Для многих агентств и обычных компаний возникает вопрос как считать деньги и что для этого необходимо. В данном материале мы собрали информацию о том как это проходит в Makeit - компании по разработке магазинов, сервисов и приложений.
Кому лень читать и хочется послушать, есть запись выступления.
Наш путь начался с поиска сервиса, который поможет закрыть глаза на незнания и настроит нам процессы по умолчанию. Спустя какое-то количество времени пришло понимание, что сервисы нужно выбирать из потребностей. Ни кто за тебя ничего не решит. Несколько лет проработав с разными сервисам задач и CRM, обучившись в процессе получилось собрать наш фреймворк.
Опыт работы с сервисами CRM: amocrm, битрикс24, zoho, planfix, Jira, clickup, youtrack, Битрикс24, workspace, asana, monday и другие.
Фреймворк
Фреймворк работы руководителя, менеджера - это набор сервисов, в которых ты знаешь как работать и где получить нужную информацию. Основные сервисы фреймворка, почему они выбраны.
- Битрикс24 Корпоративный портал. Работа с API системы, широкие возможности кастомизации. Бизнес процессы, позволяющие создавать автоматизации.Настройка собственных сущностей для работы (смарт-процессы)
- Clickup. Разные способы просмотра задач: Диаграмма ганта, планирование ресурсов, доска и прочие.Дешборды для контроля и формирования отчетов.Гибкие возможности по интеграции, включая low code автоматизации
- Финтабло. Понятный и удобный интерфейсВозможность работы с этапами у сделки.Гибкие настройки доступов, есть API
Важно определиться с процессами и регламентами, инструмент вторичен. Можно (но не нужно) выполнять работу в экселе и чувствовать себя комфортно. Все что можно сделать в файлике эксель, нужно контролировать, чтобы выполнялось, мы избегаем этого. Все пришлось предварительно щупать, изучать сервисы.
Расширенные сущности CRM
Лиды
Все входящие заявки идут из лида и конвертируются в сделку. Из всех каналов, даже если новый запрос от клиента.
Сделки
Сделки проходят верхнеуровневые стадии. Если сделка попадает на статус КП или Договор, автоматически создаются процессы и в них есть отдельные стадии.
Этапы
Этапы являются составными частами сделки. Могут использоваться как периоды поддержки.
Коммерческие предложения
Состоит из сбора требований и сметы. Требования используются для использования в договорах и понимания задачи клиентом и командой. Данные КП идут в смету.
Платежи
- Исходящие - используются как счета и платежный календарь. Счета делаются в 1С и прикрепляются.
- Входящие - используются как платежный календарь.
Отчеты и акты
- По работам - используются для формирования отчетов по затраченному времени сотрдуников, оценки клиентам. По отчетам создаются акты выполненных работ.
- По сотрудникам - отчеты по сотрудникам 2 раза в месяц. Пределяем на какие проекты и сколько времени было затрачено.
Документы
- Исходящие - договора, приложения, дс и прочие документы.
- Входящие - Теже самые документы
Схема взаимодействия
Календарь CRM
- Написали календарь ical, которых позволяет контролировать процессы в CRM и выводить в любую программу.
- Что выводит: Сроки сделки (начало, конец), Сроки этапа (начало, конец), КП (начало), Платеж (начало), Договор (начало), Отчет (начало)
Контроль оплат и ЭДО
- Банкинг. Тинькоф и Точка информируют о входящих, исходящих платежах. Парсинг назначения и присвоение оплат, включая частичные. Процесс подключения банкинга не сложный.
- ЭДО. Получение информации по подписанным или отклоненным документам, договора и акты.
Финансовый учет. Финтабло
Что позволяет контролировать:
- Контроль кассовых разрывов
- Отчет ДДС
- Отчет о приболях и убытках
- Отчет о рентабельности на правления или проекта
- Платежный календарь
- и другие.
Обмен Битрикс24 с Финтабло мы писали самостоятельно, были некоторые сложности, но вместе с поддержкой все решили.
Действия для учета и связи
Этого будет достаточно для ведения финансового учета по проектам.
Подводим итоги
Что мы имеем:
- У нас есть учет финансов по компании и сделкам
- У нас есть график кассовых разрывов
- У нас заведены все необходимые сущности CRM для работы.
- У нас настроены бизнес процессы, сотрудникам по цепочке выставляются задания.
- У нас есть история версий КП, отчетов, договоров.
- У нас есть календарь, в котором мы можем посмотреть, с чем и когда нам нужно работать.
- У нас есть автоматический учет оплат и подписания документов.
Спокойно делаем работу в рамках процессов.
Подробнее о разработке магазинов, веб-сервисов и мобильных приложений на нашем официальном сайте Makeit.