В условиях, когда на рынке труда наблюдается дефицит кадров, компании вынуждены заниматься управлением численностью параллельно с управлением производительностью труда. Сохранение штата сотрудников сейчас является приоритетным вопросом для многих организаций. Крупные компании не увольняют людей, а перераспределяют на те позиции, которые не могут оперативно закрыть с внешнего рынка.
В этой статье мы расскажем:
- Как повысить производительность труда существующими ресурсами;
- Какие инструменты и практики в этом помогут;
- Как найти потенциал по сокращению трудозатрат;
- Как подобрать методы проектирования численности под конкретную ситуацию.
Для любого бизнеса существует пять рычагов повышения эффективности и снижения трудозатрат:
- Персонал. Работая с этим блоком мы можем заниматься грамотным построением профессионального и количественного состава штата сотрудников, повышением их квалификации и созданием системы мотивации.
- Система управления. Важно проанализировать, каким образом у нас организовано распределение ответственности и полномочий, выстроить прозрачную систему контроля и оптимизировать цепочки операций. Сюда же входит формирование оптимальной схемы работы с подрядчиками.
- Цифровизация. Автоматизация ручных повторяемых процессов.
- Инфраструктура. Оптимизация транспортной логистики, удобное расположение объектов и организация производственных площадок.
- Инструменты. Техническое оснащение рабочих мест.
При этом процесс повышения эффективности и снижения трудозатрат целесообразно начинать с анализа стратегии компании и бизнес-процессов в целом. Для этого необходимо:
- Сформулировать цели;
- Проанализировать, сколько необходимо ресурсов, чтобы получить нужный результат;
- Выстроить эффективную модель распределения трудозатрат;
- Оптимизировать бизнес-процессы.
Только после этого рассчитывать численность и повышать эффективность отдельных сотрудников на рабочих местах.
Как подобрать методы проектирования численности под конкретную ситуацию?
Как правило, для определения количества сотрудников компании опираются на:
- ситуативное управление. Появилась новая задача – нужны новые люди для её выполнения.
- отраслевые нормативы.
- адаптированные, но статичные нормативы, разработанные специально под конкретную компанию.
Мы предлагаем разрабатывать и использовать нормативы с учетом временнОй перспективы. Речь идет о долгосрочном планировании численности с учетом развития компании и изменения ее потребностей в персонале. Таким образом, количество нужных кадров будет меняться в зависимости от изменений бизнес-процессов и повышения их эффективности.
Чтобы понимать, сколько компании нужно сотрудников и какими компетенциями они должны обладать, первым делом нужно проанализировать трудозатраты.
Какие есть методы анализа трудозатрат:
- Оценочные методы: включают оценку непосредственного руководителя и внешних экспертов, опросы сотрудников.
- Методы верхнеуровневой статистики: обращение к типовым отраслевым нормам, сравнение с другими компаниями, сравнение с другими подразделениями внутри компании или сравнение одного и того же подразделения в ретроспективе: сколько человек было в штате 2-3 года назад, и анализ, чем обусловлены текущие изменения.
- Методы наблюдения: хронометраж, оценка количества необходимых операций и расчет фонда рабочего времени для их выполнения.
- Цифровое наблюдение: внедрение систем мониторинга, таких как регистраторы и трекеры, а также оцифровка всех движений сотрудника на основе датчиков на спецодежде.
После того, как мы проанализировали трудозатраты, мы можем сформировать актуальные нормативы для разных должностей.
Выбор способов по повышению эффективности труда для каждой должности будет зависеть от специфики деятельности сотрудников на этих позициях.
Мы можем оценить рабочий процесс на каждой должности по нескольким характеристикам:
- «Ручной» это труд, или «мыслительный»: можем ли мы наблюдать и однозначно понять, какие действия приводят к получению бизнес-результата (как при работе на конвейере) или нет);
- «Рутинный» или «творческий»: решаемые на рабочем месте задачи повторяются и способы достижения результата четко регламентированы или не регламентированы вовсе;
- «Короткий» или «длительный»: насколько быстро будет получен результат - в обозримой перспективе или через несколько лет, например, по завершению крупного проекта;
- «Повторяемый» или «единичный»: можем ли мы сравнить себя с рынком или оказываемые услуги являются уникальными.
И чем более длительный, мыслительный и творческий это труд, тем больше факторов нужно учитывать и тем более оправданной будет внешняя экспертиза, чтобы сформировать корректный рабочий норматив для такой позиции.
Имея на руках четкие нормативы по всем должностям, компания может управлять численностью и достичь оптимальной производительности труда.
Один из инструментов управления численностью – это калькулятор численности. О том, как это работает и какие существуют тенденции в построении таких калькуляторов, вы можете узнать в нашей статье.
Более подробная информация также доступна в видеозаписи по ссылкам ниже