Часто предприниматели не доверяют выполнение задач подчинённым, боясь, что они сделают что-то неправильно. В этом случае руководитель ограничивает сам себя, поскольку один человек не сможет выполнить много задач. Для того, чтобы быть эффективным, предпринимателю нужно сконцентрироваться на решении задач, связанных с управлением и развитием, а рутинную работу перепоручить сотрудникам. В этой статье мы поговорим о том, почему люди не делегируют задачи, даже если это повышает эффективность работы и предоставим пошаговый алгоритм перепоручения полномочий.
Типичные причины, из-за которых руководители не делегируют обязанности
Всего 10% руководителей выстраивают эффективную систему управления и правильно делегируют свои обязанности. Остальные предприниматели часто занимаются задачами, которые можно легко поручить сотрудникам. Существуют 3 основные причины, почему это происходит.
Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам
Руководители много знают о бизнес-задачах, потому что на начальных этапах они ,как правило, берут на себя все или почти все задачи. По этой причине им сложно делегировать даже самую простую рутину сотрудникам, им кажется , что подчинённые сделают всё неправильно, а если даже сотрудники не допустят грубых ошибок, то сделают не так качественно, как сделал бы сам предприниматель. В результате они делают всё самостоятельно и тратят много времени на низкоквалифицированные задачи
Не хватает времени на обучение сотрудников
Даже если предприниматель понимает, какому сотруднику он может поручить задачу, то ему всё равно нужно будет описать подчинённому, как сотруднику нужно выполнять поставленную задачу, рассказать о требованиях к работе и объяснить, какой результат руководитель хочет получить.
Сотрудник, на обучение которого было потрачено время, уйдёт
Многие руководители боятся перепоручать более сложные задачи, потому что предприниматель может потратить много времени на обучение сотрудника, объяснить ему все нюансы, а потом этот работник через пару месяцев может уволиться из компании. В этом случае придётся снова тратить время на обучение нового сотрудника и постоянно начинать всё заново. Поэтому руководителю кажется, что проще делать всё самому, чем постоянно тратить время на обучение новых людей.
Для того, чтобы преодолеть эти страхи и начать успешно делегировать задачи, нужно следовать пошаговому алгоритму делегирования задач.
Пошаговый алгоритм делегирования задач.
Шаг первый: выбрать задачу
Для того, чтобы увидеть, какие задачи можно делегировать, сначала выпишите все свои функции как руководителя. После этого ознакомьтесь со списком и определите, какие задачи вы можете перепоручить.
Делегировать можно следующие категории полномочий:
1. Рутинные задачи, для выполнения которых нужна внимательность и усидчивость, однако не требуются специальные навыки. Например, ответы на запросы клиентов по электронной почте можно делегировать, поскольку в 90% случаях люди задают одни и те же вопросы. Сотруднику достаточно предоставить регламент, в котором будут описаны ответы на стандартные вопросы, пару раз проконтролировать общение подчинённого с клиентами и забыть об этой задаче
2. Аналитические задачи, которые включают в себя поиск и структурирование информации. Например, подготовка отчёта продаж или анализ рынка и конкурентов
3. Узкоспециализированные задачи, для выполнения которых нужны специальные знания и навыки, которыми не владеет сам руководитель. Например, ведение бухгалтерии или разработка программного обеспечения.
Кроме задач, которые можно делегировать, есть некоторые типы поручений, которыми должно заниматься руководство и которые не стоит делегировать сотрудникам:
1. Задачи, которые включают в себя стратегическое планирование, например, составление плана по масштабированию бизнеса.
2. Задачи, в которых исполнитель несёт слишком большую ответственность за результат, например, представление компании на важном международном мероприятии, от которого напрямую зависит прибыль компании
3. Задачи по работе с людьми, например, увольнение и найм персонала.
Шаг второй: выбрать исполнителя для выполнения бизнес-задачи
Для того, чтобы правильно подобрать человека для выполнения бизнес-задачи, руководителю нужно проанализировать навыки его сотрудников. Прежде чем назначить исполнителя, руководителю нужно ответить на следующие вопросы:
1. Хватит ли сотруднику компетенций для выполнения задачи, владеет ли он необходимыми навыками?
2. Достаточно ли у человека свободного времени для выполнения этой задачи или у него есть много другой работы?
3. Если у сотрудника нет нужных навыков, есть ли смысл обучить его для выполнения этой задачи или лучше нанять другого сотрудника?
Шаг третий: правильно поставить задачу перед исполнителем и предоставить ему ТЗ
Задачу необходимо поставить перед сотрудником в письменном виде. Когда задача говорится устно, работник может забыть какие-то детали, и из-за этого предпринимателю понадобится тратить больше времени на правки. В ТЗ должны быть прописаны цели задачи, сроки выполнения работы, желаемый результат и зона ответственности подчинённого.
Правильная задача: увеличить продажи на 20% в течение следующих шести месяцев за счет улучшения маркетинговых стратегий и развития новых каналов привлечения клиентов.
Неправильная задача: увеличить продажи
Шаг четвёртый: установить промежуточный контроль выполнения задачи
Когда предприниматель передаёт новую задачу сотруднику, важно первые несколько раз проконтролировать, как он выполняет работу. Подчинённый может допускать грубые ошибки и не подозревать об этом. Также можно дать сотруднику тестовое задание.
Таким образом можно контролировать рутинные и повторяющиеся задачи, например, приёмку товара: достаточно несколько раз проконтролировать, как сотрудник получает товар, и если подчинённый всё делает правильно, можно спокойно делегировать ему эту задачу.
Также нужно обязательно давать обратную связь сотруднику: указывать на ошибки, подсказывать, как можно улучшить работу, в правильной и корректной форме.
Если задача масштабная, например, внести изменения в продукт, то можно либо разбить задачу на несколько подзадач и установить сроки для выполнения каждой подзадачи, либо назначить испытательный срок сотруднику и посмотреть, как он будет над ней работать.
Со временем подчинённый научится сам организовывать процесс.
Однако важно не переборщить с контролем. У многих руководителей страх, что сотрудник сделает что-то не так или не сделает задачу вовсе слишком сильный. Хотя кажется, что они делегируют свои задачи, на самом деле времени у них от этого больше не становится, потому что они продолжают контролировать каждый шаг подчинённых.
Контроль выполнения задач тоже можно успешно делегировать. Один из способов, который поможет перепоручить контроль – использование инструмента “Коммуникатор” системы управления Квант.
Коммуникатор – это диспетчер (реальный человек, а не голосовой помощник), который работает на компанию Квант. Если он видит, что сотрудник просрочил срок выполнения какой-то задачи или забыл предоставить доказательства того, что он её сделал, например, забыл отправить скриншот-подтверждение, то он звонит этому работнику и напоминает о бизнес-задаче.
Если же в этом случае сотрудник ничего не предпринимает, то Коммуникатор связывается с начальником этого сотрудника и сообщает ему о возникшей проблеме. Таким образом, предприниматель может не переживать, что что-то пойдёт не так, ведь если задача не будет выполнена, то с ним обязательно свяжутся. Также у Коммуникатора нет “любимчиков”, это человек со стороны, а потому не нужно переживать, что диспетчер будет прикрывать безответственного коллегу.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений
Шаг пятый: оценить результат
Через некоторое время важно оценить, насколько эффективно сотрудник выполняет свою работу. Для этого нужно составить чёткий список критериев оценки.
Лучше всего отслеживать количественные показатели, например, количество новых клиентов или процент увеличения прибыли. Благодаря цифрам можно наглядно оценить прогресс и понять, как на самом деле продвигается выполнение задачи.
Однако не всегда работу можно оценить в цифрах. В таких случаях можно использовать тестирование или взять обратную связь от нескольких коллег сотрудника о его работе.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений
