Ошибаются все. Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Ошибки – это опыт. Забудьте эти слова.
Ошибка в тендерах – это почти всегда отклоненная заявка или нежелательный контракт, а это упущенная выгода. Любые упущенные деньги, особенно на начальном этапе, критичны для предпринимателя.
Рассмотрим основные тендерные ошибки, которые совершает бизнес, только-только погружаясь в мир госзакупок.
Здесь не будет системных ошибок, будь то игнорирование аналитики, неправильный поиск торгов, неверное построение тендерного отдела или отсутствие внятной стратегии участия.
Подробно о системных ошибках мы говорили в материалах о причинах тендерных поражений, о выборе агрегатора и о стратегии.
Данный материал – об ошибках несистемных, зависящих от человеческого фактора, избежать которых намного проще.
Ошибка №1 – отсутствие товара и хватание за все, что блестит.
Суть. Одна из самых распространенных и болезненных ошибок предпринимателя. Найдя выгодный тендер, участник понятия не имеет как будет исполнять контракт, Политика «выиграем, а потом разберемся» рано или поздно приведет в лучшем случае к исполнению контракта на невыгодных условиях, ведь цена товара может поменяться в минуту. А в худшем случае – это невозможность поставить товар (ведь его, как выяснилось, нет на рынке) и РНП.
Сюда же – полное непонимание своей ниши, ее основных игроков, сроков, технических характеристик товара. Игнорирование всего, кроме цены.
Кейс. Великолепная история с просторов Сети о противогазах лучше других подходит под кейс такой ошибки. Участвуя в тендере на поставку противогазов, поставщик радостно потирал руки, когда второй участник сильно заранее прекратил подачу ценовых предложений в аукционе. Предвкушая миллионную прибыль, потенциальный поставщик позвонил на завод, выпускающий эти противогазы (единственный в России).
Да, готовы поставить, срок – 6 месяцев. Долго их очень изготавливать. А первая поставка по контракту – через месяц. В результате участник №1 выкупил эти противогазы… у участника №2, который был прекрасно осведомлен о ситуации на рынке, сам связался с победителем и вломил такую цену, которая кратно превысила цену тендера.
Как избежать. Здесь два варианта, в зависимости от ниши и состояния рынка. Первый и лучший – заранее положить искомый товар на склад, Вы прекрасно знаете его цену, во сколько обходится хранение и как долго он может храниться. Это позволит гибко управлять ценой и принимать решение, будучи уверенным в исполнении контракта и взаимовыгодном сотрудничестве с заказчиком.
Второй вариант – обзавестись проверенным поставщиком, который по первому требованию привезет искомый предмет закупки именно по той цене, о которой вы договорились заранее. Уверенность должна быть 200-процентной, иначе придется экстренно искать товар, ведь сроки у контрактов ограничены.
Ошибка №2 – азарт.
Суть. Наступило время аукциона, все расселись по местам, началась борьба. И тут вступает в силу принцип казино – поставщик напрочь забывает о собственной точке безубыточности, дороговизне логистики, да обо всем. Главное – обскакать этого назойливого участника №5, который вот уже битый час перебивает нашу цену. Еще снижение, еще, еще… Фух, перебили, торги кончились, мы – победители. С дырой в бюджете.
Кейс. Вполне реальная история из моей практики, когда крайне узкая сфера деятельности привела к тому, что в торгах на выполнение определенных услуг физически могло участвовать 4-5 компаний по всей стране. При этом 2 их них были соседями по региону. Регулярно общались о тенденциях рынка, но оставались конкурентами и страстно желали насолить друг другу. И настал он – аукцион, в котором у каждого из участников была четкая уверенность в том, что напротив – тот самый назойливый сосед.
Директора, который управлял ценообразованием и точно знал свою точку безубыточности, вскоре было не узнать. С остервенением перебив в очередной раз предложение конкурента и победив, 2 минуты он был самым счастливым человеком на Земле. Пока не пришло осознание, что контракт будет крайне убыточен для его компании. Стоит ли говорить, что вторым участником оказался вовсе не тот конкурент.
Как избежать. Все предельно просто. Заранее считайте свою точку безубыточности и никогда ее не превышайте. Это бизнес, а не поле боя, и во главе угла любого бизнеса стоит прибыль, а не медаль за первое место.
Ошибка №3 – неправильное заполнение заявки и невнимательность.
Суть. Поначалу ничего не понятно. Какие-то формы, декларации, документы по списку. Внимательно читаем извещение, не понимаем ничего или понимаем лишь частично. Игнорируем возможность проконсультироваться, не пытаемся искать практики и не отправляем запрос разъяснений.
Хорошо, если первые заявки будут-таки заполнены верно (тем более, что законодательство все упрощает и упрощает процедуру подачи заявки), но! Как водитель после первых месяцев вождения уже считает себя профессионалом, так и тендерный специалист после первых успешных заявок будет читать документацию вскользь. Если я уже подавал такую заявку, если текст везде одинаковый, если мне лень перечитывать формы, предоставленные заказчиком – зачем напрягаться? При таком подходе рано или поздно случится катастрофа.
Кейс. Ошибки могут быть выявлены не только на стадии подготовки и подачи заявки, но и в дальнейшем – на приемке. Не разобравшись с ГОСТами и не зная, что заказчики очень любят указывать уже не существующие стандарты времен Никиты Сергеевича Хрущева, участник может наобещать в своем предложении поставить товар, который будет таким ГОСтам соответствовать. И если не исправить такую ошибку до окончания подачи заявок (делается это очень просто – пишется запрос разъяснений, и заказчик молча меняет устаревший ГОСт на актуальный), можно при дальнейшей поставке нажить себе немало проблем..
Как избежать. Предельно внимательно читать даже документацию по процедуре, в которой участвовали десяток раз. Постоянно изучать законодательство. Перепроверять все по нескольку раз, лучше чтобы заявку утверждало несколько сотрудников. Если что-то непонятно – отправлять запрос разъяснений положений документации, даже если ваш вопрос вам самим кажется глупым. При полном непонимании того или иного момента в заполнении заявки можно проконсультироваться.
Таковы типичные ошибки новичков. Избежать их позволит не столько опыт, сколько грамотный подход к участию и холодная голова.