ней должен существовать архив документов, для которых предусмотрен обязательный срок хранения.
- Документы налогового и бухгалтерского учета хранятся от 1 года до 75 лет после завершения отчетного периода (в зависимости от конкретного документа);
- Документы кадрового учета хранятся некоторое время после исполнения договора или увольнения сотрудника.
К частым проблемам предпринимателей, связанным с организацией хранения документов, можно отнести: отсутствие их классификации и архивации, несоблюдение условий хранения и неиспользование электронных систем.
Если вы хотите развивать любимое дело, не отвлекаясь на сложности кадрового учета и проблемы с ФНС — обратитесь к Чёрной Бухгалтерии!
Наша команда заберет на себя ведение кадрового учета, расчет налогов и взносов, подачу отчетности, коммуникацию с ФНС и другие задачи, чтобы вы работали без ошибок и штрафов.
Узнайте больше о компании, ознакомьтесь с услугами и оставьте заявку уже сейчас — на сайте чёрнаябухгалтерия.рф.
