Начинающие организаторы мероприятий часто совершают эти ошибки. Они могут дорого стоить, причём как в смысле денег, так и в смысле отношения участников и гостей. Как итог – вы рискуете уйти в минус и получить плохие отзывы. В этой статье разбираемся, чего стоит избегать при подготовке мероприятия, чтобы оно прошло на ура.
Ошибка 1: забронировать площадку без личного визита
В первую очередь это относится к площадкам, с которыми вы раньше не имели дела. Обязательно постарайтесь съездить на место лично, иначе вас может ждать совсем не то, что вы видели на фото.
Что особенно важно проверить:
- Ремонт: аккуратность отделки, состояние мебели и уборных.
- Планировка. Смотрим, насколько удобно будет зонировать площадку – например, выделить место для нетворкинга, регистрации участников, различных мастер-классов и других активностей. Важно, чтобы при необходимости хватило места для установки дополнительного оборудования.
*об этом мы рассказываем в нашей статье "Нетворкинг на мероприятии: советы, правила, механики" - Освещение.
- Доступность площадки: удобно ли до неё добираться разными способами.
Ошибка 2: выбрать дату проведения без учёта других событий
Старайтесь сделать так, чтобы дата вашего мероприятия не совпадала с другими значимыми мероприятиями в городе или в вашей отрасли. Если рядом в календаре будет стоять ивент более крупного вашего конкурента, какой-нибудь праздник, концерт, это может создать проблемы. Будет сложно продать все билеты и окупить затраты на организацию, потому что другие события оттянут вашу аудиторию на себя.
Ошибка 3: не продумывать путь участника мероприятия
В продажах есть такое понятие, как путь клиента. Это же понятие можно применить и к организации мероприятий.
Поставьте себя на место участника и представьте, с чем он столкнётся на разных этапах — например, насколько легко ему будет доехать до площадки и ориентироваться на ней. Это поможет понять, стоит ли организовать трансфер и какую продумать навигацию на территории проведения мероприятия (установить таблички, указатели, привлечь волонтёров).
Ошибка 4: ставить цену билета наугад
Если вы собираетесь продавать билеты на мероприятие, обязательно просчитайте все расходы. Определите, сколько вы планируете заработать, и исходя из этого установите цену билетов. В цене учитывается стоимость аренды помещения и оборудования, реклама, дизайн, кейтеринг и другие статьи расходов.
Ошибка 5: не работать со спикерами
На деловых мероприятиях очень важен контент, а обеспечивают его спикеры. Заранее проконтролируйте, чтобы их презентации соответствовали общей теме мероприятия, были полезны и содержали оговоренное количество рекламы. Также важно, чтобы они укладывались в тайминг. В идеале презентации должны быть оформлены в фирменном стиле мероприятия.
Избежать этих и других ошибок поможет внимательное планирование и профессиональный подход к каждому аспекту. Команда «Прожектора» поможет организовать идеальное мероприятие, учитывая ваши цели и задачи. У нас налажены связи с лучшими подрядчиками, мы работаем быстро и предлагаем оптимальные варианты под ваш бюджет.
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами для предварительной бесплатной консультации.
Не забудьте подписаться на наш канал, чтобы не пропускать советы и лайфхаки по организации мероприятий.