За последние год-два использование в бизнесе юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО) заметно выросло. Еще недавно оно ограничивалось обменом между контрагентами первичными документами из учетных систем. Сегодня все больше компаний полностью переходят на безбумажный документооборот. С помощью систем ЮЗЭДО они организуют между собой обмен договорами, письмами, актами сверок и другими документами, заверенными электронной цифровой подписью (ЭЦП), приравненной к собственноручной.
По планам Минкомсвязи РФ уже к 2025 году от бумажных документов должно полностью отказаться 90% российских компаний. Если вы еще раздумываете о сложностях стопроцентного перехода к "цифре", давайте сначала перечислим его основные преимущества. А потом обсудим и возможное решение.
В системе 1С:Документооборот встроен модуль 1С-ЭДО для обмена юридически значимыми документами через операторов связи. Как применять 1С-ЭДО в учетных системах, таких как 1С:Бухгалтерия и других, всем известно. Давайте рассмотрим сценарии применения этого модуля в 1С:Документообороте.
ЭДО формализованных документов
При работе с формализованными документами (акты, счета-фактур, УПД и др.) 1С:Документооборот может помочь произвести проверку и согласование документов перед их приемом к учету для входящих документов, например, для документов от поставщиков, а для исходящих перед их отправкой. Потребность в подобных согласованиях возникает довольно часто. Например, когда нужно подтвердить приемку услуг, проверить договорные документы, оценить корректность оформления документов и т.д.
Минусом работы с формализованными документами в 1С:Документообороте можно отметить дополнительную необходимость организации обмена этими документами с учетной системой, для их принятия к учету и формированию необходимых записей и проводок.
ЭДО неформализованных документов
А вот для работы с неформализованными документами, такими как договоры, дополнительные соглашения, официальная переписка и др., 1С:Документооборот подходит идеально. Ведь 1С:Документооборот позволяет не только обмениваться ими по ЭДО, но и создавать их по выбранному шаблону, обеспечивать сложные маршруты обработки, сохранять промежуточные версии и делать многое другое.
Использование 1С-ЭДО в 1С:Документообороте не только ускоряет обмен юридически важными документами, но и уменьшает затраты на их подготовку и подписание по сравнению с бумажными аналогами. Сотрудники экономят время за счет сокращения рутинных операций и могут сосредоточиться на качественной юридической и коммерческой проработке документов. Компания снижает риск управленческих ошибок, повышает безопасность сделок, улучшает взаимодействие с клиентами и партнерами.
В своем телеграм канале мы делимся новостями и полезной информацией по внедрению 1С:Документооборота.