Руководитель группы дистанционного обучения Корпоративного Университета банка «Открытие» Надежда Грибкова и Репина Александра, заместитель начальника управления обучения и развития персонала и руководитель службы разработки и сопровождения функционального обучения, поделились кейсом по разработке и внедрению дашборда для руководителей по обучению и адаптации сотрудников.
Предпосылки
- Огромный поток запросов на отчётность по различным учебным активностям обязательного и общего обучения.
- Неудобства группы дистанционного обучения. Подготовка обязательной отчётности по обучению занимала много времени — до 24 часов в неделю, до 50 отчётов разного формата.
- Неудобства заказчиков. Для получения отчета требовалось направить запрос администраторам учебного портала и ждать исполнения до 3х рабочих дней. Не было возможности получать аналитику в реальном времени.
Задачи
- Оптимизировать ресурсы HR на подготовку отчётов
- Сделать для заказчиков универсальный и удобный инструмент информирования и контроля обучения и адаптации сотрудников.
Технические возможности
В компании уже был внедрён портал IT Analytics на базе Power BI. Было принято решение настроить импорт данных из LMS и создать дашборд по требуемым параметрам.
Реализация
- Специалисты группы дистанционного обучения изучили рынок на предмет того, какие варианты визуализации данных бывают, и создали макет желаемого дашборда.
- Затем составили список наиболее частых запросов по отчётности обучения.
- С полноценным техническим заданием обратились к бизнес-заказчикам. Им идея очень понравилась, они воодушевились и предложили свои варианты доработок.
- С учётом всех пожеланий обратились в IT-отдел к инженерам Power BI.
В процессе реализации сотрудники группы дистанционного обучения постоянно поддерживали контакт с представителями бизнес-подразделений. Была организована пилотная группа со стороны основных заказчиков, которые тестировали выгрузку данных.
Результаты
Сначала был реализован 1 раздел дашборда по дистанционному обучению, и затем этот сервис стали регулярно развивать и модернизировать. На данный момент он включает в себя следующие разделы:
- Дистанционные курсы
- Вебинары, очные и онлайн-тренинги
- Тестирование (как отдельный процесс)
- Адаптация
- Индивидуальная информация по сотрудникам
- Бегунок в шапке дашборда позволяет менять требуемые периоды времени запроса информации.
- С помощью выпадающих списков можно ограничить выборку необходимыми регионами, подразделениями и ролями сотрудников.
По дистанционному обучению, вебинарам и тренингам дашборд позволяет получить следующие аналитические данные:
- Общий процент обученности
- Количество активных мероприятий
- Обратная связь на основе тегированных отзывов
- Среднее время на одного обучающегося
- Информация по новым сотрудникам
- Детализация в разрезе статусов мероприятий по сотрудникам
- Рейтинг мероприятий (для дистанционного обучения)
По тестированию:
- Количество сотрудников, проходящих тестирование
- Процент успешно пройденных тестов с 1-й попытки
- Общее количество успешно пройденных тестов
- Тестирование в разрезе статусов по сотрудникам
По адаптации:
- Количество сотрудников на адаптации
- Планы адаптации в работе и на просрочке
- Количество планов адаптации, закреплённых и незакреплённых за наставником
- Динамика активности каждого новичка
- Результаты опроса удовлетворённости
По обучающимся:
- Информация по обучению в разрезе статусов
- Среднее время на обучение
- Средняя оценка учебных мероприятий
- Динамика активности
Популяризация и развитие проекта
Каким бы полезным ни был сервис, нужно его популяризировать: внедрить в регулярные процедуры бизнеса и познакомить с ним сотрудников. Для этого Корпоративный Университет использовал такие инструменты:
- Информационный раздел на Учебном портале
- Посты во внутренних корпоративных сообществах
- Глубинные интервью с активными пользователями и отчет о произведенных доработках
- Тематические вебинары
- Раздел вопросов на едином портале обращений пользователей
- Постепенный отказ от предоставления обязательной отчётности по почте
- Интегральный рейтинг
Интегральный рейтинг — это ежемесячный свод данных по обучению и адаптации на основе дашборда, который показывает рейтинг подразделений банка по результатам обучения и адаптации за месяц и накопительный итог за 12 месяцев.
Статистика подаётся не только в виде таблиц с окрашенными показателями, но ещё и подкрепляется презентацией с кратким описанием лидеров и отстающих, с указанием рекомендаций по улучшению показателей. Интегральный рейтинг разбирается ежемесячно на селекторных совещаниях всех управляющих. Это даёт ощутимый эффект в улучшении показателей обучения и адаптации.
Полученный эффект
С внедрением этого сервиса отпала необходимость вручную получать и обрабатывать заявки, затем формировать, выгружать и рассылать отчёты. Дашборд доступен в режиме 24/7.
Он позволяет отразить полную картину по обучению и адаптации в режиме реального времени — как по обязательному, так и по назначенному самостоятельно, по всем сотрудникам и подразделениям компании.
Все данные можно выгрузить в Excel.
Благодаря внедрению дашборда и подготовки интегрального рейтинга были достигнуты две цели:
- Оптимизация ресурсов: пятикратное сокращение количества отчётов, время на подготовку теперь — лишь 2 часа в неделю.
- Повышение качества завершения обязательных учебных мероприятий за счёт вовлечённости управляющих при разборах интегрального рейтинга.
Примечание: если перед вами стоит задача аналитики обучения, посмотрите также возможности Центра аналитики в Websoft HCM.
