Ранее я рассказывала, как мы вступили в острую конкурентную борьбу за посетителей, которая велась на мой взгляд со стороны конкурентов совершенно бесчестными методами.
И как мы, совместно с кондитерской фабрикой, решили сделать выставку "Эта сладкая, сладкая история" в надежде заработать и покрыть недостаток денежных средств накопленных за лето. Читайте и вы узнаете получилась ли наша задумка.
Подпишись на канал "Исповедь предпринимателя"
Открыть выставку мы решили в начале декабря, чтобы захватить новогодние мероприятия с самым большим спросом от школ. Шел октябрь и времени для подготовки выставки было в обрез, но уверенность в том, что все получится, не покидала меня.
Мы подготовили Договор сотрудничества с кондитерской фабрикой, где брали на себя обязательства разработать концепцию выставки и при финансовой поддержке фабрики реализовать ее. При этом мы должны были на экскурсии рассказывать историю фабрики, рекламировать виды продукции и закупать ее для дегустаций и новогодних подарков.
Аренда помещения, затраты на оплату персонала должны были покрыться из доходов от реализации билетов. Все что оставалось свыше было нашим. Кондитерская фабрика еще планировала развернуть рядом торговлю их продукцией.
Представленный нами Договор с обязательствами сторон не был подписан директором ни до начала работ, ни гораздо позже, сколько я не просила об этом, но средства они выделяли, продукцию для оформления экспозиции тоже и работа над выставкой шла полным ходом. А я, устав ждать и понадеявшись на устные договоренности, забросила этот процесс. А совершенно зря, впоследствии я не раз жалела об этом.
В случае организации совместных выставок все взаимоотношения с Партнерами оформляйте договорными отношениями. Это позволит конкретизировать ожидания каждого из Партнеров, зафиксировать все условия и в случае возникновения недопонимания всегда будет возможность обратиться к документу, а не воспоминаниям, интерпретируемым каждым по своему. Это может быть Договор оказания услуг, а могут быть и договора не несущие финансовые обязательства, например, Договор о сотрудничестве, Соглашение о намерениях.
Необходимо также оформлять к ним приложения в виде концепции, сметы, плана-графика работ, графика выделения денежных средств и так далее на ваше усмотрение. Это позволит вывести все взаимоотношения с Партнером на официальный уровень и иметь документы, к которым можно апеллировать в случае возникновения разногласий.
Работа над совместными выставками требует взаимодействия сторон на уровне рядовых сотрудников. И это тоже легче делать на основе документов, а не абстрактных фраз, что мол «мы там поговорили и ваш директор обещал».
До сих пор поражаюсь, как быстро нам удалось сделать эту выставку. В центре города мы нашли отличное помещение Политехнического университета с двумя смежными залами, рядом был еще зал, в котором можно было организовать торговлю кондитерскими изделиями. Помещения пустовали и нам разрешили их арендовать на 3 месяца.
Ольга, особо не веря в мою затею с выставкой, срочно разработала концепцию экспозиции, сделала небольшой фильм о сахаре, шоколаде и истории кондитерских изделий, подготовила информацию для плакатов, нашла дизайнера, которая за месяц их оформила, разработала экскурсию и мастер-классы. Ее знакомый оператор Алексей снял и смонтировал отличный фильм про кондитерскую фабрику и их продукцию.
Для создания макета сладкого городка нам выделили целую гору конфет, зефира, шоколада, монпансье, пастилы, леденцов, ирисок и всех прочих сладостей.
Это был первый наш опыт в создании крупных макетов. Я пригласила мою знакомую Веру флориста, дизайнера и просто творческого человека, не боявшегося браться за любое интересное дело. Она с энтузиазмом принялась за макет и у нас получился чудесный сказочный зимний городок.
Там протекала речка из голубого и зеленого мармелада с мостиком из пастилы и хрустящих палочек, в ней плавали шоколадные рыбки. На зефирных холмах с заснеженными карамельными елочками и деревьями раскинулась деревенька из шоколадных домиков с заборами и подпорными стенками из пастилы. По кофейным дорогам ездили машины, пешеходные дорожки из морских камушков освещались фонарями – драже лимончиками на витых леденцовых столбах.
Центральным объектом был сказочный дом из мармелада, леденцов и конфет, весь светящийся изнутри, на крыше сидел петушок, рядом с домом были собачка и Дед Мороз. Он был самым слабым звеном, потому, что был из темного шоколада, такой негритянский вариант.
До открытия выставки оставалось четыре дня, времени как всегда на монтаж не хватало, в залах царил бардак, все экспонаты смотрелись разрозненно и не вырисовывалась общая картина экспозиции. Из-за нехватки времени мы детально не продумали экспозиционный план и все делали на ходу. А ведь еще надо было празднично украсить зал к Новому году.
Но я абсолютно в этом ничего не понимала, да и подбирала экскурсоводов для выставки, Ольга была загружена в музее, Вера доделывала городок и коллекцию сладких новогодних елок, так что мы зашли в тупик.
И тут провидение нам послало Светлану Николаевну (имя изменено) педагога, художницу и дизайнера в одном лице. Она с детьми была частой посетительницей в нашей «Эврике» и, прочитав объявление о наборе администраторов и экскурсоводов для выставки, откликнулась, а увидев хаос в зале, сразу подключилась к его ликвидации да так талантливо, что у меня просто от сердца отлегло.
Откуда- то появлялись и красились ветки, подвешивались к потолку, возникали инсталляции из конфетных коробок, снеговики весело выглядывали из синтепоновых сугробов, все экспонаты сразу же нашли свои места и выставка заиграла, стала не только логичной и продуманной, но и праздничной, яркой и новогодней.
Мы с Ольгой поняли, что именно такого человека нам не хватало и Светлана Николаевна надолго осталась с нами.
Читайте далее о том, оправдались наши ожидания или нет.
