О заказчике
Заказчик — творческое event-агентство, которое организует разнопрофильные мероприятия и реализует креативные проекты по всей России, а также за её пределами.
Основные рабочие процессы и взаимодействие внутри компании реализованы на базе платформы Битрикс24. Для поиска нового персонала используется сервис Хантфлоу.
* Хантфлоу — облачная CRM для автоматизации рекрутмента и ведения базы кандидатов. Сервис помогает быстро публиковать вакансии на различных площадках и аккумулировать отклики из разных источников в рамках единой системы.
Задачи
Оптимизация процесса согласования заявок на поиск нового сотрудника
На момент обращения в компании был реализован стандартный процесс согласования и открытия новой вакансии. Сотрудникам приходилось лично обсуждать с руководством вакансию, уточнять различные данные, а затем пересказывать согласованную информацию рекрутеру. Далее HR-менеджер вручную создавал вакансию в сервисе Хантфлоу.
Весь описанный выше алгоритм отнимал много времени сотрудников, замедлял процесс поиска нового персонала и усложнял работу кадрового отдела. Требовалось решение, которое позволит автоматизировать данный процесс.
Автоматизация переноса данных по кандидатам из сервиса Хантфлоу в Битрикс24
После того, как подходящий кандидат принимал предложение о работе, HR-менеджер вручную переносил информацию из карточки соискателя на Хантфлоу в отдельную сделку на портале Битрикс24. Это было необходимо для дальнейшего контроля стадий адаптации и стажировки нового сотрудника.
Данный процесс также нуждался в автоматизации, чтобы сократить трудозатраты сотрудников отдела кадров на рутинные задачи.
Решение
Система двусторонней интеграции Битрикс24 и сервиса Хантфлоу
Компания IT-Solution разработала систему, которая обеспечивает двустороннюю интеграцию двух сервисов. Работа решения делится на 3 этапа:
1 этап. Бизнес-процесс для согласования новых вакансий
В первую очередь мы реализовали новый бизнес-процесс «Заявка на персонал», который позволяет ускорить согласование открытия новых вакансий.
Чтобы запустить процесс, сотруднику необходимо заполнить короткую форму и указать следующие данные:
- Название должности
- Руководитель нового сотрудника
- Количество необходимых сотрудников на данную должность
- Желаемый срок закрытия вакансии
- Обязанности
- Требования
- Вилка заработной платы
- Сфера деятельности
- Причина открытия вакансии
После заполнения формы остается только нажать кнопку «Отправить». Далее бизнес-процесс со всеми необходимыми данными по новой вакансии автоматически перейдет на стадию согласования руководителем.
2 этап. Автоматическое создание заявки на вакансию в сервисе Хантфлоу
Когда вакансия будет согласована руководителем, система инициирует процесс создания заявки в Хантфлоу. При этом вся информация, указанная при запуске бизнес-процесса на стороне Битрикс24, также будет продублирована в сервис рекрутмента.
HR-менеджеру остается внести уточняющую информацию и опубликовать вакансию. Дальнейшая работа по отбору кандидатов ведется в рамках Хантфлоу.
3 этап. Автоматическая выгрузка подходящих соискателей из Хантфлоу на портал Битрикс24
Как только один из кандидатов переходит на стадию «Офер принят» в сервисе Хантфлоу, система автоматически создает его карточку в отдельном смарт-процессе «Сотрудники» на портале Битрикс24.
Созданная карточка содержит в себе информацию по кандидату для трудоустройства, адаптации и стажировке, включая резюме.
Таким образом, система ускоряет все процессы по согласованию вакансий, а также автоматизирует задачи по переносу данных, которые ранее выполнялись вручную.
Результат
Главный итог нашей работы — создание системы интеграции Битрикс24 и сервиса Хантфлоу. Сотрудникам компании больше не нужно тратить время на согласование вакансий, а HR-менеджерам вручную переносить данные из одной платформы в другую. Наше решение позволяет оптимизировать рутинные процессы, а также значительно ускорить найм персонала.
Стоит отметить, что данное решение может применяться в качестве одного из этапов работы комплексной HRM-системы на базе Битрикс24 для автоматизации рекрутинга, адаптации и обучения сотрудников.
Наше решение позволило клиенту:
- Оптимизировать процесс согласования
- Автоматизировать рутинные процессы по переносу данных между платформами
- Сконцентрировать внимание HR-менеджеров на прямых обязанностях
- Значительно ускорить поиск и найм персонала
Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!