Учет трудозатрат в Битрикс24: как мы реализовали его в Соль

Time & Material — популярная бизнес-модель, по которой клиент оплачивает компании-подрядчику не результат работ, а время и материалы, которые сотрудники подрядчика потратили на выполнение поставленных задач. Мы в Соли тоже используем такую систему. Выполняем работы, затем отчитываемся перед клиентом по затраченным ресурсам.

Такая схема эффективна, если клиент четко видит, какие задачи решены и оплачены из его пакета. Иначе он не понимает, куда уходят его деньги. Это рождает недоверие, снижает лояльность клиента и его желание в принципе сотрудничать с подрядчиком.

Чтобы предупредить такие ситуации, мы решили создать прозрачную систему ежедневного контроля, удобную и для клиента, и для внутреннего пользования. Рассказываем, как нам удалось внедрить модуль учета трудозатрат и почему это решение подойдет многим.

Какие проблемы учета трудозатрат нужно было решить

До создания модуля сотрудникам Соли каждый раз приходилось вписывать потраченное на работу время в самой задаче на корпоративном портале. Это неудобно и недостаточно для эффективной аналитики:

• Легко забыть записать информацию или не учесть данные. Из-за долгого заполнения множества полей формы, большой загруженности задачами и влияния человеческого фактора сотрудники могут терять важные сведения или игнорировать это действие. Задача может быть выполнена, но не внесена в систему. Таким образом часть трудозатрат учтена не будет.
• Без единой системы учета было сложно контролировать трудозатраты в целом и по отдельным направлениям. Не всегда понятно, сколько осталось до конца пакета поддержки или сопровождения, как загружены сотрудники или на какой стадии находится проект клиента.

Мы заметили, что из-за неучтенных трудозатрат компания теряет ресурсы, формируется некорректная аналитика бизнес-процессов, нет прозрачности во взаимоотношении с клиентами и понимания внутренней загрузки отделов. Эти факторы побудили нас разработать и внедрить в Битрикс24 новую систему контроля рабочего времени — модуль учета трудозатрат.

Как работает модуль

В Соли сотрудники вносят трудозатраты каждый день. У модуля понятный интерфейс и только нужные поля.

Вот как выглядит заполнение:

• Сотрудник заходит в модуль, где часть информации уже подгружена автоматически — например, дата и исполнитель. Так происходит потому, что модуль связан с клиентом и проектами. Это автоматизирует повторяющиеся шаги и позволяет тратить меньше времени.
• Сотрудник выбирает клиента, указывает время произведенных работ в минутах, выбирает тип работы. В зависимости от пакета клиента это могут быть работы, связанные с поддержкой или сопровождением. На этом этапе видно общее количество часов в пакете и неиспользованный остаток. Система предупредит, если объем трудозатрат повлечет перерасход пакета или лимит израсходуется на 80% и более.
• При необходимости можно зарезервировать неделимый слот времени для объемных задач и отправить его в зачет по готовности работ. Например, прерывать разработку неэффективно, поэтому до начала работ часть пакета оставляют только на эту задачу. Если резерв подходит к концу, а задача еще не решена, руководитель проекта согласовывает с клиентом увеличение сроков. Если получится выполнить задачу быстрее, неиспользованные часы вернутся в пакет.

На практике на заполнение формы тратится меньше минуты. Также быстро модуль позволяет настроить систему отчетов за выбранный период по разным признакам: выработка конкретного работника, загрузка специалистов в зависимости от должностей, команды в целом, количество часов, делегированных внутри команды, трудозатраты по проектам, объем или стадия работы с клиентом.

✍Подписывайтесь на наш ТГ-канал, будьте в курсе всех новостей и акций

Как модуль учета трудозатрат помогает бизнесу

Модуль помогает сотрудникам быстро вносить данные о проделанной работе, считать и анализировать трудозатраты в общем и отдельно по проектам, видеть общую картину продаж и расхода пакетов услуг.

Например, в Соли мы с помощью модуля ведем учет:

• Сделок по продаже пакетов. Если компания продает услуги пакетами, удобно следить, сколько и кому пакетов продано, сколько по каждому осталось свободного лимита, какие пакеты нужно продлевать. Менеджер заранее (за 20% до конца услуги) предупредит клиента, когда пакет будет заканчиваться. Мы следим за этим, чтобы клиенты успевали продлить сотрудничество, и текущие работы по проекту не прерывались.
• Пакетов в работе. Для клиента важно полностью израсходовать оплаченный пакет в текущий отчетный месяц. Если этого не произойдет, остаток лимита часов сгорит. Мы отслеживаем динамику работ по пакету и при необходимости корректируем задачи, чтобы правильно распределить время пакета.
• Задач и трудозатрат. С помощью модуля клиент видит описание всех задач, которые выполнены или находятся в работе по его проекту, а также трудозатраты команды, которые потрачены на эти задачи. Полная прозрачность процессов помогает клиенту планировать дальнейшее развитие портала и повышает лояльность к компании.
• Резервов на решение задач. Чтобы не прерывать работу по некоторым задачам клиентов, время из пакета резервируется заранее. Нам это тоже помогает держать под контролем остаток часов и стадию работы над проектом.

Польза модуля для клиентов, сотрудников и руководителей

Модуль — это удобная, понятная система учета задач, трудозатрат и нагрузки. Она систематизирует работу, помогает эффективно взаимодействовать с клиентами и выстраивать процессы внутри компании.

Для клиентов. С модулем трудозатрат клиенты получают возможность:

• Контролировать ход работ. Видеть, как отрабатываются их задачи в режиме реального времени.
• Анализировать количество поставленных задач и объем трудозатрат на их выполнение.
• Вносить коррективы по ходу работы: менять приоритеты, добавлять новые задачи. Вся информация доступна в разделе “Трудозатраты” в личном кабинете Соли.

Для всех сотрудников. Модуль помогает команде:

• Оперативно вносить часы по задачам, не отвлекаясь надолго от текущих дел.
• Получать информацию по пакету в момент заполнения. Сотрудник видит, какая часть пакета израсходована и сколько осталось.
• Резервировать время для объемных задач, чтобы сложные этапы работы не прерывались.
• Формировать отчеты по трудозатратам за нужный период.
• Уменьшить количество ошибок, путаницу из-за неучтенных данных, предупредить саботаж среди сотрудников по ежедневному заполнению формы. Чем меньше придется заполнять сотруднику вручную, тем более аккуратно он будет это делать.

Для аккаунт-менеджера проекта. С модулем легко отслеживать:

• Остаток часов в пакетах. Когда он составляет 20% от общего объема, аккаунт-менеджер предлагает клиенту новый пакет, чтобы продлить сотрудничество.
• Динамику расхода пакета по сроку и ресурсу. Это поможет правильно распределить нагрузку, чтобы пакет израсходовался в отчетный период.

Для руководителя проекта. С помощью модуля можно оценить и проконтролировать:

• Нагрузку и производительность сотрудников. Система покажет трудозатраты отдельно по каждому специалисту и по всем проектам. Благодаря модулю у руководителя есть возможность сопоставлять нормативы и планы с динамикой выполнения показателей. Например, если у сотрудника долгое время большие трудозатраты, это может привести к выгоранию. А если, наоборот, низкие — это повод руководителю выяснить причины и принять меры для исправления ситуации. Возможно, для повышения личной эффективности сотруднику потребуется дополнительное обучение или консультация коллег.
• Эффективность работы над проектом на конкретной стадии. Для каждой стадии работы характерны свои объемы трудозатрат. Например, разработка и внедрение — это интенсивный процесс и большие трудозатраты. Сопровождение — более ровная и менее трудозатратная стадия. Модуль помогает руководителю контролировать ход работ. Если проект на стадии внедрения покажет неестественно малые трудозатраты, руководитель сможет быстро заметить проблему и скорректировать работу команды.
• Соотношение личных и делегированных трудозатрат. С модулем руководитель проекта может отслеживать не только личные трудозатраты, но и объем делегированных задач. Это помогает оценивать эффективность и правильно строить свою работу.

Что дальше: как модуль будет развиваться

Соль постоянно совершенствует систему, настраивает новые возможности. В ближайшее время в планах еще больше детализировать отчетность.

Появятся отчеты:

• Выработки по типам работ, включая разработку, встречу, консалтинг, проектирование и другое. Можно будет увидеть соотношение этих работ в пакете. Это поможет понимать, на что расходуется время в пакете. Например, если клиент только пришел в компанию и время в его пакете расходуется на консалтинг — значит, работы с клиентом строится правильно. А если на начальной стадии работы с клиентом много времени уходит сразу на разработку — скорее всего, стадии проектирования не уделили достаточно времени. Так отчет по выработке по типам работ поможет предупредить возможные проблемы в проекте.
• Выработки по ролям: управление, разработка, настройка. Отчет поможет отслеживать нерациональное использование трудозатрат. Например, много часов управления при скромных трудозатратах на разработку и настройку покажут, что с клиентом проходят бесконечные переговоры, но работы толком не ведутся.

Модуль учета трудозатрат подойдет для компаний, которые, как и Соль, работают по  методу Time & Material. За время использования мы поняли, что эта система отлично справляется со своими задачами и может быть адаптирована под специфику многих компании. Если в вашей компании есть пакетные услуги, вы оказываете техническую поддержку, сопровождаете IT-продукты, предлагаете услуги консалтинга — эта система вам точно будет полезна.

Если у вас появились вопросы или вы хотите узнать больше узнать о прозрачной системе учета трудозатрат, заполните форму и наши эксперты расскажут о модуле подробнее.