Оценка бюджета проекта является критически важным аспектом успешной реализации любой инициативы. Недооценка стоимости может привести к дефициту финансирования, задержкам и, в конечном итоге, провалу проекта. С другой стороны, завышенная оценка бюджета может сделать проект неконкурентоспособным или нерентабельным. Таким образом, точная и обоснованная оценка бюджета имеет решающее значение. Однако многие проекты терпят неудачу именно из-за того, что их руководители пытаются начать планирование затрат и сроков, не имея четкого представления о границах, требованиях и содержании работ самого проекта.
В этой статье мы подробно рассмотрим что следует делать перед составление плана, а что не следует. В конце статьи вы найдете видео с реализацией этих принципов на практике.
Что не следует делать?
Многие проекты терпят неудачу именно из-за того, что их руководители пытаются сразу приступить к планированию сроков и стоимости, не погрузившись предварительно в детали проекта, такие как границы, ожидаемые результаты и содержание работ. Это является серьезной ошибкой, которая может привести к неточным и необоснованным оценкам, что, в конечном счете, подвергает риску успех всего проекта.
Планирование сроков и бюджета без должного понимания деталей проекта напоминает попытку угадать, а не произвести обоснованные расчеты. Такой подход не учитывает всех нюансов и сложностей, связанных с реализацией проекта, и может привести к недооценке необходимых ресурсов, а также упущению важных аспектов работ.
Напротив, тщательное описание границ проекта, его целей, задач и ожидаемых результатов обеспечивает прочную основу для последующего планирования. Это позволяет командам проекта лучше понять масштаб и сложность предстоящих работ, а также определить все необходимые виды деятельности, которые должны быть выполнены для достижения желаемых результатов.
Кроме того, детальное описание содержания работ для каждой очереди, стадии и этапа проекта является жизненно важным для точного планирования сроков и ресурсов. Без четкого понимания того, какие конкретные задачи должны быть выполнены, невозможно адекватно оценить время, трудовые и материальные ресурсы, необходимые для их реализации.
Что следует делать?
Прежде чем приступать к составлению оценки бюджета, необходимо тщательно описать цель, задачи, границы и ожидаемые результаты не только для всего проекта в целом, но и для каждой очереди, стадии и этапа работ. Это позволит обеспечить полное понимание требований и масштаба проекта, что, в свою очередь, является основой для точной оценки необходимых ресурсов и затрат.
Цель проекта должна быть четко сформулирована и согласована со всеми заинтересованными сторонами. Она должна быть измеримой, достижимой, реалистичной и ограниченной по времени. Задачи проекта должны быть определены таким образом, чтобы их выполнение гарантировало достижение поставленной цели. Границы проекта должны быть четко очерчены, определяя, что входит, а что не входит в его рамки.
Например, цель и задачи проекта:
В течение 18 месяцев успешно внедрить корпоративную систему 1С:ERP на всех производственных площадках и функциональных подразделениях компании для автоматизации и централизованного управления ключевыми бизнес-процессами с целью решения следующих задач:
- Сократить операционные расходы не менее чем на 15% за счет оптимизации использования ресурсов и устранения избыточных запасов.
- Сократить время выполнения производственного цикла от получения заказа до отгрузки готовой продукции не менее чем на 20%.
- Повысить точность прогнозирования спроса и планирования производства до уровня не менее 90%.
- Обеспечить 100% готовность сотрудников к работе в новой ERP-системе к концу проекта благодаря комплексной программе обучения.
- Достичь уровня автоматизации не менее 80% для ключевых бизнес-процессов по стандартам референтной модели ERP-системы.
Параметры проекта желательно описывать в отдельном документе, который будет в дальнейшем служить пояснительной запиской к плану проекта.
После того, как цель, задачи и границы проекта будут тщательно описаны, необходимо определить ожидаемые результаты. Это может включать в себя разработку продукта или услуги, внедрение нового процесса или системы, а также любые другие конкретные результаты, которые должны быть достигнуты в рамках проекта.
Пример описания границ проекта внедрения 1С:ERP:
1) В рамки проекта входит:
- Проектирование и настройка системы 1С:ERP в соответствии с требованиями компании и лучшими практиками, заложенными в типовой конфигурации.
- Интеграция "1С:ERP" со следующими существующими информационными системами компании: 1С:ЗУП, 1С:PDM, 1С:ТОИР, BI.
- Перенос и миграция исторических и текущих данных из систем бухгалтерского, оперативного и производственного учета в новую ERP-систему.
- Внедрение функциональных подсистем 1С:ERP для управления: производством, финансами, ремонтами, складом, снабжением, сервисным обслуживанием, продажами.
- Минимальная доработка типовой конфигурации и разработка нетиповых подсистем под требования уникальных бизнес-процессов компании.
- Развертывание системы для использования на 3 производственных площадках и в головном офисе компании.
- Обучение ключевых пользователей и администраторов компании.
- Опытная эксплуатация, как пилотный проект, на одном из производственных участков.
2) Вне рамок проекта:
- Модернизация или замена существующей ИТ-инфраструктуры компании.
- Самостоятельное переобучение конечных пользователей компанией.
- Разработка методических материалов: учетные политики, регламенты, методические модели.
- Нормализация НСИ.
- Дальнейшая поддержка и сопровождение системы силами компании после завершения проекта.
- Внедрение дополнительных подсистем или отраслевых решений "1С", не указанных выше.
Пример описания результатов проекта внедрения 1С:ERP:
- Интегрированная корпоративная информационная система управления ключевыми бизнес-процессами компании на базе "1С:ERP Управление предприятием".
- Централизованная единая база данных, содержащая актуальную информацию обо всех хозяйственных операциях, ресурсах, продуктах компании в разрезе всех площадок.
- Автоматизированные процессы планирования производства, управления материальными и финансовыми ресурсами, закупками, ремонтами, складским учетом.
- Система оперативно-календарного планирования производства с возможностью учета ограничений и создания детализированных планов по цехам/участкам.
- Ведение регламентированного учета (бухгалтерский, налоговый) в единой системе с производственным блоком.
- Автоматизированные процессы продаж, управления заказами, сервисным обслуживанием и поддержкой клиентов.
- Интеграция 1С:ERP с существующими системами 1С:ЗУП, 1С:PDM, 1С:ТОИР, BI для обмена данными.
- База типовых и разработанных отчетов и аналитических панелей для мониторинга деятельности и принятия управленческих решений.
- Обученный персонал - ключевые пользователи, администраторы и разработчики для поддержки системы.
- Подготовленная пользовательская и эксплуатационная документация по системе.
По завершении проекта компания получит полностью интегрированную высокоавтоматизированную систему управления предприятием на базе единой платформы "1С:Предприятие 8", охватывающую все основные бизнес-процессы.
Планирование проекта
Только после полного описания всех этих аспектов можно приступать к планированию сроков и ресурсов, необходимых для успешной реализации проекта. Следует оценить потребность в человеческих ресурсах, включая требуемые навыки и опыт, а также материальные ресурсы, такие как оборудование, программное обеспечение и расходные материалы. Также необходимо учитывать непредвиденные расходы и риски, которые могут повлиять на бюджет.
Планирование сроков и ресурсов должно быть тщательно проработано для каждой очереди, стадии и этапа работ, поскольку каждый из них может потребовать различных ресурсов и затрат. Например, начальные стадии проекта, такие как анализ требований и проектирование, могут быть менее затратными с точки зрения материальных ресурсов, но более трудоемкими в плане человеческих ресурсов. В то же время, стадии реализации и внедрения могут потребовать значительных материальных ресурсов, таких как оборудование и программное обеспечение.
Только после тщательного планирования сроков и ресурсов для каждого этапа проекта можно приступать к составлению обоснованной оценки бюджета. Эта оценка должна учитывать все затраты, связанные с человеческими ресурсами, материальными ресурсами, расходы на командировки, а также непредвиденные расходы и риски.
Планирование в MS Project
Как было уже отмечено, при составлении плана работ в Microsoft Project крайне важно предварительно подготовить отдельный документ, который будет содержать детальное описание проекта. Предлагаю следующие практические рекомендации при заполнении этого документа:
1. Создайте документ в Microsoft Word или другом текстовом редакторе.
2. В этом документе опишите:
- Цель проекта - четкая формулировка желаемого результата.
- Задачи проекта - конкретные шаги, необходимые для достижения цели.
- Границы проекта - что входит и что не входит в рамки проекта.
- Допущения - предположения, принятые в рамках проекта.
- Ожидаемые результаты проекта - конкретные измеримые результаты.
3. Для каждого этапа/фазы проекта опишите:
- Цель этапа.
- Задачи этапа.
- Границы этапа.
- Допущения для этапа.
- Ожидаемые результаты этапа.
После подготовки этого документа приступайте к планированию в Microsoft Project:
- Создайте структуру декомпозиции работ (WBS) в Project, основываясь на задачах, описанных в документе.
- Определите последовательность и логические связи между работами.
- Оцените продолжительность каждой работы, опираясь на описание задач и допущения.
- Заполните "Лист ресурсов" с указанием стоимости часовых ставок специалистов и стоимости материальных ресурсов.
- Назначьте трудовые ресурсы на работы, учитывая необходимые навыки и возможность параллельного выполнения.
По мере выполнения проекта обновляйте план в MS Project и при необходимости вносите изменения в сопроводительный документ, в особенности, в части проектных допущений.
Наличие такого детального документа параллельно с планом работ в MS Project обеспечит четкое понимание целей, границ и ожидаемых результатов как проекта в целом, так и каждого его этапа. Это поможет избежать путаницы и недопонимания, а также позволит сверяться с исходными требованиями на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Планирование в MS Project станет более точным и обоснованным, так как вы будете опираться не на догадки, а на детальное описание содержания работ. Кроме того, наличие такого документа упростит коммуникацию с заказчиком и заинтересованными сторонами проекта.
Заключение
В результате описанной деятельности у вас получится полноценный комплект документации по проекту, состоящий из:
1. Плана проекта в Microsoft Project, включающего:
- Иерархическую структуру декомпозиции работ (WBS)
- Последовательность и логические взаимосвязи работ
- Сроки выполнения каждой работы
- Бюджетную оценку работ
- Назначение необходимых трудовых ресурсов
2. Пояснительной записки в отдельном документе (Microsoft Word или др.), содержащей:
- Цель, задачи, границы, допущения проекта
- Описание ожидаемых результатов проекта
- Цели, задачи, границы, допущения для каждого этапа
- Описание ожидаемых результатов каждого этапа
Таким образом, у вас будет детальный план в MS Project с иерархической структурой работ, сроками, стоимостью и назначенными ресурсами. А пояснительная записка станет неотъемлемым дополнением, содержащим всю необходимую информацию о содержании проекта и его этапов.
Совокупность этих двух документов обеспечит тщательное планирование проекта, основанное на четком понимании целей, границ, допущений и ожидаемых результатов. План в MS Project будет опираться на содержательную часть из пояснительной записки.
Такой комплексный подход к документированию позволит эффективно управлять проектом, обеспечивая прозрачность принятых решений и возможность в любой момент свериться с первоначальными требованиями и содержанием работ.
Автор: Анастасия, руководитель проектов
Если статья была полезна, ставьте "палец вверх" и подписывайтесь на канал. Еще больше интересных тем — на нашем Telegram-канале
