Эффективность планирования, разработки стратегии развития предприятия независимо от характера его деятельности напрямую зависит от точности оценки его финансового состояния, контроля движения средств, точности принятых бизнес-решений. Грамотное составление бюджета – один из решающих факторов, позволяющих успешно реализовать подобные задачи.
Процесс его формирования предусматривает планирование финансово-экономических показателей для каждого из подразделений и всей компании в целом. Он разрабатывается на определенный временной интервал, для которого четко устанавливаются параметры, позволяющие оценить эффективность выполнения поставленных задач. В процессе оценивается разница между прогнозируемыми показателями и фактическими, на основании сделанных выводов принимаются соответствующие решения.
Задачи бюджетирования
Основная цель составления бюджета – создание условий для предсказуемого роста или обеспечения стабильной ситуации в работе компании. В связи с этим в процессе составления программы финансового управления выполняются следующие задачи:
· составление планов по каждому из бизнес-направлений на определенный временной промежуток по доходам/расходам, движению финансовых потоков, прогнозируемых экспертами данных на конец указанного периода;
· формирование бюджетной политики для каждого из функционирующих в рамках предприятия подразделений для обеспечения их согласованной работы независимо от внешних факторов;
· оперативный мониторинг работы компании, контроль реализации запланированных проектов, фиксация фактических финансовых показателей, позволяющих сделать вывод о внесении оперативных изменений в работу;
· своевременное принятие управленческих решений, которые позволяют скорректировать направление деятельности, движение финансовых потоков для улучшения экономической ситуации.
От точности бюджетирования напрямую зависит возможность составления различных сценариев развития предприятия, повышения его экономических показателей, снижение до минимума вероятности финансовых потерь. На его основе специалистам в разы проще моделировать различные сценарии развития событий, разрабатывать стратегию по устранению негативных последствий, которые могут возникнуть под влиянием внешних или внутренних факторов.
Особенности бюджетирования с 1С ERP
У пользователей 1С:ERP есть возможность автоматизации большинства процессов с помощью предусмотренных функционалом программы опций. Для их успешного использования необходимо ознакомиться со справочниками, документами, которые позволяют отслеживать все перемещения денежных потоков в процессе работы предприятия.
Для получения доступа к опции достаточно подключить ее в разделе настроек во вкладке «НСИ и администрирование».
На первом этапе программой предлагается создание модели бюджетирования. В результате пользователь получает возможность получить объединенные данные, которые включают в себя все отчеты и формы бюджетов. Для каждого из структурных подразделений формируется отдельная информация, позволяющая получить необходимую для распределения финансов и оценки эффективности их использования отчетность.
Особое внимание уделяется регламентированию всех процессов, настройке допустимых лимитов, позволяющих автоматизировано контролировать расходование средств. При условии, что в настройках выбрана возможность явного утверждения документов, действующий статус для рассматриваемой модели, она будет считаться созданной.
После этого можно переходить к созданию сценария. Для этого потребуется перейти в соответствующую вкладку. В зависимости от специфики работы предприятия для эффективного планирования сотрудникам финансового подразделения может потребоваться несколько сценариев – разделителей, которые позволяют получить данные с учетом возможного влияния на деятельность компании внешних или внутренних факторов.
В результате чаще всего создается квартальный документ, его аналог, учитывающий негативное развитие событий, стратегическое планирование деятельности. Также обязательной составляющей становится формирование сценария на основании фактических данных, документа, в котором фиксируется точность исполнения бюджета, что необходимо для контроля денежных потоков.
При создании основного сценария также обязательно указывается валюта, в которой будут производиться расчеты, ее курс с учетом прогнозируемых данных на выбранный отчетный период.
Также для бюджетирования обязателен в использовании справочник «Показатели». Именно в нем будут определены итоговые данные по каждой из категорий финансового документа, приводятся суммы доходов/расходов, количество выпускаемой/реализуемой продукции. За основу для расчетов будет взят фактический оборот предприятия. Впоследствии программа позволит настроить и отслеживать связи между конкретной статьей бюджета и каждым из таких показателей. В итоге будет задан коэффициент, который показывает степень влияния таких факторов. Полученные данные помогут менеджерам оперативно принимать оптимальные управленческие решения для уменьшения или увеличения такого воздействия.
В качестве настроек можно использовать до 6 различных аналитических показателей. В них, как правило, входят направления деятельности предприятия, задействованные в бизнес-процессах контрагенты, выполняемые компанией договоры. В зависимости от особенностей анализируемой позиции учет можно вести в денежном или количественном выражении.
Процесс получения фактических показателей в работе можно настроить отдельно. Для этого нужно установить связи между статьей бюджета и финансовыми или производственными показателями. При этом стоит учитывать, что статьи бюджета – базовая информация, которая позволяет в итоге сформировать структуру документа. Для ее формирования потребуется введение определенных правил, позволяющих системе вычислить финансовые параметры.
В качестве источников используются следующие данные:
· информация по оперативному учету выполненных хозяйственных операций (активы, пассивы, при учете которых выбирается коэффициент «-1»);
· оборотные показатели международного/регламентированного учета из соответствующих регистров;
· произвольные параметры, которые могут повлиять на результат аналитики;
· компоновочная схема, которая служит основой конструктора сбора информации по системным регистрам.
Чтобы зафиксировать связь между статьями бюджета с его параметрами, также потребуется настройка программы. Для выбора достаточно зайти во вкладку «Зависимые показатели».
После настройки всех показателей и определения их связи со статьями бюджета предприятия рекомендуется проверка сбалансированности всех указанных параметров. Для этого достаточно сформировать «Отчет по бюджетированию». При правильной настройке показателей должно соблюдаться равенство между пассивами и активами в прогнозном балансе.
После окончания всех процедур, связанных с настройкой и созданием параметров, можно переходить непосредственно к бюджетированию. Для этого во вкладке со справочниками нужно зайти в «Виды бюджетов». Они включают в себя плановые и отчетные показатели, которые позволяют оценить работу предприятия, сравнивая каждый из параметров для оценки. Плановые показатели в рамках бюджета, сформированного для контроля движения денежных средств, вводятся в систему после установки флажка в соответствующей области.
Во вкладке «Структура бюджета» предусмотрена возможность выбора элементов, расположенных в левой части. Чтобы сформировать собственную схему, их переносят в правую часть. Начинать стоит с «Таблицы». При ее формировании нужно выбрать оптимальный тип, определяющий конфигурацию и характер распределения показателей.
После этого из «Измерения» нужно перенести данные о периоде формирования бюджета.
Продолжение статьи читайте на нашем официальном сайте: www.l-it.pro
Оригинал статьи находится здесь: https://l-it.pro/publications/1s-erp/kak-gramotno-ispolzovat-1s-erp-v-byudzhetirovani
