В последнее время мне так понравилось писать, что мои статьи стали объёмными и огромными:) Немного терпения друзья мои, ведь сегодня я затрону тему, связанную с отчетами, зачем они и для чего… С учетом того, что я всегда поднимаю много тем в одной статье, помимо отчетов будет еще несколько мыслей и размышлений. Как говорится, «10 000 часов посвятишь делу, и будешь в этом гением», вот и я решила стать в этом асом, ведь книга сама себя не напишет.
Наша работа тяжела и трудна, а главное многозадачна ☺️ тут вспомнила отрывок из песни.
Работая в общепите, мы всегда должны помнить, что систему настроить несложно. Главное, настраивая все процессы, не забывать о чистоте, тики-тайме, продукте, скорости, сервисе, маркетинге, вкусе, персонале, финансах, всего ничего 😉
То есть всегда держать в фокусе все вышеперечисленное. Давайте посмотрим важные некоторые отчеты, которые нужно вести ВСЕГДА.Мы ведь, как полководцы, которые ведут свою команду к результату, и нам важно иметь под рукой инструменты для понимания общей картины, для ведения команды к победе.
Буквально пару минут назад у меня был созвон с владельцем сети, я провела мини-консультацию по телефону, и по голосу было слышно его волнение, переживания и упадок сил. Слушая его, я подумала, интересно, насколько команда не видит и не чувствует этого? Моя рекомендация – старайтесь быть уверенными в своих словах, поступках, действиях. Важно общаться на позитиве, с горящими глазами, боевым настроем – команда увидит и пойдет за вами. Да и МИР будет за вами)
Но сначала задайте себе вопросы не много не относящиеся к теме:
- Раздор в команде – как возникает и как этого избежать?
- Коммуникация – как наладить внутри своей команды, чтобы не было «проблем» в работе?
- Доверие – почему нужно доверять – себе, команде, бизнесу – и как его у себя проработать?
- Как научиться делегировать? Мы все помним, что лучше нас не сделают, но, тем не менее, у каждого своя изюминка и подход. Делегирование даст рост вам и команде, а главное бизнесу.
- Как дисциплинировать себя на постоянство действий?
- Поощрение к действию – как мне, как руководителю, сплотить команду и поощрять к действию и результату?
- Обратная связь. Как наладить ОС сотрудников друг другу, и ОС от гостей к заведению? (Моя практика и проведенные аудиты показывают, что верить отзывам в соц.сетях на 100% не стоит).
- Управление людьми. Как мне, «полководцу», научиться для начала управлять собой, своим телом, своим умом и после, совладав с собой, научиться управлять людьми? Великие полководцы в начале учились управлять собой и только после – армиями.
- Сплетни, или как я чаще называю – «курятник». Как устранить и не боятся увольнять сотрудника, который сеет семя раздора и разлагает команду?
- Как привить команде ответственность и любовь к своему делу, продукту, команде?
- Как привить дисциплину себе и после – команде?
- Как выстроить систему настройки стандартов, и в целом навести порядок в своём бизнесе?
- Когда мы создаем бизнес, мы это делаем для кого-то или нами движет только желание заработать все больше и больше денег? Почему мы забываем о том, что, делая от души на все 120%, мы тем самым становимся примером для нашей команды? Здесь пример, как с воспитанием – наши дети также растут и развиваются не словами, а нашим примером. Как это внедрить?
- Я вижу много бизнесов (в год делаю свыше 30 аудитов) и замечаю сопротивление, отсутствие доверия к себе и к команде, и в целом к привлеченным специалистам. Руководители пытаются учить всех и вся. Возвращаемся к вопросу – как научиться доверять СЕБЕ и другим?
- Не забываем, наша работа – это про ДОВЕРЯЙ, НО ПРОВЕРЯЙ.
Один из главных постулатов бизнеса – понять свой продукт, цель ведения этого бизнеса, важность в создании точки и инструмента контроля. Для чего? Для того чтобы изучить-анализировать-показать–обучить–направить–исправить, если нужно.
Итак, давайте вернемся к теме нашей статьи и рассмотрим самые важные отчеты для ресторана:
1. Один из главных моих отчетов – это ежедневный аналитический отчет SD, который заполняют менеджеры в конце смены ежедневно или управленцы на следующий день. В этот отчет вносятся данные:
План Выручки общий – Факт Выручка;
Кол-во столов – средний чек стол, кол-во гостей – средний чек гостя;
Кол-во блюд и напитков – Наполняемость чека;
Все услуги (Доставка, Вынос, Десерты)
Программа лояльности, Скидки, Отмены;
Выручка по часам –Утро-Обед-Вечер;
Показатели за прошлые годы в этот месяц (Выручка-Чеки-Средний чек), анализ LFL– ОБЯЗАТЕЛЕН.
Обязательно на каждую услугу ставить план по показателям.
Пиковые часы (а они бывают не меньше трех раз в день, и не больше двух часов)
Оборачиваемость посадочных мест.
Фокус всегда на сезон, месяц, день недели, даты и план-факт.
На самом деле в ежедневном отчете больше вкладок, но это дает возможность моим менеджерам и управленцам анализировать и сразу понять, в какой момент они не подготовились, что не достигли, или наоборот, какие показатели перевыполнили, занимает 15 мин заполнения. Они смотрят четыре пн-вт-ср-чт-пт-сб-вс и понимают, что ожидать в следующую неделю в среднем показателе. Главное – эта таблица ведется с января по декабрь и тем самым дает возможность заранее предугадать на следующую неделю, что и как будет. ВАЖНО: смотреть на день недели, даты, сезонность, производственный и непроизводственный календарь. Повторюсь, на всех услугах ОБЯЗАТЕЛЬНО должны быть Планы.
Аналитика очень важна! Необходимо всегда помнить, что сегодня – мы получаем СЛЕДСТВИЕ, вчера – ПРИЧИНУ. Нужно понимать, что под каждый КОНЦЕПТ создается своя аналитическая таблица, отталкиваемся от услуг.
2. Следующий отчет – ВСЕ статьи Списаний.
Вам нужно утвердить в % соотношении от оборота план по списанию и знать, какие бывают в вашем бизнесе. Когда вы постоянно мониторите расходы на списание вы тем самым даете возможность эффективнее работать над снижением этих показателей и в целом контролируете их источники и динамику изменений.
- Питание персонала
- Порча
- Бракераж
- Промо расходы
- Удаление блюд со списанием
- Дегустация
- Пролив бар
- Списание в зал и т.д.
Этот отчет дает возможность контролировать кухню, бар, чтобы они не выходили за рамки плана, а параллельно помогает увидеть ошибки.
3. Отчет «Производительность и продуктивность труда»
Необходимо умение грамотно составлять расписание и просчитывать по часам гостей, блюда, напитки. При составлении расписания важно также отталкиваться от планового товарооборота, мероприятий, дней, дат, сезонности и многих других факторов. Я часто люблю говорить – «тот, кто составляет расписание, должен пройти обучение, и только после составлять график».
В нашей работе нужно знать, что такое производительность(сколько в час сотрудник заработал) и продуктивность труда(сколько выпустил единиц в час)
Нам важно грамотно просчитывать полученные данные и планировать с учетом продаж( товарооборота),пиковых часов, тики-тайма, почасовую загрузку сотрудников производства(бара в том числе), сколько единиц отдаем в час.
Также можно настроить его в таблице выше(sd), где вы будете видеть все в одном файле, пример ниже прикладываю.
Важно! Нужно уметь четко высчитывать:
- Выручка в заведении| на часы поваров.
- Кол-во блюд по кухне| на часы поваров.
- В баре также считают по проданным единицам и выручке бара | на часы бар-сотрудников.
Отчет позволяет произвести оценку эффективности графика работы сотрудников на основе проданных позиций и времени приготовления блюд по каждому цеху в разрезе дней и часов.
4. Отчет «По товарным остаткам»
Товарные остатки по бару и кухне важно анализировать из месяца в месяц. Главное – установить норму по бару, кухне, и тем самым устранить ошибки в последующем составлении плана. Далее командно с отделом закупа мы будем отслеживать на еженедельной основе соблюдение этой нормы для достижения месячного плана.
5. Отчет «По изменениям закупочных цен»
Мы должны понимать, на что поднимаются и понижаются цены, и как мы можем повлиять на это для улучшения прибыли. Аналитика должна быть от недели к неделе, от месяца к месяцу, от квартала к кварталу. Важно установить свой регламент работы с поставщиками и норму допустимого % повышения цен. Важно держать вкус, а чтоб это сделать нужно правильно принимать по нашему стандарту продукцию. Не забывайте создать регламент по закупу, приему, хранению, инвентаризации .
Ниже вы можете увидеть как в ручную идет контроль цен с поставщиками.
6. Отчет «ТОП-10 продаж и ТОП-10 не продаж» по 2м объектам – бар и кухня отдельно.
Каждый управляющий должен контролировать баланс между продажами бара и кухни.
Это соотношение должно быть постоянно, допускаются лишь минимальные отклонения.
Учитываются только товары, проданные за реальные деньги.
А ТАКЖЕ НЕ ЗАБЫВАТЬ вести рейтинги по бару и кухне по наполняемости чека для сотрудников. В идеале, чтобы эти рейтинги были на виду.
7. Отчет «АВС анализ меню»
ABC анализ позволяет понять, какие блюда всегда должны быть в наличии, какие позиции можно смело заменить новыми или просто убрать из меню, какие блюда следует продвигать активнее, какие блюда необходимо переработать с целью повышения их маржинальности.
8. Отчет «ТОП-10 мин. по инвентаризации и плюсов» анализ причин и следствия. Очень важно всегда вести аналитику минусов и плюсов по инвентаризации бара и кухни. Вывести свою норму утвержденную по % от оборота минуса и плюса.
Аналитика обязательна по КОЗ = коэффициенту оборачиваемости запаса.
9.Отчет и Анализ дохода-расхода =рентабельности.
Отчет анализирует доходы и расходы за месяц и помогает определить, насколько эффективна деятельность ресторана. Главное, что мы начинаем анализировать – план-факт в денежном и % соотношении. С каждым разом, работая с этим отчетом мы улучшает наши статьи расходов.
Смотрим месяц и по нарастающим итогам, если проект сетевой – плюс к описанному выше смотрим общий отчет. При составлении на год можно пересматривать каждый следующий квартал.
10. Отчет маркетинговых действий.
Здесь полностью должна быть аналитика всех рекламных компаний и действий, а также не забываем анализировать маркетинговый календарь и тд.
11. Отчет по аналитике ЖЦС (ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ СОТРУДНИКА)
% текучки в объекте и в сети =причина и следствие
Отчет по ENPS СО СТОРОНЫ СОТРУДНИКОВ
Отчет по аудит проверкам по балловой системе (ТП |ХАССП| Аудит всего бизнеса раз в месяц),а также внутренний аудит, который также проводит операционный директор в балловой системе проставляем обьекту.
Отчет по конкурентам меню| сетка ЗП
По сотрудникам должна быть полная аналитика на всех этапах от выкладки вакансии и бесконечно .
На самом деле отчетов достаточно много, на данный момент оставим пока те что выше перечислены.
Главное не забываем контролировать себестоимость на постоянной основе.
При постоянном мониторинге себестоимости управляющий может анализировать изменения и вовремя видеть отклонения от нормы и при выявлении причины действовать. Нужно осознавать, что на себестоимость могут влиять много факторов: изменение цен, рецептов, изменение списаний, коэффициент отходов и работа сотрудников в части соблюдения стандартов приготовления, вы должны учитывать, что есть несколько типов себестоимости и фокус должен быть на всем.
Пару рекомендаций :
- Утвердить своевременность поставок(выстроить систему времени| дня приемки)-это влияет на отсутствие стоп-листа и стабильность вкуса, а также дисциплинирует поставщиков и в целом команду.;
- Всегда работайте над оптимизацией затрат.
- Фокус всегда на снижение фудкоста;
- Оптимизация товарного остатка(норму выведите).
Не много вновь не совсем по теме, но как говорится все взаимосвязанно.
Часто вижу в раздевалках такой хаос.
Удивительно, что мы думаем о создании условий для гостей и удержании клиентов, но забываем о том, чтобы создавать условия для наших сотрудников.
Все что вы даете или делаете для гостей – ЭТО ЖЕ относится и к вашим сотрудникам. Прочитайте на досуге эту статью и сделайте выводы.
Команда играет лучше, когда пользуется опрятной раздевалкой
Вспомнила стихотворение:
Не было гвоздя —
Подкова пропала.
Не было подковы —
Лошадь захромала.
Лошадь захромала —
Командир убит.
Конница разбита —
Армия Бежит.
Враг вступает в город,
Пленных не щадя,
Оттого, что в кузнице
Не было гвоздя.
С. Я. Маршак
Обязательно планируйте свой график и четко понимайте кто вы, куда вы, зачем все это.
Что бы не происходило – верьте в себя, в команду, в продукт. И поймите, главное – энергия. Играйте роль, будьте энергичны и бодры, команда все видит и чувствует.
Нет моего или твоего, в нашей работе все «НАШЕ». «МЫ» важно донести до команды. Видим, что кто-то не справляется, идем и помогаем! Всегда и во всем командная работа. Боссом должны быть МЫ-ПАРТНЕРЫ.
Мы работаем в такой сфере, что гости видят то, что мы им покажем, «театр» и прекрасную атмосферу.
Важно донести до команды, что это –НАШ БИЗНЕС.
Помним, если не мы управляем собой, то кто и что управляет нами? Лень? Внешние силы? Напасти? Мы трудимся сегодня для кого-то, а кто-то завтра для нас. Все для чего-то.
Важно прокачать ответственность у себя и команде. Мышцу ответственности за свое дело и за имущество организации, за команду.
И на финише, создайте большую цель, мечту. Пусть она будет простой, а главное, понятной и измеримой (вспоминаем SMARTER). Привлеките нужных людей. Помните, каждый должен быть на своем месте и понимать, чего от него хотят и что на выходе мы должны получить от его работы. Каждый в команде должен быть способен хорошо сработаться между собой. Постоянно измеряйте результаты. Работает все, во что вы ВЕРИТЕ…
Вот несколько элементарных советов:
Следите за своим внешним видом. То, как вы выглядите, и ваша подача играют огромную роль в коммуникации с командой
Освободите рабочий стол. Даже то, как у вас аккуратно разложена по папкам информация на компьютере, также не маловажно. Идеальный порядок в компе, рабочем столе, в голове. Величие заключается в деталях.
БУДЬТЕ ВСЕГДА В ВОПРОСЕ.
С Уважением, Амина Фатуллаева.
Видео уроки: https://rutube.ru/channel/31093618/videos/
Сайт: https://upskilll.ru/