Каждый руководитель хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда его подчиненный по разным причинам не справляется с важным заданием.
И это не редкость — согласно исследованию журнала «Harvard Business Review», почти 60% сотрудников иногда допускают подобные упущения при выполнении трудовых обязанностей.
Как грамотно провести сложный разговор на эту тему? Ответ может показаться очевидным: строго указать на ошибки сотрудника, высказать свое недовольство, поставить жесткие сроки исправления положения. Однако на практике такой подход зачастую приводит лишь к конфликтам и снижению лояльности работника по отношению к компании.
В данной статье мы подробно разберем оптимальную стратегию и тактику обсуждения руководителем невыполненного подчиненным задания. Изложенные рекомендации помогут менеджеру не только конструктивно решить возникшую проблему и мотивировать сотрудника на более продуктивную работу, но и укрепить отношения в коллективе.
Подготовка к беседе
Прежде чем проводить сложный разговор с сотрудником, который допустил упущение в работе, руководителю крайне важно как следует подготовиться к этому диалогу.
Во-первых, руководителю необходимо в деталях изучить текущие рабочие показатели и поведенческие характеристики данного специалиста. Проанализировать успехи и неудачи в выполнении последних 5-7 заданий. Ознакомиться с отзывами коллег о взаимодействии с этим человеком в недавние месяцы. Вспомнить результаты последней аттестации, если такая проводилась.
Это позволит объективно оценить уровень его нормальной работоспособности и квалификации, понять насколько случившийся срыв выбивается из обычного рабочего ритма подчиненного.
Во-вторых, необходимо детально проанализировать возможные причины текущей неудачи сотрудника. Согласно исследованиям портала Kinstantly, вероятность срыва задач резко возрастает на фоне хронической усталости и эмоционального выгорания. Возможно ли это в данном случае? Или сыграли роль некомпетентность в выполнении именно такого рода поручений? А может сказались временные личные проблемы?
В-третьих, менеджеру необходимо определить конкретные цели предстоящего разговора с подчиненным. Это могут быть следующие цели:
- Выяснить объективные причины невыполнения сотрудником поставленной задачи;
- Разобраться, что именно помешало ему справиться с работой, какие возникли трудности;
- Обсудить способы, которыми в дальнейшем можно предотвратить или свести к минимуму подобные ситуации;
- Составить пошаговый план мероприятий по исправлению допущенных упущений и последствий невыполненной работы;
- Мотивировать сотрудника принять максимальные усилия для реализации этого плана.
Четкое формулирование целей предстоящей беседы позволит руководителю грамотно выстроить диалог, задавать правильные, открытые вопросы, поддерживать нужное направление разговора даже в стрессовой ситуации.
Проведение беседы
С чего начать беседу?
На самом сложном и ответственном этапе — непосредственном обсуждении с сотрудником вопроса о допущенных им упущениях в работе — от руководителя потребуется максимум выдержки, деликатности и педагогического такта.
Лучше всего начинать разговор с позитивного момента: напомнить подчиненному о его сильных сторонах, которые вы в нем цените как менеджер. Можно также упомянуть о предыдущих успехах этого специалиста в вашей совместной работе.
Такой настрой изначально создаст конструктивную атмосферу диалога и снимет остроту стрессового момента, с которым сейчас столкнулся ваш работник.
Обозначение проблемы
Далее следует мягко, но серьезно обозначить факт недавнего упущения сотрудника, а также важность успешного и своевременного выполнения той задачи, с которой он, к сожалению, не справился. Затем предоставить ему слово, чтобы спокойно объяснить, как получилось, что порученная работа не была выполнена должным образом.
На этапе выслушивания объяснений подчиненного о причинах невыполнения им поставленной задачи руководителю необходимо проявить максимум внимания и эмпатии. Не перебивать, дать сотруднику полностью изложить свою позицию, задав уточняющие вопросы только после того, как тот закончит формулировать суть проблемы со своей стороны.
Что дальше?
После выяснения реального положения дел, обсудите вместе дальнейшие шаги по исправлению ситуации. Если упущения связаны с недостатком опыта сотрудника, стоит наметить ему план повышения квалификации. При срыве из-за неправильной расстановки приоритетов — оптимизировать рабочий процесс и график выполнения задач. На фоне личных проблем — оказать меры поддержки.
Главная цель на данном этапе диалога — сформулировать пошаговый план выхода из сложившейся ситуации при максимальном включении в этот процесс самого сотрудника. Его личная вовлеченность и ответственность за исправление положения имеют принципиальное значение для мотивации впредь работать более продуктивно.
Окончание беседы
Завершение разговора — ответственный момент, поскольку именно сейчас закладывается мотивация сотрудника на дальнейшие конкретные действия по исправлению ситуации.
Во-первых, кратко резюмируйте итоги встречи, акцентировав главные моменты намеченного плана мероприятий. Убедитесь, что работник четко и однозначно понял поставленные задачи без вариантов двойного толкования.
Во-вторых, жестко обозначьте временные рамки предоставления отчетности о ходе реализации согласованного плана, а также о результатах исправления допущенных упущений. Оптимально - отчет раз в 2-3 дня в течение одной-двух недель.
В-третьих, обговорите форму и каналы предоставления таких отчетов (устный доклад лично руководителю, письменный отчет по электронной почте и т.д.).
И последний момент — еще раз напомните работнику, при необходимости, о своей готовности оказать ему любую посильную помощь и поддержку в процессе реализации намеченного плана действий.
Действия после проведения беседы
Ответственность менеджера не заканчивается в момент финальной точки сложного диалога с подчиненным. Для полноценного решения возникшей трудной ситуации требуется контроль за дальнейшими действиями работника и их своевременная корректировка.
В первые же рабочие дни после состоявшегося разговора целесообразно самому руководителю проявить инициативу — поинтересоваться у сотрудника, приступил ли тот к практическим шагам согласно намеченному плану действий, возникли ли какие-либо затруднения в реализации.
Далее в обозначенные сроки внимательно изучать получаемые от подчиненного отчеты о проделанной работе, давать по необходимости дополнительные инструкции. Недочеты и корректировки лучше обсуждать в личной беседе, избегая излишней переписки.
Если же отчеты свидетельствуют о системном неисполнении сотрудником утвержденного плана мероприятий — проведение повторной воспитательной беседы неизбежно. В крайних ситуациях — принятие жестких кадровых решений вплоть до увольнения работника.
Но в случае успешного решения возникшей ранее проблемы поощрение справившегося сотрудника — обязательная мотивирующая мера со стороны руководителя.
Заключение
Таким образом, мы рассмотрели ключевые этапы и важные нюансы проведения руководителем непростого разговора с подчиненным, допустившим серьезные упущения при выполнении рабочего задания.
Основной путь к конструктивному решению такой деликатной ситуации лежит через грамотную подготовку менеджера к самой беседе, его способность выстроить диалог в атмосфере взаимопонимания и поиска оптимальных вариантов исправления положения вместе с сотрудником.
Приведенный пошаговый алгоритм действий от изучения предыстории и выяснения причин проблемы до формулирования четкого плана реабилитационных мероприятий способен стать эффективным руководством в подобных случаях для любого ответственного руководителя.
Следование изложенным в данной статье рекомендациям поможет управленцам грамотно преодолевать частые трудности во взаимоотношениях с сотрудниками и повышать эффективность всей командной работы.
Статья оказалась полезна? Ставьте "палец вверх" и пишите в комментариях, какие шаги помогают вам разрешать подобные ситуации.
Больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegam-канале.