Продолжаем серию статьей на тему Жизненный цикл строительного проекта.🗓️ Этап 2 Планирование строительного проекта
Иерархия и структура проекта определяют, как будет управляться проектом, кто будет отвечать за выполнение определенных задач, и как будут распределены обязанности внутри команды.
Расскажу, как правильно выстроить структуру. Для начала ответим себе на главные вопросы, ответы на которые лягут в матрицу распределения ответственности RACI:
Кто за что отвечает? От генерального директора до рабочего на объекте.
Кто кому подчиняется? Четкие линии подотчетности предотвращают дублирование.
Как принимаются решения? От оперативных на стройплощадке до стратегических в головном офисе.
Как течет информация? Каналы и правила коммуникации, обеспечивающие своевременность и точность данных.
Как контролируется прогресс? Системы отчетности, позволяющие видеть реальную картину и оперативно реагировать.
С этими ответами у вас получится четкая, продуманная и доведенная до всех структура проекта. Изобразите для начала ее в виде ментальной карты, далее перенесете в матрицу ответственности.
Давайте построим эту структуру шаг за шагом:
🧭 Определение руководителей и исполнителей. Кто будет строить?
Определяются роли руководителей проекта, руководителей отделов, инженеров, рабочих и других участников команды. Каждый участник получает определенные обязанности и ответственности.
На первом этапе формируется управленческая и исполнительская команда.
Нельзя строить команду, не зная, кто и что будет делать.
1. Определяются направления:
Руководители направлений и отделов - снабжение, ПТО, охрана труда, финконтроль, качество, БИМ, сметчики и т.д.
Производственные исполнители - начальники участков, прорабы, мастера, бригадиры.
Технические специалисты - инженеры, геодезисты, специалисты по ОТ, охране, технадзору.
Подрядчики и субподрядчики - внешние исполнители, взаимодействующие с заказчиком и генеральным подрядчиком.
2. Распределяем по должностям:
- Руководитель Проекта, далее РП (Project Manager, PM) - Главный по проекту. лицо, принимающее ключевые решения за проект в целом, несущее ответственность за сроки, бюджет и качество. риски, коммуникацию с Заказчиком. Упор на Интеграцию всех процессов.
- Начальник Участка / Главный Инженер Проекта (ГИП): «Полевой командир». Отвечает за непосредственное производство работ на площадке: организация труда, безопасность, качество выполнения, соблюдение проектных решений, взаимодействие с субподрядчиками. Фокус на Технологию и оперативное управление на объекте.
- Инженеры (ПТО, сметчики, геодезисты, механики, энергетики и т.д.): Специалисты, обеспечивающие техническую, документационную и ресурсную поддержку. Фокус на свою узкая специализация (планирование, сметы, разбивка, эксплуатация техники и т.д.).
- Мастера / Прорабы: Непосредственные руководители бригад. Отвечают за выполнение конкретных объемов работ в срок, качество, расход материалов, дисциплину рабочих. Исполняют работу на местах.
- Бригадиры / Рабочие: Непосредственные исполнители работ.
- Поддержка (Бухгалтерия, Юристы, Отдел Кадров, Снабжение, Безопасность): Обеспечивают административно-хозяйственную и ресурсную поддержку проекта. Фокус на свои функциональные области.
3. Где будет управленческий центр проекта?
Управление осуществляется из центрального офиса или организуется филиал (временный или постоянный) на площадке? Филиал совмещён с штабом строительства или требуется разделение функций?
- Управление из Головного Офиса: Эффективно для небольших или локальных проектов, где объект близко к офису. Минус: Риск отрыва от реальности на площадке.
- Открытие Филиала: Необходимо для крупных, удаленных или долгосрочных проектов.
Ключевые вопросы:
Филиал , это Штаб проекта? Зачастую происходит именно так. Штаб строительства (бытовой городок с офисными контейнерами) становится фактическим филиалом на период проекта.
Совмещение или отдельный штат? Зависит от масштаба:
Совмещение: Ключевые роли (PП, ГИП, Инженеры ПТО, Механик, Безопасность) работают непосредственно на объекте в штабе. Поддержка (бухгалтерия, юристы, часть снабжения) может оставаться в головном офисе с выделенным куратором проекта.
Отдельный штат: Для мегапроектов или работы в удаленном регионе может потребоваться почти полный дублирующий штат в филиале (включая бухгалтера, кадровика, снабженцев).
Численность и структура филиала/штаба:
Рассчитывается исходя из сложности, объема, сроков и специфики проекта.
Формула грубой оценки: Базовый костяк (PП, ГИП, Инженер ПТО, Инженер по Безопасности, Механик, Мастер/Прораб на каждые 25-35 рабочих) + поддержка по необходимости (сметчик, геодезист, логист, бухгалтер-операционист).
Связь с Головным Офисом: Четко определенные точки контакта (например, PП -> Директор по строительству; Бухгалтер проекта -> Главный бухгалтер; Снабженец -> Отдел Закупок).
4. Необходимые действия:
- Определить численность, структуру, функции филиала/штаба.
- Разработать регламент по распределению обязанностей между головным офисом и полевым штабом.
- Установить, какие решения принимаются на месте, а какие - централизованно.
Пример структуры Штаба для среднего проекта можете посмотреть в отдельной статьей по ссылке
🏗️ Построение Структуры Управления в строительном проекте: Кто Кому Подчиняется?
Формируется структура у иерархии и системы контроля. Кто кому подчиняется? Это может включать в себя уровни управления, отчетность, процедуры принятия решений и механизмы обратной связи.
Определив роли, выстраиваем вертикаль власти и горизонтальные связи
- Типы организационных структур (выберите подходящую):
Линейная (Проектная): Четкая вертикаль подчинения. Каждый подчиненный имеет одного начальника. Идеально для средних проектов с понятной спецификой. Плюс: Простота, однозначность. Минус: Риск перегруза верхнего звена, медленная реакция между отделами на проблемы.
Функциональная: Группировка по специализациям (ПТО, Производство, Снабжение, Безопасность). Сотрудники подчиняются своему функциональному руководителю (даже если он в головном офисе). Плюс: Глубокая экспертиза. Минус: Двойное подчинение (функциональному и PП), риск конфликтов, замедление процессов.
Матричная: Гибрид. Сотрудники подчиняются и функциональному руководителю (за экспертизу, методологию), и Руководителю Проекта (за задачи, сроки, ресурсы в рамках проекта). Плюс: Гибкость, эффективное использование ресурсов. Минус: Сложность управления, высокие требования к коммуникации, риск конфликтов авторитета и лояльности. Наиболее распространена в крупных компаниях и проектах. - Ключевые элементы структуры управления:
Уровни управления: Стратегический (Дирекция/Инвестор), затем уровень ниже, это Тактический (Руководитель Проекта, ГИП) и третий уровень исполнителей - Оперативный (Мастера, Бригадиры).
Отчетность: Кто, кому, какую информацию, в каком формате и как часто предоставляет.
Процедуры принятия решений: На каком уровне принимаются какие решения? Требуется ли согласование? Кто имеет право визирования (например, на расход средств сверх лимита, изменение технологии)? Пропишите пороговые значения!
Механизмы обратной связи: Как рядовые сотрудники могут сообщить о проблемах/предложениях в обход непосредственного начальства (если это критично)? Анонимные каналы? Регулярные встречи Pуководителя проекта с коллективом?
Создайте организационно-функциональную схему (OrgChart), на которой:
Прописаны ФИО, должности, контакты
Указано, кто кому подчиняется
Кратко описаны функции каждого участника
📌 Определение ролей и отношений: Кто Что Делает Конкретно?
Разрабатывается матрица распределения ответственности RACI, определяющая, кто отвечает за выполнение конкретных задач, кто принимает решения, кто консультирует и кто информируется о ходе проекта.
Матрица помогает исключить “ничейные” задачи, разделить ответственность, исполнение и информирование и упростить контроль и ускорить коммуникации.
Расшифровка RACI:
R (Responsible) – Ответственный (Исполнитель): Тот, кто непосредственно выполняет работу. Может быть несколько R на задачу.
A (Accountable) – Подотчетный (Утверждающий): Тот, кто несет конечную ответственность за правильное и своевременное выполнение задачи. Должен быть только один А на задачу! Он утверждает работу R.
C (Consulted) – Консультируемый: Тот, чье мнение необходимо учесть до принятия решения или выполнения работы. Обычно эксперты. Двусторонняя коммуникация.
I (Informed) – Информируемый: Тот, кого необходимо проинформировать о результатах выполнения задачи или принятых решениях. Односторонняя коммуникация.
Если для вас сложны абревиатуры, то можно просто прописать словами Ответственный (О), Утверждающий (У), Консультант (К), Информируемы (И). Это не принципиально.
Как применять на стройке? Пример фрагмента матрицы для процесса "Утверждение Проекта производства работ ППР":
Разработайте матрицу RACI для ключевых процессов: закупки, выполнение СМР, сдача этапов, оформление КС-2, решение проблем на площадке, взаимодействие с субподрядчиками. Обязательно проведите совещание по матрице со всеми участниками!
🔗 Установление коммуникационных каналов:
Определяются механизмы связи и коммуникации внутри команды проекта. Это может включать в себя регулярные совещания, отчеты о прогрессе, электронные платформы для обмена информацией типа ERP системы, мессенджеры, эл. почта и тд. Опишите все средства коммуникаций и оповестите всех участников какими и для чего пользоваться (например заявки отправляются вот в такой форме, бланк приложить, по электронной почте за 30-40 дней до начала монтажных работ по этому разделу. Фото отчеты отправляются каждый день в 19:00 в Telegram, указать название группы или ответственное лицо)
Проект должен иметь устойчивую систему связи, разделённую на 3 уровня:
- Оперативная связь
Мессенджеры (Telegram, WhatsApp): Только для оперативного информирования и решения срочных вопросов, фото, инструкций! Не для официальных распоряжений или длительных дискуссий.
Чёткое описание: кто в группе, когда публикуется информация, кто администрирует - Формальные каналы (Документооборот):
Электронная почта: Для официальных писем, согласований, направлений документов, протоколов совещаний. Правило: Четкие темы писем, указание проекта, использование шаблонов.
ERP-система / Специализированные PMIS (Project Management Information System): Единый источник информации! Для управления задачами, документами, сроками, ресурсами, бюджетами, отчетами. Обязательно! Интеграция данных со стройплощадки.
Электронный документооборот (ЭДО): Для юридически значимых документов (договоры, акты, счета).
Формы и шаблоны: Строго обязательны! Заявки на материалы, уведомления о готовности этапов, акты освидетельствования, коммерческие акты.
Пример: "Заявка на материалы подается через форму в ERP за 30 календарных дней до даты потребности согласно ГПР. При отсутствии ERP – по утвержденному шаблону №7 Excel на email снабжения и куратора ПТО." - Производственная координация
Ежедневные и недельные планёрки (онлайн/офлайн)
Google Meet / Zoom - для регулярных совещаний
Чёткий протокол: время, участники, секретарь, формат протокола
Совещания с производственной площадкой лучше делать после 11:00, т.к. с 8:00 до 11:00, это самое активное время для рабочих. Не стоит отвлекать прорабов и Начальников участка от рабочих в этот период времени.
📑 Разработка системы отчетности и журналов
Разрабатывается система отчетности, которая позволяет отслеживать прогресс проекта, выявлять проблемы и принимать своевременные меры по их устранению. Это может включать в себя форматы отчетов, сроки предоставления отчетности и ответственных за ее подготовку. Введите на площадке журнал задач и происшествий, ежедневно туда прорабом заносится все сложности, происшествия, уровень важности а так же варианты их решения, это поможет снимать ежедневные сводки в обход начальника участка и доп контроль.
Примеры форм отчетов и журналов:
- Дневной отчёт прораба (по шаблону)
Недельный отчёт начальника участка
Месячный - руководителя проекта - Журнал задач и происшествий - фиксируются все инциденты, сложности, предложения по решению
- Журнал замечаний по качеству и ОТ - важен при приёмке, ведётся совместно с технадзором
Вы управляете тем, что отслеживаете и можете контролировать!
Получившуюся иерархическую структуру необходимо перенести на бумагу в виде схемы, где указать ФИО ответственных по каждой должности, их контактные данные и коротко их обязанности по проекту. Передаем данный документ всем исполнителям и заинтересованным лицам в проекте.
❗️Ставьте 👍 если было полезно
❗️Подписывайтесь на канал
❗️Делитесь в комментариях, как вы выстраиваете структуру проекта
Весь список статей по теме:
👥 Жизненный цикл строительного проекта.
Читайте так же:
➡️ Бюджет строительного проекта.
⬅️ Ресурсы и команда строительного проекта.
_______________________________________________________________________________________ Читайте нас в Telegram 📳 . Поддержать нажмите "Подписаться" 👇