В среднем один сотрудник в год подписывает 20 документов. Не такая проблема, если компания у вас небольшая, и все работают в офисе, здесь затраты на бумагу и краску не критичные, и под архив не так много места надо. Но чем больше компания, тем больше бумаг, больше затрат, а если у вас есть удаленщики, то тут затраты на почту, курьеров, что говорить про время на подписание, особенно если какой-нибудь Василий работает в Петропавловске-Камчатском, а главный офис находится в Москве.
К счастью, мы живем в век высоких технологий, и документы уже можно подписывать в электронном виде. В этой статье расскажем, как Битрикс24 реализовал подписание документов между компанией и сотрудниками прямо внутри рабочего портала.
Так что такое КЭДО и Госключ
КЭДО или кадровый электронный документооборот – это все официальные кадровые бумаги, которые создаются, подписываются и хранятся в электронном формате. Бумажных копий они не требуют, но существует 4 документа, которые подписать электронно нельзя.
Документы, которые обязаны быть подписаны вручную и храниться в бумажном виде:
- Приказ об увольнении
- Инструктажи по охране труда
- Акт о несчастном случае
- Трудовая книжка, если она не в электронном виде
Для того, чтобы электронная подпись была официальной и имела юридический вес, необходимо зарегистрироваться в Госключе. Госключ – это мобильное приложение, которое позволяет получить сертифицированные электронные подписи и подписывать электронные документы.
Подписание документов в Битрикс24
Битрикс24 запустил интеграцию, объединив в своей системе КЭДО и Госключ, благодаря чему компания и сотрудники могут обмениваться электронными документами и подписывать их внутри сервиса, не переходя на сторонние ресурсы.
Главное, что даст эта интеграция:
- Большая экономия на бумаге и логистике;
- Высокая скорость подписания документов (потому что даже Василий в Петропавловске-Камчатском сделает это за пять минут).
О цене тоже волноваться не нужно, Битрикс24 предоставляет интеграцию абсолютно бесплатно: не нужно доплачивать за количество сотрудников или документов. Единственное, работает эта интеграция только на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз.
Как выглядит КЭДО + Госключ внутри Битрикс24
КЭДО можно найти в левом меню вашего Битрикс24 (или в поисковой строке, если вдруг он у вас не отображается). Перед вами появится КЭДО в представлении двух интерфейсов: канбан или список. Благодаря канбану вы можете отслеживать, на каком этапе находится документ, где и у кого на подписании или согласовании он застрял.
Далее нужно сформировать документ. Вы можете загрузить свой документ, а можете использовать готовые шаблоны. Здесь же на первом этапе потребуется указать код документа согласно указу Минтруда № 578н, и указать регистрационный номер. В случае, если документ у вас неформализованный, выбираете код "Иное", а в номер ставите "б/н".
На следующем этапе выбираете компанию, провайдера подписи (Госключ), подписанта (тот, кто будет подписывать документ от лица компании), того, кто будет согласовывать документ (опционально, вы можете пропустить этот пункт). Затем уже выбираете сотрудников, которым нужно будет подписать этот документ. На тарифе Профессиональный за один раз можно отправить документ на подпись 20 людям.
Все, нажимаете "отправить", и документ уходит всем ответственным. У них появится уведомление, и в чате появится сообщение о необходимости поставить подпись. Кстати, можно ставить подписи по доверенности (загрузив при этом необходимые документы).
В карточке останется вся история по работе с документом, кому и когда он пришел на подпись, когда эта подпись была поставлена.
Все документы будут храниться в сейфе компании в Битрикс24, по срокам электронные документы должны храниться столько же, сколько и бумажные.
Если вас интересуют подробности работы с КЭДО в Битрикс24, вы всегда можете связаться с нами, и мы ответим на все вопросы :)
Наш телефон 8 (800) 551-80-55
Email 1@crmacademy.ru
И наш сайт →