В чем секрет OZON?
В прошлой статье я рассказал, как вам может помочь учетная система в бизнесе. А сейчас в этой статье я хотел бы более подробно рассказать об этапах внедрения учетной системы в компании. О том, какие сложности возникают на каждом этапе и какие результаты приносит каждый этап внедрения учетной системы. В своей статье для примера буду использовать транспортную компанию, в которой внедренная учетная система позволила повысить оборот компании на 30%.
Начало работы. Итак, когда у нас появилась учетная система, она уже работает, и мы начинаем вносить в нее данные. Это можно сравнить с первыми шагами маленького ребенка. Наши действия еще не уверенные, мы боимся ошибиться. Но, как и у маленького ребенка, эти первые шаги закладывают основной фундамент наших будущих успехов.
На этом этапе мы просто фиксируем цифры. Мы отражаем факт случившихся событий. Например, в учетную систему транспортной компании стоит вносить фактические данные по выполненным рейсам. В учетную систему ИТ-компании стоит вносить данные по выполненным работам в привязке к проектам.
Этот этап характеризуется тем, что здесь мы только начинаем накапливать статистику. Нам еще сложно управлять деятельностью, у нас еще мало данных и мало опыта. Но мы уже начинаем видеть, что что-то идет не так. Мы видим фактические данные, которые очень сильно отличаются день ото дня. И мы двигаемся дальше.
Планирование. Спустя некоторое время использования учетной системы мы видим, что объем производства сильно меняется изо дня в день. И нас начинает это беспокоить. Становится видно, сколько денег “теряет” компания. Появляется жгучее желание сделать что-то с этим. И мы начинаем планировать нашу деятельность. Мы ежедневно ставим планы для сотрудников и получаем фактическое выполнение. Мы видим колоссальный разрыв между планом и фактом. Мы пытаемся что-то с этим сделать. Мы постоянно пытаемся снизить разрыв между запланированным и фактически произведенным. Но не всегда это получается.
Данный этап характеризуется еще и тем, что становится очень хорошо видно, кто из сотрудников и как работает. Большинство ситуаций, связанных с неисполнительностью, с неправильным выполнением работ вылазят на поверхность. В одной компании на этом этапе было заменено более половины сотрудников. Очень тяжело владельцу мириться с неграмотностью сотрудников, когда видно, сколько денег ежедневно теряет компания и владелец лично.
Если смотреть с точки зрения времени, то первый этап проходит относительно быстро. Его можно пройти за неделю или за две. Этап планирование - уже более длительный этап. В большинстве случаев он зависит от текущего уровня организованности, от компетентности текущих сотрудников, от размера компании и иногда может занимать несколько недель или месяцев.
Важно еще отметить, что если компания хорошо организованная и этика сотрудников находится на высоком уровне, то сотрудники рады внедрению учетной системы. Ведь они получают отличный инструмент, который позволит им значительно повысить свои результаты. Сотрудники же, которые чаще приносят проблемы, не очень рады внедрению учетной системы. Ведь теперь их результаты становятся видны всем - и коллегам, и руководителю.
Постоянно сравнивая плановые данные с фактическими, возникает жгучее желание взять как-то ситуацию под контроль и перестать терять денежные средства. И именно здесь мы начинаем видеть влияние различных факторов на текущую деятельность. В транспортной компании стали видны все простои автомобилей, все потерянные рейсы, как из-за нерасторопности водителей, так и из-за долгой погрузки или выгрузки. Стало видно, как дорого обходятся компании опоздания водителей или несвоевременная начатая смена. Опоздание утром на 10 минут в конечном итоге может привести к тому, что вечером водитель не успеет сделать рейс и значительно провалит первоначальный план. Все факторы становятся видны.
На этом этапе появляются первые результаты использования системы. В первую очередь мы устраняем самые вопиющие неправильности. Мы устраняем то, что можно исправить быстро - опоздания сотрудников, проводим работу с поставщиками, решаем вопросы по быстрой погрузке и выгрузке машин.
Отработка технологии. Третий этап характеризуется тем, что мы не только начинаем видеть факторы, которые оказывают существенное влияние на нашу деятельность, но и пытаемся сделать что-то с ними.
Первые попытки взять факторы под контроль иногда оказываются неуспешными, но благодаря этому мы приобретаем опыт. Продолжая использовать учетную систему и постоянно справляясь с текущими проблемами. Через какое-то время мы все факторы берем под контроль. Мы знаем, как работают наши водители - кто и на что способен. Мы знаем, какие рейсы можно комбинировать, а какие нельзя. Мы знаем, как лучше и где делать ТО (технический осмотр) автомобиля, чтобы успеть сделать больше рейсов в сутки. Каждый раз у нас появляется новая проблема, каждый раз мы будем вынуждены ее решать. (Само наличие учетной системы создает условия для решения проблем. Результаты работы становятся видны как для руководителя, так и для сотрудника). Описывая эти решения, мы создаем технологию нашего бизнеса. Так, например, в транспортной компании появился документ, в котором подробно описана технология планирования работы автотранспорта, список проблемных ситуаций, которые могут возникнуть в процессе работы, и самое главное, что делать, чтобы устранить проблему.
На этом этапе результаты продолжают расти. У сотрудников появляется больше уверенности в своих силах, атмосфера в коллективе улучшается. Обычно к этому времени загрузка производства становится более равномерной, и это приводит к тому, что зарплата сотрудников возрастает (при условии, что в подразделении установлена сдельная оплата труда), а расходы материалов на производстве снижается.
На этапе отработка технологии. Мы полностью берем под контроль факторы, которые оказывали существенное влияние на нашу текущую деятельность.
Взрывной рост. Когда у нас полностью описана технология, и у сотрудников есть уверенность в своих силах, они стабильны, они знают, что могут справиться с любой проблемой, возникающей в процессе работы. Сотрудники берут ответственность за свою деятельность. Время от времени у сотрудников появляются гениальные идеи, как улучшить свою деятельность. Многие идеи оказываются действительно толковыми, и, применив их на практике, мы получаем резкий прирост эффективности или объемов.
У сотрудников появляется драйв, они начинают относиться к работе как к игре. Они горят желанием установить свой собственный рекорд, а потом побить его. Если при этом в компании установлена правильная система мотивации, то сотрудники продолжают генерить и внедрять новшества в свою деятельность.
В рассматриваемой в качестве примера транспортной компании. Это привело к тому, что логисты стали анализировать рейсы, стали подбирать маршруты таким образом, чтобы максимизировать выручку и маржинальную прибыль по каждой машине. И если до этого маршруты без холостого пробега были редкостью, то в конечном итоге такие рейсы стали регулярными.
Масштабируемость. Череда решения текущих проблем, а также взрывных ростов рано или поздно приведет к тому, что для каждой возможной проблемы будет свое решение. Неизвестных факторов, которые так или иначе влияют на текущую деятельность, не останется. В компании будут ставиться планы и постоянно будут выполняться. Законы, лежащие в основе деятельности, будут известны.
Представьте, какое удовольствие управлять компанией, в которой есть подробная технология производства продукта. Когда все проблемы заранее известны, для каждой проблемы есть свое решение. Причем все данные надежно сохраняются в учетной системе. В любой момент времени можно поднять любые данные и провести анализ. Каждое решение принимается на основе цифр и фактических данных. Любое изменение в работе отражается на изменениях в показателях.
Можно сказать, что в этот момент компания становиться способной к масштабируемости. В учетную систему можно добавить любое количество пользователей. При этом сама система будет “следить” за тем, как работают пользователи, за правильностью введенных данных и так далее.
Процесс внедрения учетной системы не быстрый. Но и результаты соответствующие. Можно сказать, что по мере внедрения учетной системы при переходе с этапа на этап растет уровень причинности компании и сотрудников относительно деятельности. На начальных этапах уровень причинности низок, сотрудники в большей степени реагируют на внешние обстоятельства, причем зачастую это делается не совсем профессионально. На поздних этапах уровень причинности повышается. Компания сама уже оказывает влияние на рынок и подстраивает рынок под свои потребности. Так, например, в транспортной компании сотрудники смогли убедить некоторые картеры чтобы те организовали ночную погрузку. Это позволило заметно увеличить рабочее время автомобилей.
Какое будущее ожидает компанию, у которой нет качественной учетной системы? Наверное, этот вопрос стоит задать старым таксопаркам или конкурентам OZON и Wildberries. В экономике уже достаточно примеров, как компании, которые раньше были неизвестны никому, вдруг стали знаменитыми и значительно увеличили объемы. Сейчас уже есть банки, которые работают, не имея оффлайн офисов. За время пандемии больше всего миллиардеров добавилось именно в сфере ИТ. О чем это говорит?
Если вы хотите более подробно узнать как учетная система позволит вам избавиться от хаоса и масштабироваться, звоните по телефону 8-923-725-0000 Науменко Кирилл.
Подписывайтесь, чтобы читать дальше полезные статьи. Ставьте лайки и пишите комментарии, задавайте вопросы!
Подписывайтесь на наши соц.сети и оставайтесь с нами:
Tg-канал: Kirill_Naumenko_order
E-xecutive: Кирилл Науменко