Для небольших компаний системы управления мастер-данными или НСИ представляются достаточно простыми и малозаметными компонентами информационных систем. С ростом масштабов организаций их значение растет.
Для крупных структур, особенно имеющих сеть филиалов, НСИ становится базисом для развития и интеграции информационных и аналитических систем и систем поддержки управленческих решений.
НСИ как основа централизованного управления данными в холдингах
Одной из самых сложных задач является построение централизованной системы НСИ в крупных холдингах. Под холдингами здесь понимаются не только коммерческие организации, но и государственные структуры. Территориальные бюджетные учреждения выступают «дочерними подразделениями» для правительства региона. Например, при создании Единой информационной системы управления финансово-хозяйственной деятельности Пермского края централизованная НСИ внедрялась для четырех тысяч организаций. Именно НСИ решила задачу обеспечения качества данных для всей системы проекта.
Методология создания НСИ
Прежде чем выбирать инструменты внедрения нормативно-справочной информации, необходимо разработать методологию. Опыт экспертов рынка по внедрению систем управления данными показывает, что успех проекта по стандартизации, нормализации и объединению данных зависит именно от логики организации процесса.
Методология должна предусматривать:
● справочники для централизации;
● эталонные данные и ответственных за них;
● процедуру контроля качества данных;
● создание единого центра, где обрабатываются входящие обращения всех дочерних структур о внесении новых данных в централизованную НСИ;
● регламенты согласования и публикации этих данных в единых справочниках.
После того, как определена методология, можно переходить построению системы управления данными.
Основные этапы построения НСИ
Проведение предпроектного аудита. На этом этапе определяют какие справочники и реестры существуют в структурах, которые планируется объединить в единую информационную систему учета и анализа.
Определение приоритетных справочников. Из общего количества справочников выбираются те, информация из которых попадет в консолидированную отчетность или будет использоваться другими системами проекта.
Одним из приоритетных справочников в проекте Пермского края стал справочник должностей. Он включал в себя универсальные названия, например «директор», и отраслевые — «медсестра» в здравоохранении и «учитель биологии» в сфере образования.
Назначение ответственных за данные. Важный этап, на котором определяются «золотые» записи в эталонных справочниках. На этапе создания НСИ владельцы данных очищают и приводят к единому стандарту данные в эталонных справочниках.
Если вернуться к примеру, то в отраслевых справочниках должностей Пермского края содержались разные по названиям, но одинаковые по сути должности: «медицинская сестра», «медицинская сестра (медицинский брат) анестезист», «медицинская сестра-анестезист» и другие варианты. Из всего многообразия в эталонные данные включили стандартное название для каждой должности.
После внедрения НСИ работа ответственных за данные не заканчивается. Они поддерживают эталонные справочники в актуальном состоянии, не допуская дубликатов.
Сопоставление данных из эталонных справочников с данными в организациях пилотного проекта. Этот этап может быть автоматизированным или происходить в ручном режиме. Оптимально совмещать эти алгоритмы. Автоматический метод позволит сопоставить очевидные и простые варианты. Например, если известен атрибутивный состав элементов. Сложные случаи сопоставляются вручную.
Разработка жизненного цикла, который позволит обновлять структуру эталонных справочников. В случае с Пермским краем был внедрен заявочный принцип внесения изменений в централизованные справочники.
Контроль за нормализацией справочников. Можно разработать жесткие регламенты, сформировать четкие планы. Но все это не будет работать, если «на местах», нет механизмов контроля за нормализацией справочников. Лень, нежелание, саботаж, отсутствие ресурсов — в крупной разветвленной структуре причины торможения проектов трудно диагностировать.
В Пермском крае было разработано специальное решение, которое в автоматическом режиме формировало объективные отчеты о ходе сопоставления справочников в каждом бюджетном учреждении.
