Работа предполагает несколько форм общения — живой диалог, звонок и переписка. Если в первых двух случаях люди более внимательны и ответственны, то онлайн-беседой многие пренебрегают из-за отсутствия прямого контакта и необходимости сразу отвечать на вопросы. В то же время переписка активно используется в рабочих процессах, ведь она позволяет взаимодействовать с сотрудниками без излишнего давления и срочности, сохраняя личные границы и время коллег. А чтобы онлайн-общение было максимально продуктивным, можно воспользоваться советами, которыми мы пользуемся сами.
Экологичная переписка — тренд современных компаний
Сейчас понятие “экологичность” расширило свое значение. Это форма диалога, в которой оба собеседника чувствуют себя комфортно. При деловом взаимодействии это тоже очень важно. Такой подход становится все популярнее, поскольку руководители компаний понимают: в приятной атмосфере люди готовы работать активнее, а это обязательно отразится на успехе организации.
Экологичная деловая переписка — это:
- доброжелательность;
- умение договориться о совместных процессах с учетом интересов обеих сторон;
- взаимное уважение, которое видно даже через текст;
- терпеливость к ошибкам и промедлениям, а также к личностным качествам;
- высказывание замечаний в деликатной форме и только в крайних случаях;
- вежливость, пожеланиями хорошего дня.
Использовать эти принципы стоит умеренно и уместно: экологичная деловая переписка не должна сводиться к неформальному общению — она должна иметь нейтральный сдержанный формат.
Как оформить сообщение так, чтобы его прочли и поняли, а не откладывали в долгий ящик
Можно обратить внимание работника на сообщение, отправленное по электронной почте или через мессенджер. Нужно лишь воспользоваться простыми техниками, которые помогают выстроить правильное корпоративное взаимодействие.
- Тема письма. Она упрощает понимание дальнейшего содержания. Адресат сразу понимает, о чем речь, и автоматически включается в процесс.
- Приложения. Если в тексте идет речь о конкретных файлах, то их необходимо сразу прикрепить.
- Пометки “Важно!” и “Срочно!”. Если сообщение очень значимое, то это следует указать в самом начале или в графе с темой, но важно не злоупотреблять: все сообщения не могут быть важными.
- Сначала - главное. Тезисно укажите суть письма в первом предложении, а далее раскрывайте содержание подробнее.
- Обращение по имени. Так коллега поймет, что письмо адресовано именно ему, а не является массовой рассылкой. К тому же, каждому человеку приятно, когда произносят или пишут его имя.
- Подпись. Автору следует указать свои данные до или после основного текста - ФИО, отдел, должность и т.д.
- Указание сроков. Если от коллеги требуется своевременная реакция на сообщение (выполнение задачи или просто ответ), то нужно прописать точный дедлайн.
Если применять данные лайфхаки одновременно, то деловое письмо точно не останется незамеченным.
5 главных правил для эффективного делового общения
- Уважение и доброжелательность к собеседнику.
- Сохранение личных границ свободного времени коллег.
- Конкретика и ясность при формулировании мыслей и задач.
- Обозначение дедлайнов для ответа или конкретных действий.
- Четкие обозначения темы, категории и сути сообщения.
Подобные навыки нарабатываются очень быстро - достаточно применять их регулярно, и уже через 2-3 недели взаимопонимание с коллегами улучшится, а деловые переписки помогут работать продуктивнее.