📈Этап 3 Реализация строительного проекта. Продолжаем серию статьей на тему Жизненный цикл строительного проекта.
Отчёты о ходе строительного проекта: система, которая двигает стройку вперёд
Сложно вспомнить более масштабный и сложный проект из наших десятков с лишним реализованных объектов, где бы не подводила старая добрая истина: «Хочешь навести порядок в проекте - наведи порядок в отчетности». За 15 лет управления стройками я убедился: бардак в документах и коммуникациях, это прямой путь к бардаку и саботажам на площадке. Задержки, взаимные обвинения, внезапные претензии заказчика и споры с субподрядчиками, все это следствие одной проблемы: отсутствия четкой, прозрачной и ежедневной системы отчетности.
Сегодня я хочу развеять миф о том, что отчеты, это нудная бюрократия, отвлекающая от «реальной работы». Это не бумажная волокита. Это самый настоящий инструмент управления, ваш пульт контроля над проектом.
И вот как мы выстроили эту систему в нашей компании:
Смысл отчётности - управлять, а не оправдываться. Правильный отчёт, это короткая, точная картина: что сделали, что мешает, что нужно завтра. Мы превращаем отчёты в регулярный ежедневный процесс каждой роли, закрепляем её в KPI, и этим держим темп проекта.
🎯 Принципы системы отчётности
Первое и главное правило: подготовка отчетов не должна быть чьей-то «инициативной нагрузкой». Это обязательная часть функционала прораба, мастера, начальника участка. Это вшито в их ежедневные задачи и, что крайне важно, в их KPI. Качество и своевременность предоставления отчетности напрямую влияет на премию. Почему? Потому что человек, который не может четко отчитаться о проделанной работе, не может и качественно управлять ей. Это аксиома.
1. Регулярность и ритм. Ежедневные короткие отчёты (поле прораб/нач участка подает на РП), недельный свод (РП подает на директор/заказчик), месячный отчёт (руководство/инвестор).
- Ежедневно (до 18:30): прораб/нач уча сдаёт «Дневной отчёт выполнения работ» (см. форму ниже).
- Ежедневно (до 19:00): фото-отчёт в общий канал/реестр (с геометками).
- Еженедельно (понедельник, 16:00): РП подает свод по объёмам/срокам/рискам/деньгам.
- Ежемесячно (до 3-го числа): консолидированный отчёт для руководства/заказчика по договорной форме.
2. Понятность. Только факты: объёмы, люди, техника, фото, проблемы, решения. Никакой «воды».
3. Единый формат. Одинаковая форма для всех, потому, как сравнивать и анализировать проще.
4. Привязка к графику. Любой отчёт сверяется с планом на день/неделю.
5. Ответственность. Подпись/имя ответственного стоит прямо в отчёте, чторб было видно, кто «владеет» проблемой.
6. Хранение и юридическая сила. Фото работ с геометками, фото журнал работ, электронный след пригодятся на спорах и экспертизах.
Второй момент, это визуализация дедлайна. В прорабской и нашем штабе висит большая цифра с обратным отсчетом: «До сдачи объекта (или любое важное событие, например у ПТО сдача исполнительной документации) осталось: 47 дней». Эта цифра меняется каждое утро. Она не просто напоминает о дедлайне, она создает общий ритм для всей команды, от прораба до инженера ПТО и РП. Все понимают ценность каждого дня
🧾 Ежедневный пакет отчетов
Теперь перейдем к сути. Ежедневный пакет отчетов должен включать три ключевых документа:
1. Фотоотчет о выполненных работах: «Что сделано?»
Это основа основ. Наша ежедневная форма строго регламентирована и включает:
- Перечень выполненных работ: Не просто «монтаж перекрытия», а «монтаж плит перекрытия ПК-45 3-го этажа, секция 1, оси А-Г/1-5, объем 120 м²».
- Человеческие ресурсы: Количество рабочих на площадке по профессиям (арматурщики - 5 чел., монтажники - 8 чел., бетонщики - 3 чел.). Это сразу показывает производительность и соответствие графику.
- Материалы и техника: Что привезли, что использовали. Это позволяет контролировать расход и остатки, избегая как краж, так и простоев из-за отсутствия материалов.
Но самый главный элемент, это фотофиксация.
Мы категорически запрещаем обычные фото с телефонов. Все исполнители обязаны использовать приложение Timestam Camera (или его аналоги). Оно накладывает на каждый снимок неизменяемые метаданные: точные координаты GPS, дату, время с точностью до секунды и название объекта. Это железное алиби для нас и абсолютная прозрачность для заказчика. Фото показывают результат и фиксируют процесс, соблюдение технологий (например, правильное армирование перед заливкой).
Хранение: Все фотоархивы и отчеты мы храним на собственном сервере минимум 5 лет, а для бюджетных объектов - до 7 лет. Срок исковой давности никто не отменял, и одна такая фотография в суде может спасти компанию от многомиллионных убытков.
2. Дневной отчёт выполнения работ:
Кто заполняет: прораб/мастер по своему участку.
Где ведём: единый шаблон (Excel/Google Sheets/система типа PlanRadar/1С), доступен РП и ПТО.
Структура формы (что обязательно):
- Данные смены: объект, участок, дата, смена, ФИО прораба.
- Состав смены: кол-во рабочих по специальностям (бетонщики 8, арматурщики 5 и т.п.), техника (кран 1, экскаватор 1), отработанные часы.
- Выполненные объёмы: в натуральных показателях + привязка к плану (пример: «арматура — 2,1 т; план на день — 2,0 т»).
- Материалы и расходники: что получено/израсходовано.
- Качество и безопасность: пройденные чек-листы, выявленные дефекты, мероприятия по ТБ, инциденты (если были).
- Ограничения/проблемы: кратко «что мешало», код задержки (см. ниже), кто владелец решения, срок решения.
- План на завтра (при необходимости): конкретный объём (натуральные показатели), что требуется (материал/люди/техника), что нужно снять из ограничений.
3. Журнал проблем и происшествий: «Что пошло не так?»
Это ежедневный отчет содержит информацию о всех выявленных проблемах, их причинах, возможных решениях и планах действий, примечательно, что возможные решения указывает сам руководитель работ (прораб, нач. участка).
Идеальных строек не бывает. Проблемы возникают всегда. Вопрос в том, как на них реагировать. Мы не замалчиваем их, а фиксируем в ежедневном журнале. Его структура:
- Суть проблемы: Например, «Бригада субподрядчика «Х» производила земляные работы и повредила кабель электроснабжения».
- Причина: Отсутствие согласованной схемы подземных коммуникаций и разметки места работ.
- Возможное решение и план действий: Важный момент! Это поле заполняет не просто очевидец, а непосредственный руководитель (прораб, начальник участка) и предлагает три варианта решения.
Его предложение:
1. Согласовать с генподрядчиком полную схему коммуникаций.
2. Вызвать аварийную бригаду энергетиков для восстановления кабеля.
3. Провести внеплановый совещание с бригадой субподрядчика. .
Такой подход позволяет исполнителя начать рассуждать на решением проблемы и искать выход, а не перекладывать этот вопрос на руководство. В большинстве случаев исполнитель сам находит выход, пока пишет три варианта решения и проблема превращается в план действий.
➡️ Прочие отчеты. Что требует Заказчик?:
Этот пункт многие недооценивают, а зря. Внимательно изучите строительный контракт! Часто в нем жестко закреплены формы и периодичность отчетов (еженедельные, месячные, квартальные), которые вы обязаны предоставлять.
Регулярное игнорирование этих требований, Это прямое основание для предъявления штрафных санкций и даже расторжения контракта, особенно если заказчик или генподрядчик ищет способ вас сменить. Юридически вы нарушаете условия договора. Поэтому мы всегда назначаем ответственного за изучение контракта и формирование графика предоставления всех отчетов. Это вопрос не только исполнительской дисциплины, но и финансовой безопасности.
🧩 «Коды задержек» - проактивный подход: Как методология ПУМ-AWP упощает жизнь
На сложных промышленных объектах мы активно используем методологию Advanced Work Packaging (AWP), или, как ее называют в России, ПУМ-AWP (Пакетно узловой метод). Она идеально ложится на систему отчетности.
Суть в том, что все работы разбиты на бригадные пакеты (БП), а все возможные виды задержек (например: «отсутствие техдокументации», «ожидание поставки материала», «погодные условия») заранее классифицированы и им присвоены уникальные коды.
Когда в отчете прораб указывает не монолог на три абзаца, а просто код задержки «М2» (ожидание поставки арматуры), это мгновенно структурирует обсуждение на совещании. Мы больше не тратим время на выяснение отношений и поиск виноватых. Мы видим код, понимаем суть проблемы и всей командой ищем решение по ее устранению. Это в разы повышает эффективность планёрок.
Мы заранее составляем единый справочник кодов задержек и используем их в отчётах. Тогда на планёрке не «кто виноват», а «какой код и чьё решение».
Через пару месяцев видно статистику по кодам задержек - где «болит» на самом деле, не по ощущениям, а по данным.
🧮 KPI по отчётности: чем измеряем качество процесса
- Ежедневная дисциплина: доля Ежедневных журналов работ и отчетов, сданных в срок (цель ≥ 95%).
- Качество пакетов актов: доля КС-2/КС-3, принятых с первого раза (цель ≥ 85%).
- Отзывчивость на проблемы: среднее время закрытия записи в журнале проблем (цель сокращать).
- Снижение простоев: доля задержек по категориям M/E/P/T и динамика (цель - снижение по ТОП-3 кодам).
- Фото-дисциплина: доля смен с полноценным фото-пакетом (цель ≥ 95%).
Эти KPI включаем в личные показатели прорабов/начальников участков
С уважением к вашему труду!
❗️Ставьте 👍 если было полезно
❗️Подписывайтесь на канал
❗️Делитесь в комментариях, какими отчетами вы пользуетесь
Весь список статей по теме:
👥 Жизненный цикл строительного проекта.
Читайте так же:
➡️ Работа с замечаниями при реализации строительного проекта.
⬅️ Прогнозирование строительного процесса.
_______________________________________________________________________________________ Читайте нас в Telegram 📳 . Поддержать нажмите "Подписаться" 👇