Если вы похожи на миллионы других пользователей, вы используете электронные таблицы Excel для планирования бюджета, отслеживания продаж или расходов, а также для организации всевозможных данных. Возможно, вы даже используете Excel для работы с частной или конфиденциальной информацией. Если у вас есть данные в электронной таблице, которые вы не хотите, чтобы видел кто-то еще, вы можете защитить этот файл Excel паролем. Я обнаружил, что требование ввести пароль для доступа к файлу Excel сохраняет конфиденциальность вашей личной информации, но при этом позволяет вам и всем остальным, у кого есть пароль, получить к ней надлежащий доступ. Давайте рассмотрим, как можно защитить паролем файлы Excel.
Как защитить паролем файл Excel
За десятилетие работы с Excel я использовал электронные таблицы для хранения самой разной личной и деловой информации. Если я не хочу делиться этой информацией с другими, мне достаточно защитить документ паролем — и передать его только тем, кому нужен доступ. Например, я работал во многих компаниях, которые использовали Excel для хранения конфиденциальной информации о сотрудниках — номеров социального страхования, зарплат и тому подобного. Вы не хотите, чтобы случайные сотрудники получили доступ к этой конфиденциальной информации, поэтому лучше всего, чтобы отдел кадров (HR) защитил паролем именно этот файл. Затем HR может передать этот пароль руководству, которому необходимо видеть данные, но использовать защиту паролем, чтобы оградить их от любопытных глаз других сотрудников. Вот как это сделать:
Защита паролем в Windows
Шаг 1: Откройте документ
В Excel откройте существующую или создайте новую электронную таблицу.
Шаг 2: Нажмите кнопку Файл
Находясь в электронной таблице, нажмите Файл в строке меню.
Шаг 3: Нажмите кнопку Информация
На следующей странице нажмите кнопку Информация в левой колонке.
Шаг 4: Добавьте защиту
Нажмите кнопку Защитить рабочую книгу , чтобы отобразить выпадающее меню.
Шаг 5: Зашифруйте документ
Выберите Шифровать с помощью пароля. Отобразится диалоговое окно «Зашифровать документ».
Шаг 6: Создайте пароль
Введите желаемый пароль в поле Пароль и нажмите OK. Чем длиннее и сложнее пароль, тем лучше. Старайтесь не вводить общие слова или фразы, которые другие могут легко угадать.
Шаг 7: Подтвердите пароль
Теперь Excel предлагает подтвердить пароль. Введите пароль заново в поле Reenter Password и снова нажмите OK .
Защита паролем на Mac
Шаг 1: Откройте документ
В Excel откройте существующую или создайте новую электронную таблицу.
Шаг 2: Нажмите кнопку Файл
Находясь в электронной таблице, нажмите Файл в верхней строке меню.
Шаг 3: Нажмите кнопку Пароли
Далее в выпадающем меню выберите пункт Пароли. …
Шаг 4: Создайте пароль
Введите нужный пароль в поле Пароль и нажмите OK. Вы можете создать два разных пароля: один для открытия файла, другой — для его изменения. Напоминаем, что пароли чувствительны к регистру. Чем длиннее и сложнее пароль, тем лучше. Старайтесь не вводить общие слова или фразы, которые другие могут легко угадать.
Шаг 5: Подтвердите пароль
Теперь Excel предлагает подтвердить пароль. Введите пароль заново в поле Reenter Password и снова нажмите OK . Примите во внимание предупреждение о том, что если пароль утерян или забыт, его невозможно восстановить.
Шаг 6: Нажмите кнопку Сохранить
Нажмите «Сохранить» , чтобы сохранить пароль в документе. При следующем открытии файла вам будет предложено ввести пароль перед его открытием.
Повторное открытие защищенного файла
В дальнейшем при каждой попытке открыть файл Excel будет запрашивать пароль. Когда появится запрос, введите созданный вами пароль. Если вы введете неправильный пароль, вы не сможете открыть файл. При необходимости вы можете поделиться своим паролем с другими людьми. Например, если вы создаете защищенный паролем файл, доступ к которому нужен всей вашей команде на работе, поделитесь паролем с другими членами команды. Каждый член команды сможет получить доступ к электронной таблице, используя этот пароль. Я обнаружил, что самой распространенной проблемой при защите файлов Excel паролем является забывание пароля. Скорее всего, вы захотите записать пароль и хранить его в надежном месте. Мне нравится отправлять пароли себе по электронной почте, которые я могу хранить в папках в своей почтовой программе. Я обнаружил, что защита паролем файла Excel — это хороший способ сохранить личную информацию в тайне. Это легко сделать и не дать другим увидеть информацию, которую вы предпочли бы сохранить в тайне.
Когда использовать защиту паролем
Я убедился, что защита паролем в Excel очень полезна при работе с конфиденциальными данными. Вот четыре сценария, в которых вам может понадобиться защита паролем.
Работа с конфиденциальной информацией
Защита паролем необходима, если вы работаете с конфиденциальной информацией, которой нельзя делиться с другими. Чаще всего это касается рабочей информации, которую вы не хотите, чтобы видели конкуренты или широкая общественность, например планы по созданию новых продуктов или услуг.
Защита ваших персональных данных
Есть множество кусочков личной информации, которую нужно хранить в каком-то месте и не допускать к ней посторонних. Я говорю о номерах банковских счетов и кредитных карт, адресах электронной почты, финансовой информации и тому подобном. Такую личную информацию легко хранить в электронной таблице Excel, которую можно защитить паролем.
Хранение других паролей
Если вы похожи на меня, то у вас есть уникальные имена пользователей и пароли для десятков, если не сотен, приложений, сервисов и веб-сайтов, и вы не можете запомнить их все. Я храню все свои пароли в одной таблице Excel, а затем защищаю эту таблицу одним паролем. Когда я не могу вспомнить, как зайти на тот или иной сайт, мне достаточно открыть защищенный паролем файл Excel, и нужная информация окажется прямо там.
Создание списков подарков
Вот один из способов, который я использую постоянно, особенно в сезон праздников. Я веду главную электронную таблицу со всеми подарками, которые я купил для членов семьи, а затем защищаю ее паролем, чтобы скрыть от посторонних глаз. Я не хочу, чтобы моя жена или дети увидели, что я купил для них, и испортили сюрприз!
Начало работы
Защита файлов паролем поможет вам сохранить конфиденциальность информации. Это особенно полезно, если ваша команда работает с закрытой информацией и данными. Теперь вы можете сохранить конфиденциальность своей работы всего за несколько простых шагов.