Рассмотрим плюсы и минусы трех подходов к регламентации бизнес-процессов: через приглашенных консультантов, собственными силами или гибридный. Что внедряется, а что нет?
Вы удивитесь, до чего простым и доступным оказывается решение проблемы описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов!
Давайте разберемся.
Подход 1.
Описание бизнес-процессов силами приглашенной консалтинговой фирмы.
Предприятие приглашает консалтинговую фирму для описания бизнес-процессов "под ключ". Консультанты погружаются в деятельность, проводят серию интервью с руководителями и ключевыми специалистами. Несколько месяцев что-то разрабатывают, а потом выдают стопку документов (погонные километры документации), в которых никто ничего не понимает (даже при желании). И еще подсаживают предприятие на какой-нибудь сложный и дорогой программный комплекс.
Недостатки:
- Дорого (от 1,5 - 2 млн рублей даже для небольшого предприятия)
- Довольно долго (3-6 мес., а дальше как сложится.)
- "Черный ящик": не понятно, на каком этапе проект, какое качество документации и степень ее реального соответствия бизнесу. И сколько еще до конца....
- Саботаж. Если менеджеры и специалисты компании не заинтересованы во внедрении бизнес-процессов (а это частая ситуация), они 100% отринут проект, заявив: "- Пришлые консультанты ничего не понимают в нашем бизнесе, разработали некачественную/неадекватную документацию, работать по ней невозможно".
Достоинства:
их нет! Ну если только мнимое: мол, проектом по описанию процессов должны заниматься профессионалы/специалисты, а мы (управленцы компании) будем заниматься управлением, не будем "отвлекаться".
Подход 2.
Регламентация процессов собственными силами (штатный сотрудник).
Директор назначает ответственного сотрудника, который проходит специальное обучение по бизнес-процессам (курсы) и потом приступает к обследованию и описанию процессов в компании. Или нанимают в штат нового сотрудника, готового специалиста, с такими курсами в резюме.
Обычно и этот подход заканчивается неудачей.
Недостатки:
- Очень долго: от 6 мес. до 1 года (ведь всё делает 1 человек). Так долго, что в какой-то момент уже никто не помнит, с чего начинали и что вообще делается....
- Довольно затратно. Нужно платить оклад (от 100 тыс./мес. чистыми + еще столько же налоги и адм. затраты). За год "набегут" те же 2 млн.
- Совсем нет уверенности в качестве и правильности ведения разработок (ведь это делает дилетант)
- Менеджеры компании такого специалиста не признают как равного, препятствуют ходу работ: "-Иди отсюда, мальчик, не мешай работать!" В итоге по процессам работать не желают. Саботируют.
Достоинства:
конфиденциальность. Не будем пускать посторонних людей во внутреннюю кухню нашей фирмы. Будем вариться в собственном соку!
И все-таки разработки внутренними силами (рассмотренный выше подход №2) - уже более правильные/жизнеспособные. Нужно только грамотно все организовать и нивелировать недостатки.
И вот - решение:
Подход 3. Гибридный подход:
процессы описывают сами руководители под патронажем методолога.
Давайте рассуждать логически: как обеспечить качество/результативность разработок и исключить саботаж со стороны менеджеров и работников предприятия? Чтобы они не отринули систему процессов, мол "ее разработали посторонние, несведущие люди"....?
Верно!
Бизнес процессы должны описывать сами руководители подразделений для своих сотрудников! А также, в ходе совместных разработок, руководители наконец-то выяснят отношения между собой (на предмет конфликтов между подразделениями за полномочия и ресурсы). Есть и для этого специальные инструменты.
Вся необходимая теория и практика передается менеджерам на 2-хдневном семинаре-практикуме.
Это единственный правильный подход! И вот почему...
В обучении, в методологии описания бизнес-процессов нет ничего сложного. Технология описания процессов очень простая, изучается руководителями на 2-хдневном методологическом семинаре-практикуме. Овладеть ей может любой человек с уровнем образования 11 классов. Не говоря уже о высшем образовании, которое поголовно встречается у начальников отделов.
2 дня семинара - и руководители научатся описывать процессы в виде блок-схем. Узнают основные приемы оптимизации и усовершенствования процессов. Научатся писать текстовые регламенты (переводить блок-схему в текстовый документ). Узнают о правильном порядке внедрения регламентов в работу персонала.
Т. о. руководители уже не смогут сказать - "все очень сложно, мы не потянем разработку". А тех немногих, кто попытается - сразу брать на карандаш как профнепригодных. Они уже не могут сказать: "Мы такие занятые, нам некогда, мы руководим своими подразделениями..." Ну уж нет, извините, вы же будете описывать как раз свои собственные процессы, которые вы непосредственно организуете. Это и есть ваша управленческая работа, вы сами себе поможете лучше организовать деятельность в своих же подразделениях!
Достоинства подхода:
1. Низкие затраты:
- Всего 120-150 тыс. рублей за методологический 2-хдневный практикум для 10-15 менеджеров (руководителей). Иногда этого объема обучения уже достаточно для дальнейшего "самостоятельного плавания" компании в океане бизнес-процессов.
- Дополнительно (по желанию) еще от 150 тыс. рублей - сопровождение разработок и внедрения. Длительность и глубина которого - индивидуальна для каждой компании (в среднем 2-3 месяца).
2. Комплексное развитие управленцев:
- Во время семинара-практикума руководители получают не только знания и навыки по описанию процессов и регламентов. Но и современные знания о регулярном менеджменте в целом, организационном развитии, матричной (процессной) системе управления. Внизу статьи будет ссылка на сайт, там посмотрите программу практикума.
3. Надежное сопровождение разработки и внедрения:
- Проверка создаваемых менеджерами схем и регламентов на формальную правильность описания, оптимизация и усовершенствование процессов с т.з. бизнес-логики.
- Помощь во взаимном согласовании полномочий и интересов между смежными подразделениями, проработка конфликтов.
- Сопровождение внедрения регламентов в деятельность работников (обкатка системы в рамках всего предприятия).
На изображениях видно, какой объем правок вносит консультант (методолог) за менеджером-автором. Хотя, не всегда так много правок. В некоторых компаниях, где руководители отделов мотивированные и квалифицированные - правок может быть минимум.
4. Быстрые сроки.
- 2 месяца (максимум 3) до полного внедрения. Ведь мы движемся широком фронтом, одновременно и параллельно всеми подразделениями компании.
5. Полнота и качество проработки и внедрения процессов.
- Менеджеры компании - носители фактической логики бизнеса. Поэтому в принципе невозможно, чтобы они неправильно описали процессы! Но бывает и такое. Тогда директору/владельцу сразу видно - кто из функциональных руководителей профнепригоден (если он не способен описать деятельность, которой руководит). Причин может быть несколько - низкий IQ, нежелание сделать свои процессы прозрачными или просто безалаберность.
- Разработку постоянно сопровождает методолог. Это эксперт по оптимизации (улучшению логики процессов), эксперт по внедрению. Эксперт по организационному проектированию. С широким управленческим и бизнес-кругозором. Поможет в нюансах и деталях, предложит усовершенствования. Будет руководить всем проектом в качестве куратора-координатора.
Это я про себя, все в одном лице!
6. Надежность и возобновляемость.
- Простая и понятная методика, доступный инструментарий. Все разработки ведутся в простых офисных редакторах: Word, Visio. Никакого специального ПО не требуется.
- Технология полностью передается вам. Носители компетенции - руководители подразделений. В будущем, любые актуальные изменения бизнес-алгоритмов они смогут незамедлительно реализовать в документации и обкатать измененные регламенты с персоналом.
7. Дополнительным бонусом - косвенная польза проекта по описанию процессов:
- Это еще и аудит от эксперта (в процессе правок и внедрения): коммерческой (закупки, продажи), маркетинговой, кадровой, производственной деятельности. Аудит и усовершенствование.
- Это еще и тренинг командной работы (между руководителями подразделений), направленный на укрепление слаженности совместной работы и разрешение конфликтов. Проводится в виде интерактивной игры-симулятора процессного взаимодействия.
Каким предприятиям подходит технология:
Данная технология описания и регламентации бизнес-процессов применима для компаний численностью:
min: 30 чел. Потому, что нужна хоть какая-то оргструктура, хотя бы 5-7 руководителей отделов.
А для маленьких компаний "семейного типа" в 5-10-20 чел городить огород из профессиональных регламентов вообще нецелесообразно. Тут все управляется директивно, в ручном режиме, все сотрудники "на виду".
max: 1000 чел. Потому, что при более крупном масштабе организации возрастает нормальная бюрократизация, и простого оформления процессов/регламентов в Word и Visio уже недостаточно. Может потребоваться процессный офис (т.е. специально обученные специалисты, в помощь руководителям) и более сложное ПО. А следовательно, нужны уже промышленные нотации и стандарты процессов.
Информация о консультанте/методологе.
Александр Цыганок
Бизнес-эксперт. Дипломированный консультант по управлению и организационному развитию (РАНХиГС, 2009 г, курс А.И. Пригожина).
Мне 47 лет, в консалтинге с 2003 г.
Сфера моих компетенций:
- стратегическое управление;
- описание и оптимизация бизнес процессов;
- организационное проектирование, мотивация;
- коммерческая эффективность (продажи, маркетинг).
Провожу проекты по описанию бизнес-процессов по приведенной технологии с 2008 г.
_________________________________________________________
Напишите в комментариях, какой подход к описанию процессов вы наблюдали в своих предприятиях (или понаслышке в сторонних предприятиях)? Как все происходило и чем в итоге закончилось?
__________________________________________________________
А вот некоторые мои статьи на тему внедрения и управления бизнес-процессами, опубликованные ранее
(изобилуют кейсами и остросюжетной проблематикой!):
__________________________________________________________
Приглашаю всех в мой телеграм канал, где много доп. информации, общения, интерактива!
_________________________________________
Мой персональный сайт tsyganok.ru, где представлена информация о моих консультационных услугах (по менеджменту, бизнес-процессам, бизнес-стратегии, коммерческой эффективности), контактная информация. __________________________________________________________
