Не так давно к нам обратилась компания, которая занимается строительством и реконструкцией объектов различного назначения, включая сооружение и обеспечение безопасной эксплуатации объектов подземной транспортной и коммунальной инфраструктуры. В компаниит много удаленных друг от друга объектов строительства, по каждому из которых необходимо каждый день собирать данные фактически затраченного сотрудниками рабочего времени и предоставлять общий отчет по всей компании руководству. Учет, при этом, ведется в таблицах Excel.
Из-за этих исходных, очень сложно собирать разрозненные данные с каждого объекта и много времени тратится на ручную обработку информации для подготовки отчетности и на ручной сбор отчетов. И финальная проблема, которая «наболела» у клиента — невозможно увидеть статистическую аналитику, так как отчеты хранятся в виде отдельных файлов и не анализируются в динамике. В результате руководство не получало оперативную и точную информацию о реальных затратах рабочего времени сотрудников на объектах.
Мы погрузились в бизнес клиента, изучили его специфику и поняли, что точно можем помочь с помощью «Галочки» и чат-ботов. В одном боте мы настроили единую форму для ввода информации о рабочем времени сотрудников на объектах. «Галочка» в полученной системе используется какединый учетно-аналитический центр обработки и хранения поступающей информации, формирующий отчеты по одному клику. Также мы организовали разделение доступа к отчетам. В результатеь каждые 10-15 минут в Telegram-боте ответственных лиц отображается актуальная информация по затратам рабочего времени на всех объектах
Результат
- Уменьшение трудозатрат по сбору, консолидации данных и формированию отчетов (экономия 4 FTE/мес)
- Сокращение сроков предоставления отчетности в 10,6 раз
- Исключение из процесса длительных коммуникаций по уточнению и сверке данных (экономия 5 FTE/мес)
- Увеличена точность и актуальность информации о расходах по объектам
- Повышена эффективность управленческих решений за счет возможности анализировать в динамике данные за разные периоды
- Автоматизировано разграничение доступа к информации ответственных лиц.