Гостиничный бизнес и особенности бухгалтерского учета: ведем правильно

Автор – Ирина Бродецкая, аудитор, налоговый консультант

Гостиничный бизнес – это не просто предоставление крова и питания путешественникам и бизнес-туристам. Это целая индустрия, предлагающая разные услуги для комфортного пребывания. Конечно, это отражается на финансовой отчетности. Посмотрим, какие здесь существуют основные правила и особенности.

Чем бухучет в гостинице отличается от других видов бизнеса?

1. Отсутствие незавершенного производства (НЗП)К НЗП относятся затраты, понесенные на выполнение работ, оказание услуг другим лицам до момента признания выручки от их реализации. В соответствии с законом, если определить выручку возможно, как в случае с услугами временного проживания, то она признается. Гостиничные услуги не накапливаются: они либо оказаны, либо нет, а выручка подсчитывается по итогам периода.
2. СезонностьФинансовые показатели в гостиничной сфере часто зависят от времени года, праздников, местных мероприятий и других сезонных факторов. В курортных регионах такие колебания просматриваются особенно четко, а вот в других городах разница может быть незначительной.
3. Разнообразие доходовГостиничный бизнес – это не только номера для проживания. Гости идут в ресторан при гостинице, посещают бассейн, арендуют конференц-залы и переговорные комнаты. Каждая из этих услуг требует отдельного учета. Более того, разнообразие доходов влечет за собой необходимость аудита каждого из источников, чтобы определить прибыльные и убыточные направления.
4. Постоянный контроль за расходными материаламиВ гостиницу привозят химию для уборки помещений, продукты для ресторана, текстиль для благоустройства номеров (постельное белье, полотенца, халаты), средства личной гигиены для гостей и т.д.Все эти продукты и материалы числятся на балансе компании, а их расход и закупку необходимо отслеживать.

Читайте по теме: С кем судятся отели и каков результат? Комментирует гостиничный юрист Анастасия Королева

Доходы гостиницы. Когда считать выручку?

Основным источником дохода для любой гостиницы является, безусловно, предоставление номеров для проживания. При этом для комфорта клиентов предлагается целый комплекс услуг, которые формируют разные источники доходов.

Дополнительные (кроме проживания) услуги делятся на 2 вида:

• Те, которые оказывает гостиница. Здесь бухучет включает всю выручку от таких услуг.
• Те, которые оказывает сторонняя организация по договору с гостиницей. Сюда относятся предоставление транспорта, услуги прачечной, связи и т.д.  Гостиница выступает здесь как агент, посредник.

Как посредник, который ищет клиентов и рассчитывается с ними, гостиница должна предоставлять отчет сторонним организациям. Периодичность может быть любая, на усмотрение сторон. Поскольку налоговый период, в частности, по НДС, составляет месяц, то и отчеты гостиница обычно составляет в этот срок.

Оплата, которую гостиница получает в качестве посредника, не признается доходом, а учитываются при исчислении расчетов. Вознаграждение по агентскому договору входит в состав выручки и становится объектом налогообложения.

Когда же фиксировать доходы?

Выручку можно признавать в бухгалтерском учете, если:

• Выручка получена правомерно (по договору);
• Можно определить ее точную сумму;
• Операция выгодна для организации (в оплату получен актив);
• Услуга была оказана;
• Можно определить расходы, связанные с предоставлением услуги.

Если хотя бы одно из условий отсутствует, в учете указывается не доход, а кредиторская задолженность.

Невозвратные тарифы в гостиничном бизнесе: «лед тронулся..?»

Что касается признания выручки, то каждая организация может выбрать свой способ учета:

1. По факту выезда за все дни пребывания гостя в соответствии с тарифом (или комплексом услуг). Если клиент жил в номере с 1 по 10 марта, то в последний день (10.03) будет учтен размер выручки за каждый день в совокупности.
2. Ежедневный учет. Выручку считают за конкретный день со всех услуг, которые были предоставлены в эту дату всем гостям.
3. По отчетным периодам (как правило, это один месяц). Выручка фиксируется на последний день периода. В этом случае, если отчетная дата – последнее число каждого месяца, а гость прожил в номере с 25.02 по 05.03, то период с 25.02 по 29.02 будет учтен за февраль, а с 01.03 по 05.03 – за март.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, для выручки от основной деятельности предназначен счет 90.1.

Доход от бронирования

Чаще всего гости бронируют номера заранее.  Бронирование – это отдельная услуга по закреплению места за конкретным клиентом. Договор составляется в виде заявки по телефону, через интернет (в том числе через специальные сервисы и агрегаторы).

Бронирование (или его отмена) может быть бесплатным и платным. Во втором случае в бухучете такая выручка признается, как правило, по факту заезда гостя. Она учитывается в качестве дохода от основной деятельности, то есть по счету 90.1.

Если клиент “занимает” номер на условиях предоплаты, то эта сумма будет считаться авансом. Соответственно, нужно отправить авансовый чек (обычно на электронную почту). Когда гость прибыл, он вносит остальную сумму и тогда он получает новый чек.

Штрафы за позднюю отмену брони и за простой номера

Гостиница может взимать плату за простой номера, но не более, чем за 1 день. Те же правила касаются несвоевременной отмены брони. Обычно в правилах гостиницы предусмотрено, что отменить “заказ” можно не более чем за сутки или за трое суток.

Обычно сумма исчисляется из предоплаты. Штраф не считается доходом от бронирования, а является возмещением убытков при нарушении условий договора. Она отражается в бухучете по счету 91.1 – прочие доходы.

Некоторые отели не взимают плату за простой. Тогда предоплата, внесенная гостем, возвращается ему, если он передумает заезжать.

Расходы гостиницы

Расходы в гостиничном бизнесе можно разделить на те, которые возникают при основной деятельности, а также управленческие и прочие.

К первой категории относятся все затраты при оказании услуг проживания: коммунальные, арендные платежи, амортизация помещения, оплата интернета, расходные материалы, бытовая химия и средства личной гигиены и т.д. Все эти расходы в документации учитывают на счете 20.

Кроме того, у гостиниц есть специфические расходы: на благоустройство территории, на одежду персонала в корпоративном стиле, расходы при оказании иных услуг: проведения банкетов, сдача в аренду конференц-залов и т.д.

Читать полностью в источнике: https://horeca.estate/mneniya-ekspertov/128-gostinichnyj-biznes/2085-gostinichnyj-biznes-i-osobennosti-bukhgalterskogo-ucheta-vedem