Настройка оперативного и удобного взаимодействия между компаниями-партнерами (например, завод-производитель и дистрибьютор, или франчайзор и франчайзи, либо головная столичная компания и региональный представитель) — задача непростая. Часто в процессе возникают барьеры и сложности. Сегодня расскажем, как настроить интеграцию внутри Битрикс24 на примере кейса компании, предоставляющей справочно-правовые и информационные материалы.
1. Получаем контакт и компанию из одного письма без ручного труда
Наш заказчик - региональный представитель одной московской сети из сферы предоставления доступа к общей системе правовых документов.
Бизнес-сценарий на данный момент реализован так
Клиент заполняет форму на сайте головной компании, в которой указывает имя, специализацию, регион, электронную почту и номер телефона (если это физическое лицо). Шаблон также можно заполнить от имени компании (юридического лица).
Похожий кейс о распознавании тела письма в Битрикс24 для сортировки поступающей корреспонденции от клиентов в Битрикс24 и распределения лидов по группам описан здесь.
Головная компания получает входящее письмо, и в зависимости от заполненного клиентом региона пересылает его на почту партнеру-представителю (то есть, нашему заказчику).
В письме фиксируется заполненная в форме информация. Электронная почта нашего заказчика подключена к порталу Битрикс24, где из каждого письма автоматически создается лид, в дело которого в таймлайне подшивается пересланное головной компанией письмо.
Теперь перейдем к проблеме
Во входящем письме уже есть необходимые данные контакта или компании. Их необходимо внести в клиентскую базу, а также привязать вновь созданные контакты и компании к этому лиду. Но копировать информацию и создавать новую сущность приходится руками. По мере роста входящих заявок это становится трудозатратно, а потерянное письмо означает потерю клиента.
В бизнесе нашего заказчика новые клиенты часто становятся постоянными. Поэтому критически важно уменьшить затраты на ручной труд сотрудников по обработке писем, время, затраченное на эту работу, а также снизить риск ошибок.
Об автоматическом переносе дел из таймлайна сущности Контакт в таймлайн сущности Компания для наведения порядка в Битрикс24 читайте в этой статье.
Так как поставленная заказчиком задача предполагает обработку больших массивов данных, процесс должен быть максимально автоматизирован. Мы предложили настроить интеграцию на платформе Пинкит для распознавания тела письма и автоматического создания сущностей "Контакт" и "Компания" из дела сущности "Лид" с автоматической передачей данных из письма в соответствующие поля.
Далее расскажем о настройке.
2. Интеграция на автосоздание контакта и компании из дела Битрикс24 и привязка контактов и компаний к лиду
Все необходимые действия настраиваются в рамках одной интеграции.
2.1. Шаг 1 - Откуда. Выбираем Битрикс24, добавляем доступы к нему. Как действие указываем "Дело-создание", тип дела - письмо.
На этом шаге Пинкит вытащит данные о созданных делах из входящих писем. В качестве пользовательского фильтра укажем, что рассматриваем только лиды, а не имеющиеся контакты или компании. Также добавим условие, что обрабатываются только лиды с определенным названием.
2.2. Шаг 2 - Инструменты. На этом шаге настраиваем API-запросы, которые сначала проверяют наличие соответствующих компаний и контактов:
Пример запроса на получение контакта:
И также другие API-запросы, которые, если контакт и компания не найдены, автоматически создадут контакт и компанию из данных, которые Пинкит распарсил из письма. Таким образом исключаются дубликаты.
Пример запроса на создание контакта:
На этом же шаге можем проверить успех запроса, нажав кнопку "Протестировать".
2.3. Шаг 3 - Куда. Снова выбираем тот же Битрикс24, действие - Обновить лид. Привязываем уже созданные контакты и компании к лиду, в котором создано дело с письмом, которое парсили на шаге 1
2.4. Шаг 4 - Сопоставление данных. Здесь нужно сопоставить данные из дела и поля контакта либо компании. Необходимо корректно сопоставить каждую строку из письма с соответствующим полем, например, ФИО, почта и телефон.
2.5. Шаг 5 - Запуск. Устанавливаем периодичность запросов данных и запускаем интеграцию.
Резюмируем
До автоматизации сотрудники нашего заказчика тратили много времени на ручной разбор писем и создание контактов и компаний из данных, содержащихся в теле письма. После настройки интеграции процесс ускорился, а ручной труд свели до минимума.
Теперь при получении входящего письма не только создается лид с выгрузкой письма в дело в живой ленте лида, но и распознается информация внутри письма. Исходя из этих данных автоматически создается контакт либо компания с заполнением полей из тела письма и привязывается к этому лиду с автоматическим контролем дубликатов.
Благодаря данной интеграции заказчик не только уменьшил затраты на ручной труд, но и смог навести порядок на портале Битрикс24.
Регистрируйтесь по ссылке https://lk.pinkit.io/register в нашем личном кабинете Пинкит и попробуйте настроить интеграции внутри Битрикс24 и amoCRM или же между несколькими внешними сервисами с вашей CRM.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #перенос #парсинг #распознаваниеписем #пинкит_порядок #пинкит_парсинг
